Введення початкових залишків за розрахунками з працівниками, курси бухгалтера - методичні матеріали

У статті описано порядок початку роботи з конфігурацією «Зарплата і Управління Персоналом для України», редакція 2.1, яка впроваджується на вже працюючому підприємстві. Інормаціі наведена в даній статті також актуальна і для конфігурації «Управління виробничим персоналом для України», редакція 1.2.

Заповнення довідкової інформації

Для початку роботи в конфігурації необхідно обов'язково заповнити наступну довідкову інформацію:

• довідники "Підрозділи" і "Підрозділи організацій";
• довідники "Фізичні особи" і "Співробітники організацій";
• довідник "Посади організацій";
• регістр відомостей "Регламентований виробничий календар";
• довідник "Графіки роботи" з заповненим для кожного графіка календарем;
• регістр відомостей "Курси валют для розрахунків з персоналом";
• довідник "Статті витрат";
• довідники "Способи відображення зарплати в упр.учете" і "Способи відображення зарплати в регламентованому обліку".

Також слід визначити стартові налаштування - заповнити налаштування параметрів обліку і регістри відомостей "Облікова політика по персоналу", "Облікова політика по персоналу організацій", "Параметри розрахунку зарплати організацій".

Введення даних про працівників

Для прийому співробітника на роботу управлінському і регламентованому обліку слід виконати наступні дії.

Управлінський облік

Оформити документ "Прийом на роботу", при цьому фіксуються умови оплати праці і спосіб відображення в обліку зарплати працівника.

У регламентованому обліку

• Оформити документ "Прийом на роботу в організацію", при цьому фіксуються умови оплати праці та інформація про необхідність розраховувати внески з заробітку співробітників. Якщо в обліковій політиці по персоналу організацій включений контроль штатного розкладу, то перед введенням наказів про прийом слід заповнити штатний розклад за допомогою документа "Зміна штатного розкладу організацій".
• Внести документ "Заява на застосування пільги ПДФО" - для фіксації права працівника на пільги з ПДФО.
• Внести документ "Зміна параметрів розрахунку індексації" - для фіксації дати базового періоду для розрахунку індексації.
• документ "Введення відомостей про облік основного заробітку працівників організацій" - для фіксації способу відображення в обліку основної зарплати співробітників (введення на підставі кадрового наказу).

Введення початкових залишків за розрахунками з працівниками.

Початковими даними по взаєморозрахунках в регламентованому обліку є:

Всі ці дані вводяться в розрізі періодів за допомогою документа "Коригування записів регістрів".

В конфігурації "Управління виробничим підприємством для України" додатково суми заборгованості за допомогою ручних проводок реєструються за рахунками 661 "Розрахунки по заробітній платі", 663 "Розрахунки за іншими виплатами" без розбивки по місяцях утворення заборгованості в кореспонденції з рахунком 00 «Допоміжний рахунок». Також необхідно сформувати проводки по залишкам ПДФО і внеском (порядок введення цих залишків см. Докладніше в статті «Рекомендації щодо введення початкових залишків»

Якщо є заборгованість перед співробітниками, які звільнені до моменту початку роботи в інформаційній базі, таких співробітників можна оформити в один підрозділ (наприклад "Звільнені") на одну посаду. При цьому для них можна не вказувати спосіб відображення в обліку. Відразу ж рекомендується створити документ "Звільнення з організації" по цьому підрозділу, де вказати дату звільнення меншу дати початку роботи.

Залишки непогашених позик (регістр накопичення "Погашення позик працівниками організацій") реєструються документами «Договір позики з працівниками» в звичайному порядку. В конфігурації "Управління виробничим підприємством для України" для відображення залишків непогашених позик в бухгалтерському обліку додатково слід ввести ручну бухгалтерську операцію по рахунку 3773 "Розрахунки з робітниками і службовцями по інших операціях" в кореспонденції з рахунком 00 «Допоміжний рахунок».

Якщо є залишки неотриманих працівниками сум зарплати (депонент), то таку інформацію слід внести в регістр накопичення "Взаєморозрахунки з депонентами організацій" за допомогою документа "Коригування записів регістрів", налаштувавши склад регістрів. В конфігурації "Управління виробничим підприємством для України" додатково суми неотриманих працівниками сум зарплати (депонент) за допомогою ручних проводок реєструються на рахунку 662 "Розрахунки по депонентам" без розбивки по місяцях утворення заборгованості в кореспонденції з рахунком 00 «Допоміжний рахунок».

У перші місяці роботи з конфігурацією в інформаційній базі немає накопиченої інформації для розрахунку середнього заробітку. При оплаті лікарняних листів, відпусток і т.п. можна вводити суму середнього заробітку вручну. Для проведення автоматичних розрахунків середнього заробітку потрібно ввести дані про нараховані працівникам організацій сумах в розрізі видів розрахунку за попередні 12 місяців. Зробити це можна за допомогою документів "Нарахування зарплати працівникам організацій", тобто фактично розрахувати зарплату за попередній рік. Для цього потрібно:

• в регістрі відомостей "Параметри розрахунку зарплати організацій" встановити дату початку роботи;

• заповнити виробничий календар і календарі графіків роботи за рік (и), що передує даті початку роботи;
• сформувати документи "Нарахування зарплати працівникам організацій", в яких вказано місяць нарахування раніше дати початку роботи за кожен рік. У цих документах відобразити нарахування працівників в розрізі видів розрахунку. При цьому можливо автозаповнення.

Якщо документ "Нарахування зарплати працівникам організацій" вноситься до дати початку роботи в конфігурації, встановленої в регістрі відомостей "Параметри розрахунку зарплати організацій", то дана інформація виводиться в формі документа, а при проведенні документ не робить ніяких рухів крім введення записів в регістр розрахунку " Основні нарахування працівників організацій ".

Якщо є невиплачена заборгованість в управлінському обліку, то суму заборгованості можна ввести в регістр накопичення "Взаєморозрахунки з працівниками" за допомогою документа "Коригування записів регістрів".