Всеукраїнська асоціація кадровіків
Основна функція будь-якого керівника
Для початку добре б прояснити, в чому насправді полягає діяльність керівника. Часто керівником стає співробітник, який краще за інших виконував роботу в якійсь області. При цьому не завжди враховується, що хороший фахівець далеко не завжди може бути хорошим керівником. Фахівець може зробити будь-яку роботу краще за інших, тому його і вважають фахівцем. І часто, вже ставши керівником, фахівець продовжує виконувати роботу сам замість того, щоб організовувати роботу співробітників.
Отже, основне завдання керівника - організовувати роботу співробітників так, щоб робота була виконана. Найважливіший момент - робота повинна бути зроблена не самим керівником, а саме співробітниками. І дуже часто домогтися цього буває значно складніше, ніж зробити все самому. Тут будь-яка людина, який намагається «змусити» кого-то виконати роботу, стикається з таким явищем як людський фактор. І якщо якась людина може домогтися від кого-небудь виконання роботи, то його можна вважати керівником. Якщо при цьому робота виконана повністю і з мінімальними витратами часу і інших ресурсів, то це відмінний керівник. А якщо ті, хто виконував роботу, навіть не підозрювали, що ними хтось керує і не відчували ніякого дискомфорту від контролю, то значить в цій області працював геній керівництва. Знайдіть його і підніміть на посаді!
Навіщо потрібні заступники
Керівник сам не бере участь у виконанні роботи, а контролює її виконання з боку. Так він бачить всю картину цілком і може вчасно усунути виниклі перешкоди і затори або поліпшити технологію виконання роботи. Коли компанія стає великою, один керівник не може з колишньою ефективністю звертати увагу всім процесам, що відбуваються в компанії, і процесів стає більше, і компанія розширюється територіально. Тоді у керівника з'являються заступники. Заступники є такими ж керівниками, але охоплюють більш вузьку, часто спеціалізовану область діяльність компанії. Так з'являється, наприклад, заступник з організаційних питань або заступник з виробництва.
Основні завдання заступника
- Знати і розуміти політику компанії і домагатися її здійснення в своїй області.
- Представляти в своїй області точку зору керівництва компанії.
- Нести повну відповідальність за все, що відбувається в своїй області.
- Знати технологію роботи всіх підрозділів своєї області.
- Координувати роботу підрозділів в своїй області.
- Вміти розробляти тактичні плани, погоджені зі стратегічним планом компанії, і домагатися їх здійснення.
Як позбавити керівника від неважливою роботи
Хороші керівники, на жаль, зустрічаються рідко, з цим погодиться будь-який власник бізнесу. Можливо, вам пощастило, і у вас такий є. Але ефективність будь-якого керівника можна звести практично нанівець, якщо завалити його рутинною роботою. Часто співробітники приносять безпосередньо керівнику велику кількість поточних проблем. Вирішуючи ці проблеми, керівник перестає приділяти увагу питанням керівництва компанією, і в цей час компанія виявляється без управління. Це така ж небезпечна ситуація, як якщо б командир повітряного судна пішов допомагати стюардес розносити напої. Така ситуація широко поширена в сучасному бізнесі. Тому якщо вам вдасться звільнити свого керівника від рутини, і він повернеться до своєї головної діяльності, то ваша компанія отримає величезну конкурентну перевагу. І один із способів розвантажити керівника - це надати йому персонального помічника. Основне завдання такого помічника - захистити керівника від непотрібної інформації і неважливою роботи і допомогти йому тим самим ефективніше виконувати свою роботу.
Основні функції та навички помічника керівника
Уміння правильно спілкуватися, а саме, вміння зрозуміти співрозмовника і донести до нього своє повідомлення.
Знання структури всієї компанії і всіх ключових співробітників і керівників.
Уміння знайти в компанії правильного людини для виконання необхідної роботи.
Уміння швидко обробляти, розподіляти і передавати інформацію, що надходить.
Знання прийнятого в компанії документообігу.
Уміння підтримувати порядок на своєму робочому місці і на робочому місці керівника, в тому числі порядок в інформації і документації.
Здатність самостійно вирішити типові питання з якими звертаються до керівника. Уміння підготувати рішення, під яким керівник може тільки поставити свій підпис.
Здатність визначати важливість інформації, що надходить і захищати керівника від неважливою інформації
Здатність уявити інтереси керівника при його відсутності на будь-якої зустрічі, передаючи інформацію в обидва боки без спотворень.
Здатність контролювати виконання наказів і розпоряджень керівника, і домагатися їх виконання.