Витрати на відрядження що входить в добові витрати, норми і оплата
У кожній службовій поїздці чекають відрядження. Вирушаючи у службове поїздку ви, як правило, витрачаєте гроші на покупку квитків, оформлення візи або оплату проживання. До цього можна додати витрати на таксі, оплату мобільного зв'язку та багато іншого. Відшкодування витрат на відрядження - обов'язок роботодавця. Навіть якщо співробітник витратив свої кошти, згодом йому зобов'язані повернути гроші.
Які витрати мають бути
Після того як видається наказ про відправку співробітника в службову поїздку (за формою Т9 або Т9а), необхідно зайти в бухгалтерію і отримати аванс на покупку квитків, оформлення візи або інші первинні витрати. Іноді оформляється посвідчення про відрядження, куди записуються дата вибуття і прибуття, всі витрати на відрядження. Однак останнім часом ці бланки скасовані і є справою добровільною, тобто їх можна і не заповнювати.
При видачі авансу з каси складається заяву на відрядження, де вказується сума і термін, на який вона видається. Зразок цього документа можна скачати на нашому сайті. Точний розмір авансу ніде законодавчо не встановлено, але виданої суми повинно вистачити на оплату проїзду до пункту призначення, оплату готелю. Сюди ж входять і добові.
У відрядження включаються:
Особливості оформлення роз'їзного характеру роботи
- добові (дрібні витрати, оплата громадського транспорту, харчування і т.п.);
- оплата таксі, іншого транспорту і провезення багажу;
- проживання в готелі або іншому місці;
- мобільний зв'язок та Інтернет;
- витрати на оформлення закордонного паспорта;
- оплата бензину (якщо для поїздок використовувався автомобіль);
- послуги перекладача (якщо потрібні);
- оплата страховок, консульських зборів за отримання візи.
Оплата витрат на відрядження відбувається після повернення в організацію або на підприємство. Повернувшись з відрядження протягом 3 днів потрібно скласти авансовий звіт про витрачені кошти, а також провести остаточний розрахунок за виданими раніше засобам.
Якщо відряджений втратив квитанції і чеки, роботодавець має право відмовити йому в компенсації. Щоб уникнути подібного результату, можна запросити копії втрачених документів в готелі або авіакомпанії.
Роботодавець повинен отримати:
- авансовий звіт і заповнений посвідчення;
- чеки, квитанції про оплату готелю, квитків і т.п .;
- звіт про виконану у відрядженні роботу (проведеної зустрічі, підписання договору).
Кошторис складається з урахуванням всіх понесених витрат. Що входить в добові витрати на відрядження? Суми, призначені для оплати їжі та інших дрібних витрат, які неминуче виникають в поїздках. Отримуючи такі виплати, співробітник вже не повинен брати чеки в кожному ресторані або кафе.
Іноді в добові входять і витрати на таксі, якщо, наприклад, потрібно терміново дістатися на ділову зустріч або виїхати в область. Однак коли мова йде про великі суми, ви можете запитати у таксиста чек про оплату (він зобов'язаний видавати його на вимогу) та пред'явити в бухгалтерію для компенсації. Якщо бухгалтер визнає витрати на таксі у відрядженні обгрунтованими, то компенсує їх. Мінімальна норма добових і алгоритм їх нарахування часто заздалегідь встановлюється локальними документами компанії, наприклад колективною угодою.
розрахунок відрядних
Як розрахувати витрати на відрядження? Зробити це досить просто. Добові відшкодовуються за кожний день, включаючи свята, суботу та неділю, а також час у дорозі і період перебування на лікарняному.
При їх розрахунку бухгалтер відштовхується від середнього щоденного заробітку і мінімальної норми, встановленої державою. Алгоритм розрахунку у кожної бухгалтерії свій, оскільки розмір добових може бути різним. Наприклад, в компанії N можуть брати за норматив 700 рублів і множити його на кількість днів у відрядженні. А в компанії L все буде розраховуватися по-іншому: суму оплати за день роботи, наприклад 1200 рублів, примножать на дні перебування в поїздці.
Для зручності складається кошторис, де відображаються всі витрати. Виглядає вона у вигляді таблиці Excel з колонками витрат і підсумковими сумами.
Така кошторис містить:
- персональні дані співробітника;
- дату початку і кінця поїздки;
- види витрат, суми, нормативи;
- підсумкову суму всіх витрат.
На ці суми, так само як і на інші відрядження, не нараховуються страхові внески та податок на доходи фізосіб, якщо вони менш норми: 700 рублів дляУкаіни і 2500 рублів для закордонних поїздок. Якщо співробітнику, наприклад директору, нараховані більші суми, то вони вже підлягають оподаткуванню.
Можливі судові витрати в цивільному процесі
Такі нарахування покладені, якщо поїздка за своїми термінами перевищує один день. Розрахований за всіма правилами обсяг добових згідно з кошторисом повинен покривати всі витрати під час поїздки, які не підлягають компенсації. До таких витрат, наприклад, відноситься не тільки оплата харчування, але і проїзд в місцевому транспорті.
Кошторис витрат при закордонному відрядженні
Кошторис на відрядження в зарубіжних поїздках може відрізнятися від тієї, що формується при відрядженнях усередині країни. По-перше, сума добових в цьому випадку набагато вище. По-друге, компенсація буде на порядок більше за рахунок оформлення більш дорогих квитків, візи, а іноді і закордонного паспорта.
В середньому витрати будуть в 3,5, а іноді і 5 разів більше, ніж при звичайних службових відрядженнях поУкаіни. Відрізняється і формула нарахування добових. Їх можна оплачувати і при одноденних подорожах (вранці вилетіти на зустріч, провести переговори та ввечері повернутися). Просто в цьому випадку оплачується тільки половина добових - НЕ 2500, а 1250 рублів.
8 (800) 775-65-04 (дзвінок безкоштовний)
Розрахунок відрядних в цьому випадку може здійснюватися в іноземній валюті, що іноді представляє певні складності. Облік валюти ведеться в рублях за поточним курсом. Якщо аванс був виданий в рублях, то валютні витрати перераховуються за курсом на дату платежу. Мінімальна сума добових, яка не обкладається податком і внесками на соцстрах, - 2500 рублів. Буває і так, що за день в'їзду добові нараховуються в національній валюті, а за день виїзду - в іноземній.
Витрати при поїздках за кордон
Однак для кожної країни Міністерство фінансів встановило свої норми добових і їх граничні розміри для відшкодування оплати проживання. Ці нормативи відображаються в доларах і в євро. Найвищі суми добових передбачені для Великобританії, Норвегії та інших країн з високим рівнем життя. В середньому вони становлять від 54 до 92 доларів або євро на добу.
На компенсацію оплати житла відшкодування витрат може досягати 70-200 доларів або євро і залежить від країни перебування, а також того, змінює чи співробітник рублі на валюту самостійно, оплачуючи всі відповідні комісійні збори банків.
Іноді, особливо в разі, якщо у відрядження їде керівництво, видається платіжна карта, найчастіше VISA Gold, яка забезпечує і певні знижки. Для звіту в банку просто береться роздруківка на офіційному бланку, де буде чітко прописано, коли і де були здійснені ті чи інші витрати. Карта дуже зручна, щоб оплатити ділову вечерю в ресторані або оренду конференц-залу, потрібного для майстер-класу обладнання. В цьому випадку відряджений може не турбуватися про носіння великих сум, орендувати камери або банківські комірки для їх зберігання.
Якщо було витрачено більше виданого, необхідно затвердити авансовий звіт і отримати компенсацію. У разі недорасхода потрібно буде внести гроші в бухгалтерію або її утримають із заробітної плати. Гроші можуть бути зняті з зарплатної картки або утримані при видачі на руки.
Як і внутрішні відрядження поїздки за кордон підтверджуються спеціальним наказом керівництва, авансовим звітом і іноді службового завдання. Посвідчення про відрядження зовсім не обов'язково оформляти. По-перше, за законом цього вже не потрібно, а по-друге, в паспорті буде робитися відмітка про перетин кордону, і бухгалтер зможе побачити, скільки часу тривала поїздка.
У разі втрати або крадіжки коштів, виданих на відрядження, або підтверджують витрати документів питання вирішується неоднозначно. Швидше за все, співробітнику доведеться витратити свої особисті гроші. Фактично, якщо він не може підтвердити факт крадіжки, знімання житла та інших витрат, роботодавець може їх і не відшкодовувати.
Тому краще відразу після події звернутися в поліцію і все задокументувати. Потім потрібно взяти довідку про порушення справи або заблокувати корпоративну платіжну карту. Що стосується документів (чеків і квитанцій), то можна спробувати запросити їх повторно. В цьому випадку є шанс повернути хоча б частину витрачених на поїздку засобів. Бухгалтер зможе створити необхідні проводки і до відрядженого більше не буде питань.
