Виправлення документів минулих періодів в програмі «1С зарплата і управління персоналом 8»

Спеціальний механізм для перерахунку державних допомог, дозволяє автоматично оформити документи-виправлення.

Сторнування розрахункових документів

У разі, коли потрібно повністю скасувати розрахунковий документ, проведений в минулому періоді, в системі 1С ЗУП 8 використовується документ «Сторнування». При оформленні цього документа користувачем вказується вид і вибирається конкретний сторнуються документ (рис.1). При проведенні документа-сторнування в регістри записують ті ж дані, що і зроблені сторнуються документом, але зі знаком мінус і в іншому періоді.

Якщо з яких-небудь причин прийнято рішення відмовитися від сторнування розрахункового документа, у відповідному документі "Сторнування" досить очистити поле «Документ».

Малюнок 1 Сторнування документа

В останніх версіях 1С ЗУП 8 реалізований спеціальний механізм виправлення розрахункових і кадрових документів. За допомогою цього механізму виправлень невірний документ досить просто «виправити», тобто нарахувати правильні суми, при цьому «сторнування» невірних розрахунків проводиться механізмом виправлення автоматично, додаткового сторнування не потрібно. Список документів, для яких реалізований механізм «виправлень» наведено в таблиці (табл.2).

Таблиця 2 Документи, для яких реалізований механізм виправлення

Зміна умов оплати відпустки по догляду за дитиною

Для внесення виправлень в документах минулих періодів з'явилася кнопка «Виправити» (рис. 2). У документах, що містять розрахунки декількох співробітників, наприклад, документах "Нарахування зарплати працівникам організацій", користувачеві пропонується можливість виправити розрахунки поточного (обраного в табличній частині) співробітника, весь документ відразу або додатково відібрати перелік співробітників, розрахунки яких слід виправити. Таким чином, один і той же документ "Нарахування зарплати працівникам організацій" може бути виправлений кілька разів у міру виявлення розрахункових помилок. Для документів, що оформляються на одного співробітника (наприклад, документи, що реєструють нарахування, що розраховуються за середнім заробітком) можливо тільки повне виправлення.

Малюнок 2 Виправлення документа «Нарахування зарплати»

В "виправлених" документах є можливість перейти до документа-виправленню, подивитися список таких документів, а також скасувати виправлення.

За командою «Виправити» механізмом виправлень створюється новий документ-виправлення:

Для документів, що оформляються на одного співробітника, створюється «нерозрахованих» копія документа з поточним періодом реєстрації. Користувачеві пропонується внести необхідні зміни в розрахункові дані документа і провести розрахунок. При цьому у відповідній табличній частині документа ( «Нарахування» або «Оплата»), крім звичайних рядків розрахунку нарахувань, додаються ще сторно-записи исправляемого документа.

Для документів, що містять розрахунки декількох співробітників, в документ-виправлення формується по два рядки на кожну виправляти: рядок-сторно (заблокована від змін) і нова нерозрахованих рядок. Користувачеві пропонується в кожній новій рядку виправити вихідні розрахункові дані і провести стандартну процедуру розрахунку.

За командою «Скасувати виправлення» документ-виправлення позначається на видалення та зв'язок між ним і вихідним документом видаляється.

механізм перерахунків

Розповідаючи про виправлення розрахункових документів, не можна не згадати про механізм перерахунку. При проведенні розрахункових документів система відстежує, є по співробітниках «пов'язані» нарахування в розрахованому періоді. Якщо такі нарахування знайдені, автоматично робиться позначка про необхідність їх перерахунку.

До відома: настройка зв'язку між нарахуваннями встановлюється в формі настройки нарахування на закладці «Інше» в табличній частині «Провідні»: в ній вказуються ті види розрахунку, при зміні яких буде зроблена позначка про необхідність перерахунку настроюється нарахування.

Наприклад, у працівника в минулому місяці змінився розмір окладу, але в розрахункових документах зміна окладу за будь-якої причини не відображено. За допомогою документа-виправлення в поточному місяці виконано донарахування по окладу. Але минулого місяця на цього працівника було оформлено документ «Премії співробітникам організації», яким йому була нарахована премія відсотком від окладу. При проведенні документа-виправлення системою автоматично буде зроблено запис про те, що база для розрахунку премії змінилася і можливо, буде необхідно зробити перерахунок.

Для перевірки необхідності перерахунку розрахункових документів, а також виконання перерахунку документів поточного і минулих місяців в системі 1С ЗУП 8 використовується спеціальна обробка «Перерахунок зарплати організації» (Рис. 3).

У табличну частину обробки вибираються всі документи, що вимагають перерахунку. Можна проводити групові операції з документами, відзначаючи оброблювані документи «галочками». За допомогою кнопок виділення на панелі дій можна відзначити всі документи, зняти відмітку з усіх документів, а також відзначити з відбором по працівникам або підрозділам.

Малюнок 3 Обробка «Перерахунок зарплати організації»

З виділеними документами можна провести наступні операції:

Виконати перерахунок документів. При виконанні цієї операції проводиться виконання процедури розрахунку для зазначених документів, з подальшим записом і проведенням. Виконання цієї процедури рекомендується тільки для розрахункових документів поточного періоду.

Створити документи для перерахунку в поточному періоді. При виконанні цієї операції для кожного зазначеного документа створюється документ-виправлення, який заповнюється описаним вище механізмом виправлення і показується на екрані. Кожен документ-виправлення можна відкоригувати, розрахувати і провести.

Відмовитися від перерахунку документів. При виконанні цієї операції видаляються записи про необхідність перерахунку зазначених документів.

Регламентну обробку «Перерахунок зарплати організації» рекомендується використовувати:

після оформлення всіх розрахункових документів за поточний період перед розрахунком податків ( «Розрахунок ЄСП») і відображення в регламентованому обліку для перевірки і відновлення правильної послідовності проведення розрахунків;

після оформлення документів-виправлень розрахунків минулих періодів для виявлення і перерахунку документів, на які вплинули результати розрахунку документів-виправлень.

механізм витіснення

Іноді виникають ситуації, при яких потрібно скасувати частину нарахувань минулих періодів. Зазвичай такі ситуації виникають при запізненні документів, що підтверджують неявки працівників. Наприклад, розраховувачеві «заднім числом» надходить наказ на відпустку, що починається в минулому періоді. При проведенні розрахунку відпустки розраховувач повинен утримати зарплату співробітника, нараховану за період відпустки у минулому періоді.

Для визначення того, які види розрахунку впливають один на одного і не можуть діяти одночасно, в системі 1С ЗУП 8 існує поняття «витісняють» видів розрахунку. У розглянутому прикладі відпустка повинна «витіснити» явку. В системі це вказується в такий спосіб: при налаштуванні виду розрахунку «Оплата за часовим тарифом» на закладці «Інше» в табличній частині «витісняє нарахування» потрібно вказати вид розрахунку «Оплата відпустки за календарними днями».

При правильному налаштуванні витісняють нарахувань утримання проводиться автоматично при розрахунку документів. Утримуються частини сум «витісненого» нарахування, а також частини сум нарахувань, для яких «витіснене» є базовим.

Увага! Механізм витіснення працює тільки для нарахувань МИНУЛИХ періодів. При перетині дат нарахувань в поточному періоді, наприклад при оформленні лікарняного після розрахунку зарплати, потрібно виконати перевірку і перерахунок за допомогою механізму перерахунків.

Перерахунок державної допомоги

Малюнок 4 Обробка «Індексація та перерахунок державної допомоги», розділ індексація посібників

Актуальні розміри державної допомоги зазвичай змінюються в системі 1С ЗУП 8 при оновленні версії конфігурації. Але починаючи з версії 2.5.14, в систему доданий механізм індексації та перерахунку державних допомог, що дозволяє користувачам індексувати розміри допомоги самостійно, не чекаючи оновлення.

Коефіцієнт індексації посібників і дата, з якої він застосовується, вказуються в лівій табличній частині. При цьому розміри допомог в правій табличній частині автоматично розраховуються на підставі зазначених коефіцієнтів.

При виконанні операції «Записати результати індексації» буде викликана обробка «Індексація та перерахунок державної допомоги громадянам, які мають дітей» (рис.5). Цю ж обробку можна викликати за допомогою меню програми.

На формі обробки необхідно вказати період, за який виконується перевірка, а також місяць, в якому будуть донараховані допомоги. Після натискання кнопки «Заповнити» в табличну частину будуть виведена інформація про посібниках працівникам всіх організацій, що вимагають перерахунку. При виконанні команди «Записати результати перерахунку» система за допомогою описаного вище механізму виправлень створює документи-виправлення, розраховує і проводить їх автоматично.

Малюнок 5 Обробка «Індексація та перерахунок державної допомоги», розділ перерахунок посібників