Відшкодування шкоди, заподіяної майну роботодавця правила оформлення
Відшкодування шкоди, заподіяної майну роботодавця: правила оформлення
Ситуація заподіяння працівником шкоди майну роботодавця - одна з найпоширеніших. Співробітники з дивовижною регулярністю «б'ють» службові автомобілі, псують і ламають виробниче та офісне обладнання. У цій статті ми розглянемо порядок підготовки та оформлення повного комплекту документів, необхідного для того, щоб, по-перше, відшкодувати збиток, а по-друге, знизити ризик виникнення трудового спору.
З оформленням наказів і службових записок в більшості організацій, схоже, розібралися. А ось оформлення актів, всіляких повідомлень, вимог і пропозицій працівникам рясніє розмаїттям: склад використовуваних реквізитів різний, хтось привласнює цим документам реєстраційні номери, а хтось ні, і до кінця не розуміє чому. Прочитавши цю статтю, ви все зрозумієте.
Відповідно до ст. 232 Трудового кодексу Укаїни (ТК РФ) сторони трудового договору зобов'язані відшкодовувати заподіяну один одному шкоди. При цьому договірна відповідальність роботодавця перед працівником не може бути нижче, а працівника перед роботодавцем - вищою, ніж це передбачено чинним законодавством. Ця норма відображає головний підхід трудового законодавства - відповідальність формально більш «сильною» сторони не може бути нижче мінімальної межі, а відповідальність «слабкою» сторони - вище такої межі.
Для роботодавця це виражається в наявності ряду обмежень. Перш за все - в частині відшкодування розміру шкоди. Так, відповідно до ст. 238 ТК РФ, працівник зобов'язаний відшкодувати роботодавцю заподіяну йому пряму дійсну шкоду. Неодержані доходи (упущена вигода) стягненню з працівника не підлягають. Крім того, згідно зі ст. 241 ТК України за заподіяну шкоду працівник несе матеріальну відповідальність у межах свого середнього місячного заробітку, за винятком особливо обумовлених випадків. Такі випадки настання повної матеріальної відповідальності можна розділити на два блоки:
перший, коли вона настає на підставі укладеного між сторонами спеціального договору (зазвичай його так і називають - договір про повну матеріальну відповідальність);
другий включає в себе цілий ряд підстав, які можна умовно об'єднати терміном «винні дії»:
умисного заподіяння шкоди;
заподіяння шкоди в стані алкогольного, наркотичного або іншого токсичного сп'яніння;
заподіяння шкоди в результаті злочинних дій працівника, встановлених вироком суду;
заподіяння шкоди в результаті адміністративного проступку, якщо це встановлено відповідним державним органом;
розголошення відомостей, що становлять охоронювану законом таємницю (державну, службову, комерційну або іншу), у випадках, передбачених федеральними законами;
заподіяння шкоди не при виконанні працівником трудових обов'язків.
В рамках цієї статті ми розглянемо порядок оформлення тих випадків, які входять до другого блоку. Список підстав притягнення до відповідальності є відкритим, тобто законодавець передбачив, що повна матеріальна відповідальність настає, «коли відповідно до цього Кодексу (ТК РФ) або іншими федеральними законами на працівника покладена матеріальна відповідальність у повному розмірі».
На рисунку 1 зображено алгоритм документального супроводу процесу відшкодування шкоди. Тут добре видно логіка подій і те, в якій ситуації які документи оформляються. Новомосковський подальший текст, можете звіряти його з цієї наочної схемою.
Алгоритм документального супроводу процесу відшкодування шкоди
Згідно ст. 247 ТК України до прийняття рішення про відшкодування шкоди конкретними працівниками роботодавець зобов'язаний провести перевірку для встановлення розміру заподіяної шкоди та причин його виникнення. З метою проведення такої перевірки роботодавець повинен створити комісію за участю відповідних фахівців.
Варто зауважити, що комісія не може виникати на порожньому місці, тобто діям організації в цьому напрямку повинен передувати документ, що інформує керівництво про виникнення проблеми. Це може бути службова записка від того, хто виявив факт заподіяння нанесення збитку, або від безпосереднього керівника винного працівника (вона показана в прикладі 1), заява самого працівника або будь-який інший документ, наприклад, постанова про притягнення співробітника до адміністративної відповідальності, з якого слід , що майну роботодавця була заподіяна шкода.
Службова записка про заподіянні матеріальних збитків
Комісія може бути:
ситуативної, тобто створеної спеціально для розслідування конкретного події, або
існувати на постійній основі.
У першому випадку її освіту і склад увійшли осіб призначається наказом керівника (Приклад 2).
Віра Иритикова, завідувач відділом документознавства ВНІІДАД, член Гільдії Керуючих документацією
Розглянемо правила оформлення реквізитів, в яких найчастіше припускаються помилок, в тих взаємопов'язаних документах, що наведені в якості прикладів в даній статті.
В актах і протоколах при необхідності місце складання або видання документа підлягає конкретизації, аж до назви конкретного приміщення, його номера (наприклад, цех № 3 або кімната № 17). Порівняйте Приклади 5 і 6.
Статус Комісії ВУ (постійно діюча або створювана для вирішення конкретних, разових завдань) впливає на наявність і оформлення індексів, тобто реєстраційних номерів, документів, які створюються в процесі її діяльності:
Якщо Комісія ВУ є постійно діючою, то її акти, а також протоколи засідань реєструються (ідентифікуються):
в межах терміну її повноважень і
в межах своїх документопотоков (в кожному документопотоки - у валовому порядку, тобто окремо по порядку номерів актів і номерів протоколів засідань).
При цьому індекс оформляється, як правило, цілим числом, без дробів і косих ліній. Природно, Комісії ВУ необхідно буде вести журнали реєстрації протоколів засідань та актів, формувати дані документи в справи (відповідальність покладається на голову Комісії ВУ або секретаря, якщо він є).
Невелике виключення становлять ситуації, коли в період роботи подібної «разової» комісії різні факти документувалися нею в актах кілька разів і кілька разів збиралися засідання. Індекси в цьому випадку будуть також представляти собою прості цілі числа у відповідному маленькому потоці документів (акт № 1, акт № 2 і т.п .; протокол № 1, протокол № 2 і т.п.).
Такі ж правила дотримуються і при індексації вимог, повідомлень, пропозицій, які Комісія ВУ може оформляти як внутрішніх документів організації:
Якщо Комісія ВУ постійно діюча, то її пропозиції, вимоги і повідомлення можуть становити, в свою чергу, один або три окремих документопотока (залежить від кількості складених документів цих видів в межах терміну повноважень комісії), і їх індексація / реєстрація повинна здійснюватися в межах свого потоку в валовому порядку.
Якщо ж Комісія ВУ є «разової», то на її вимогах, повідомленнях і пропозиціях індекси не проставляються. Звичайно ж, і в цьому випадку можуть зустрічатися винятку, наприклад, коли комісії доводиться направляти повторні повідомлення, їх можна ідентифікувати по датах, а можна і почати нумерацію.
До речі, зверніть увагу: в рамках однієї управлінської ситуації можливе оформлення вимоги Комісії ВУ працівнику (як в прикладах 11 і 4), а потім пропозиції йому ж, але вже від імені всієї організації, підписана генеральним директором або його заступником (як в Прімері 8) . Такі документи будуть мати різні лінії індексації (нумерації), тому що складаються і оформляються в межах різних документопотоков.
Відмітки працівника про ознайомлення або отримання повідомлення (вимоги і т.п.) рекомендується оформляти за зразком візи, тобто з повною назвою посади, спеціальності або професії, особистим підписом та розшифровкою підпису, яку рекомендують також робити власноруч (не друкувати заздалегідь в документі) і з власноруч проставляється працівником датою отримання або ознайомлення (див. Приклад 11 на наступній сторінці).
Всі ці особливості документування діяльності Комісії ВУ повинні бути встановлені в невеликому за обсягом регламентує документі, наприклад, Регламент роботи Комісії ВУ, особливо якщо вона створюється в організації в статусі постійно діючою. Видання подібних регламентуючих документів стало необхідністю в сучасних організаціях, оскільки в Інструкції з діловодства (документі досить високого рівня) неможливо передбачити всіх конкретних випадків документування та ідентифікації документів. Загальні правила реєстрації в кожної управлінської ситуації потребують уточнення і конкретизації. А на правильному оформленні реквізитів документів будується їх ідентифікація в системі діловодства та управління організацією в цілому.