Виділення бухгалтерських документів на знищення і методи їх утилізації
Документи бухгалтерського і податкового обліку є документальним підтвердженням доходів і витрат організації, тому суб'єкт господарювання зобов'язаний організувати їхнє належне зберігання, а згодом і своєчасне знищення. Це можливо лише при дотриманні термінів зберігання і порядку знищення документів. Розбираємося в особливостях законодавства і вивчаємо поетапну процедуру виділення справ до знищення.
Як визначити терміни зберігання бухгалтерських документів
Бухгалтерські документи складають до 80 відсотків від загального документообігу організації. Архівне зберігання, а також своєчасне знищення бухгалтерських документів - актуальне завдання для багатьох бухгалтерів. В основі правильного знищення документів лежить знання вимог законодавства, що стосуються порядку та строків зберігання бухгалтерської документації.
Загальний порядок зберігання документів регламентується наступними основними документами:
Даний перелік включає в себе типові управлінські архівні документи, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій при здійсненні однотипних (загальних для всіх або більшості) управлінських функцій, незалежно від форми власності, із зазначенням термінів зберігання. Перелік містить згруповані по розділах документи, що складаються при оформленні фактів господарського життя організацій і Вказівки щодо його застосування. У числі розділів, що виділяються в Переліку, зокрема присутній розділ 4 «Облік і звітність», що містить підрозділи 4.1. «Бухгалтерський облік і звітність" і 4.2. «Статистичний облік і звітність».
Податковий кодекс України зобов'язує платників податків протягом чотирьох років забезпечувати схоронність даних бухгалтерського, податкового обліку та інших документів, необхідних для обчислення і сплати податків. Це відноситься і до документів, що підтверджують отримання доходів, несення витрат, а також сплату (утримання) податків. Індивідуальні підприємці, які застосовують УСН, повинні дотримуватися дану норму, якщо інші терміни не передбачені законодавством.
Ми не випадково відзначили, що чотири роки - це загальні терміни зберігання. Так як щодо деяких видів документів податкове законодавство встановлює спеціальні терміни зберігання. Наприклад, це стосується документів, що підтверджують обсяг збитку, отриманого платником податку. У Податковому кодексі встановлено, що такі документи зберігаються платником податку протягом всього терміну, коли він зменшує податкову базу поточного податкового періоду на суми раніше отриманих збитків.
Нагадаємо, що НК Україна надає платнику податку право переносити збитки на майбутнє протягом десяти років, наступних за тим податковим періодом, в якому збиток отриманий, в силу чого документи, що підтверджують суму збитку, повинні зберігатися платником податку протягом десяти років.
Бухгалтерська документація поточного фінансового року зберігається в бухгалтерську службу організації, причому її зберігання може здійснюватися або в окремому приміщенні, або в закритих шафах в самій бухгалтерії. Цей захід спрямований на захист документів від несанкціонованих виправлень. Відповідальність за збереження документів несуть особи, призначені головним бухгалтером.
Відповідальність за неналежне зберігання бухгалтерських документів
В першу чергу, відповідальність за організацію зберігання документів організації, включаючи первинні облікові документи, несе керівник. Відповідальність за збереження первинних облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності несе також головний бухгалтер установи.
Документація може бути загублена в результаті стихійних лих або протиправних дій третіх осіб. Якщо документи пропали в результаті чиїхось неправомірних дій (наприклад, розкрадання), то цей факт повинен бути підтверджений правоохоронними органами. Втрата документів в результаті стихійних лих також оформляється відповідними органами. При пожежі це може бути довідка органів пожежного нагляду.
У разі втрати первинних облікових документів керівник організації відповідно до п. 6.8 Положення про документи і документообіг призначає своїм наказом комісію з розслідування причин втрати.
Відсутність первинних документів, які обгрунтовують вчинення будь-якої господарської операції, згідно зі ст. 120 НК Україна відноситься до грубих порушень правил обліку доходів і витрат, під якими розуміється:
Що стосується відповідальності за невиконання правил зберігання бухгалтерських документів, то вона може бути і адміністративної, і податкової. Як згадувалося вище, відсутність первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку є грубим порушенням правил обліку доходів, витрат, об'єктів оподаткування та тягне за собою штраф у розмірі від 5000 до 15 000 руб. (Ст. 120 НК РФ).
Знищення документів без дотримання строків їх зберігання є незаконним і тягне за собою адміністративну відповідальність. Відповідно до ст. 13.20 КоАП України встановлені адміністративні санкції за порушення правил зберігання, комплектування, обліку або використання документів у вигляді попередження або накладення адміністративного штрафу.
Знищення бухгалтерських документів і методи їх утилізації
Процедура знищення бухгалтерських документів уніфікована і складається з декількох етапів:
- проведення експертизи цінності;
- складання акту про виділення справ до знищення;
- фізичне знищення документів і складання відповідного акту.
До її складу включаються найбільш кваліфіковані фахівці з усіх існуючих структурних підрозділів компанії, які можуть оцінити історичну та практичну цінність тих чи інших видів документів. Склад експертної комісії затверджується керівником організації. Саме експертна комісія в організації займається питаннями відбору документів на постійне і тимчасове зберігання, вона ж приймає рішення про знищення документів, строки зберігання яких закінчилися. Головою експертної комісії призначається один з керівників організації, що займається питаннями діловодства та архіву.
Дана експертна комісія проводить експертизу цінності документів. Експертиза цінності - це вивчення документів на підставі критеріїв їх практичної цінності, з метою визначення термінів зберігання, для відбору їх на постійне зберігання і виділення до знищення документів з простроченим терміном зберігання; проводиться щорічно.
Справи, виділені до знищення, включаються в «Акт про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню» (додаток 4 до п. 2.4.1 основних правил роботи архівів організацій). Акт про виділення до знищення затверджується керівником організації. Порядок проведення експертизи цінності документів визначено в «Основних правилах роботи архівів організацій» (гл. 2 «Експертиза цінності документів»).
Знищення документів при ліквідації організації
Отже, якщо термін зберігання документів не закінчився, ліквідаційна комісія повинна організувати їх впорядкування та передачу в державний чи муніципальний архів за відповідним договором.
Якщо організація не є джерелом комплектування державних, муніципальних архівів, то знищення документів проводиться без узгодження з архівними органами.
В організаціях, що не передають документи до державного архіву, документи, що підлягають знищенню, визначаються тільки після складання річних розділів описів справ постійного зберігання, а з особового складу - тільки після затвердження керівником організації.
Слід зазначити, що незалежно від того, чи є організація джерелом комплектування державних архівів чи ні, виділення справ на знищення може здійснюватися силами спеціалізованої (архівної) компанії.
Такий підхід дозволяє:
- виключити до мінімуму ризик помилкового (неправомірного) відбору документів на знищення або делегувати його сторонньої організації;
- скоротити непрофільну навантаження на бухгалтера;
- істотно підвищити оперативність виділення справ до знищення;
- підготувати акт про виділення справ до знищення в суворій відповідності з нормами законодавства.
Знищення документів з простроченим терміном зберігання в обов'язковому порядку оформляється актом, який готує експертна комісія, а затверджує керівник організації. Акт має уніфіковану форму (додаток 4 до п. 2.4.1 основних правил роботи архівів організацій).
В акт про виділення справ до знищення вносять список документів, передбачуваних до знищення, із зазначенням узагальнених заголовків, а також їх кількість. В акті вказують, відповідно до яким нормативним документом (і статтею), проводиться знищення.
В кінці акту на знищення може бути зроблено запис про затвердження опису справ з особового складу організації за все зазначені в акті роки. Акт про виділення документів до знищення складається в організації тільки після проведення повної науково-технічного опрацювання документів.
Фізичне знищення документів. методи утилізації
Після того як документи відібрані на знищення і складений відповідний акт, вони направляються на знищення. Організація може знищити документи власними силами або звернутися у відповідну організацію, яка здатна забезпечити утилізацію документів з необхідним рівнем безпеки.
Спосіб знищення залежить від галузевої специфіки і прийнятої в організації практики знищення документів, а також від фінансових можливостей компанії. Основними методами утилізації документів з простроченим терміном зберігання є шредірованіе, спалювання і виїзне знищення документів. Після знищення документів оформляється акт відповідного зразка.
Спалювання документів ідеально підходить для знищення конфіденційної інформації, оскільки при професійному підході від паперу залишається тільки попіл. Удавана простота проведення вводить в оману багатьох керівників, які забувають про ризики, пов'язані з самостійним спалюванням документів. Крім елементарної небезпеки для здоров'я співробітників, існує ймовірність того, що папір не згорить до кінця. Не можна забувати і про те, що спалювання документів без дозволу відповідних органів загрожує серйозними штрафами.
Виїзне знищення документів здійснюється співробітниками спеціалізованої компанії, які виїжджають до замовника з власним обладнанням. З цією метою використовують виїзний шредер, по суті є вантажівкою на базі, як правило, 10-тонної машини. У закритому кузові розміщується шредер з високою продуктивністю (до 2 тонн на годину). Головна перевага цього методу утилізації полягає в мінімазаціі ризиків втрати документів при транспортуванні, так як вся документація знищується прямо біля офісної будівлі. Крім того, виїзні шредери дозволяють подрібнювати папір до четвертого рівня безпеки, що значно перевершує можливості офісних пристроїв.
провідний експерт відділу архівної обробки "Деліс Архів"
Колишній начальник УНП за Троїцьким куща Луганській області Мельничук про це не знає, тому вже і колишній, судді той же нажаль не знають, що одне грубе порушення закону тягне цілий ланцюг порушень. А в цілому правова держава перетворюється в один безглуздий балаган. Відповідно у платника податків виникає питання про потрібність знань? Або все таки, як і раніше залишається актуальною проблема "Горе від розуму"
питання: як бути з великим об'ємом тимчасових бухгалтерських документів. коли зберігати немає місця, а терміни знищення ще не підійшли?
Мені цікаво, а ким повинна бути проведена ревізія, перевірка? Податкової, чи що. А якщо податкова 10 років не приходить, що зберігати ці документи?
Податкову цікавить 3 роки, але за правилами виділення документів до знищення 5років залишити, а решту можна в макулатуру.