Що таке пошта і для чого вона потрібна (не смійтеся, я серйозно)
Майже всі ми користуємося електронною поштою. Більшість - по кілька годин на день. Ви впевнені, що так і повинно бути?
Опишу декілька своїх ідей з цього приводу.
Якось раз я зловив себе на думці, що більшу частину робочого часу "проводжу" в пошті і використовую її замість таск-менеджера. Стривай, адже завдання потрібно упорядковувати по пріоритетності, а не за свіжістю? Виходить, я завжди працюю тільки над тими завданнями, які мені щойно надійшли. Виходить, щоб змусити мене зробити щось, моєму колезі потрібно якомога частіше писати мені нагадування про свою проблему. І потім ми дивуємося, звідки взявся цей потік постійних запитів і нагадувань в пошті?
Проблема # 1: в пошті зазвичай вище знаходяться свіжі листи, а не важливі
проблема №3
Люди надсилають мені купу сміття, довгі нестравний листи, групову переписку по проектам і кошенят.
Розділимо проблему на складові.
Люди надсилають мені довгі нестравний листи і кошенят
Частина довгих листів ми відсіяли, перевівши їх в систему управління проектами. Що робити з тими, що залишилися?
Навчай своїх оточуючих поштової етикету. Ось, наприклад, деякі з правил, яким я вчу наших співробітників:
- одній людині пиши з одного і того ж мила
- не розривати ланцюжки листів
- пиши осмислену тему листа
- на кожен окремий питання пиши окремий лист
- пиши коротко і ясно, резюмує сказане простими словами
Ну так як бути з кошенятами?
- Розкажи всім, що не хочеш кошенят в пошті
- Якщо не допомогло, скажи всім, що відтепер позначати всі листи з кошенятами, як спам і вони більше не зможуть достукатися до тебе
- Почни позначати як спам всі листи з кошенятами
Думаю, допоможе ще на першому етапі.
Проблема №4: люди чекають від мене швидкої відповіді на пошту
Відповідь схожий з попереднім. Сформулюй і оголосив свій SLA - service level agreement - як скоро ти плануєш на які повідомлення відповідати. Звідси отримаєш необхідну частоту розбору пошти, до якого як раз ми і підібралися. Якщо потрібно, дай можливість позначати листи як термінові, вказуючи в темі щось на зразок # Терміново.
* До речі, на цей тег можна налаштувати спеціальний фільтр, який позначить лист з такою темою яскравим ярликом. *
Як розбирати пошту
Тепер переходимо до практики. Вхідні в пошті - це твій інбокс в термінах GTD. Його потрібно регулярно розчищати. Робити це потрібно одним заходом один або кілька разів на день (або в тиждень, якщо ти зовсім крутий).
Обробка пошти відбувається так. Відкриваєш перший лист, вирішуєш, що це:
- якщо це завдання, і ти можеш її виконати протягом 2-х хвилин, виконуєш її, не закриваючи лист;
- якщо це завдання, і вона вимагає більш 2-х хвилин або більше одного виду діяльності, записавши її в своєму списку завдань / проектів + позначати листи ярликом "Зробити", якщо воно тобі може знадобитися для виконання завдання;
- якщо це щось з підписок, які ти хотів би коли-небудь почитати, познач лист розумним ярликом 'promotions' (нижче про це) і архівуються;
- якщо це щось з підписок, які тобі не цікаві - не лінуйся відразу відписатися.
- якщо це довідковий матеріал до проекту, перенеси його в свою систему зберігання довідкових матеріалів (Еверноут?) або познач ярликом проекту і архівується.
Ще рада. Дуже здорово працює швидку відповідь на лист перед тим, як ставити собі завдання "Відповісти Васі з приводу дизель-генератора". Напиши так:
Привіт Вася. Дякую за інфу. Подумаю і відповім тобі протягом 2-х днів. Стас.
Я називаю ці листи "one-liner" - пишу їх одним рядком, щоб без розшаркувань. Такі короткі держалкі в курсі - дуже корисний простий навик.
Включи експериментальні функції в gmail
Для зручності розбору пошти корисно її налаштувати. Розповідаю на прикладі Gmail, так як іншими сервісами не користуюся. Варто включити експериментальні функції (настройки → лабораторія).
автоперехід
Архівіруешь лист, і тобі відразу відкривається наступне повідомлення (більш старе) замість папки "Вхідні". І так поки не викорчуй. Геніально, по-моєму.
Призначені для користувача швидкі клавіші
Я використовую шорткати для:
- архівування (клавіша "1") і видалення (shift + клавіша "1") листів;
- перемикання на наступне і попереднє лист ( "shift +>" і "shift +<”);
- додавання мітки листа (клавіша "Z")
- використовую деякі стандартні.
Шорткати в Gmail налаштовуються досить криво, але потім допомагають здорово заощаджувати час. Зручно, що можна задати варіанти шорткати в двох розкладках: "Z" і "Я" - тоді він працює, незалежно від активного мови на клавіатурі.
додаткові папки
Коли зрозумів, що постійно переглядаю всього два ярлика, додав на головну сторінку пошти листи з ярликом "Зробити" і "Чекаю відповіді".
Спочатку бачимо все нерозібрані входять, нижче маємо папку з тудушкамі (поставив максимум 25 листів), ще нижче - потребують відповіді.
Ось, як виглядає моя настройка папок.
Скасування надсилання листа
Просто зручно, коли можна скасувати випадково відправлений лист.
розумні ярлики
Як сказано в описі фичи, розумні ярлики самі класифікують листи, намагаючись вгадати, про що воно. А ти їм допомагаєш, позначаючи листи ручками. Зручно перенести всі розсилки, листи від сервісів та інше в ярлик "Promotions" і налаштувати фільтр, який буде архівувати всі такі листи.
Помітили перший лист їх автоматичної серії від нового сервісу і більше не бачиш інших. Чи не відписував, а коли треба, просматірваешь все відразу по черзі.
Гаджет "календар google"
Якщо обробляється лист раптом виявиться нагадуванням про майбутню подію, яке ти не хочеш пропустити, зручно додати подію до свого календаря прямо з пошти. До того ж у мене підключений календар офісних чергувань і в ньому я завжди бачу, хто сьогодні на зміні.
шаблони відповідей
Думаю, зрозуміло з назви. Шаблони економлять час. Зроби їх - заточи свою пилку, хлопчик.
Я особисто використовую шаблони за допомогою функції «Автозаміна" програми Punto Switcher, але вона страждає прихильністю до моєї робочої машині. А Gmail під рукою в будь-якому місці.
Про те, що не працює з поштою
Не корч дерево з ярликів для довідкової інформації
Корисні ярлики і ніндзя-пошук
Зате ось коли я дійсно покладався на ярлики:
- угруповання листів всіх співробітників однієї компанії (фільтр по масці * @ company_domain)
- угруповання листів всіх постачальників в один ярлик і їх архівація (громіздкий фільтр from: (email_postavshika1 OR email_postavshika2 OR ...)
- ярлики для резюме кандидатів на наші вакансії по рейтингам кандидатів (у мене були шикарні "не котить", "можливо" і вищий рівень - "варіант"). Пізніше я відмовився від обробки резюме в пошті і перейшов на подіо. Про це - інша історія.
Подсумміруем
За останній час дві речі істотно змінили мій робочий день в кращу сторону. Це досягнення inbox zero (чистої і впорядкованої пошти) і відключення звуку на мобільному. Рекомендую до вживання обидва. Про останній в наступних замітках.