Що робити бухгалтеру, якщо керівник витрачає гроші організації на особисті потреби
Йтиметься про ситуації, коли обов'язок компанії оплачувати ті чи інші особисті витрати директора не передбачена локальними нормативними актами і договором з ним. Ми будемо обговорювати ті витрати керівника, які зроблені явно не в інтересах організації.
Чим ризикує головбух
Проводимо лікнеп для шефа
Почніть з роз'яснювальної роботи з директором. Вона може знадобитися, навіть якщо ваш керівник запустив руку в кишеню фірми вперше. Адже не виключено, що це лише початок майбутньої лавини особистих покупок за рахунок компанії.
Поясніть директору:
- чому важливо розділяти особисті гроші керівника і гроші компанії. Вибір аргументів залежить від того, ким доводиться фірмі її директор: єдиним власником, одним з власників або всього лише найманим працівником;
- будь-що його витрати обходяться компанії. Покажіть, що, купуючи щось особисто собі за рахунок компанії, директор насправді може позбавити її суми більшої, ніж він витратив на покупку. Крім того, податки доведеться заплатити і йому самому.
Директор - єдиний власник компанії
Директор - лише один із власників компанії або звичайний найманий працівник
Показуємо, скільки коштують витрати директора
попередь керівника
Витрачаючи гроші фірми на себе, можна створити для організації додаткові витрати - на сплату податків з покупок. Тобто позбавити компанію більшої суми, ніж витрачена на особисті потреби.
Ситуація 3. Особисті витрати директора списані як витрати організації, що не враховуються при оподаткуванні
Іншими словами, ці витрати не зменшили оподатковуваний прибуток, а ПДВ по них не був заявлений до відрахування. Однак і це не гарантує, що інспектори не виявлять до них інтересу. Якщо витрати не пов'язані з діяльністю компанії, то ними можуть зацікавитися інспектори, перевіряючі ПДФО, і контролери з фондів. Виявивши, що мова йде про витрати на благо директора, вони донарахують ПДФО і страхові внески.
Отже, ви виклали директору вищенаведені аргументи. І ваші подальші дії будуть залежати від його реакції на них.
Директор погоджується відшкодовувати компанії суми, витрачені на себе
Директор не стане відшкодовувати суми, які витрачає на себе, але згоден з тим, що їх не слід враховувати при оподаткуванні
Варіант 1. Проводимо як нецікаві податківцям витрати
Витрати компанії, які не були враховані при розрахунку податку на прибуток і ПДВ за якими не потрапив в відрахування, податківці зазвичай не перевіряють. В якості таких витрат можна врахувати ті особисті покупки директора, які теоретично могли б бути використані в діяльності компанії відразу або протягом невеликого проміжку часу. Перетворити особисті витрати в витрати компанії нескладно, якщо мова йде, наприклад, про предметах побуту, які можуть стати в нагоді як вдома, так і в офісі: від пилососів і електрочайників до стільців та кімнатних рослин. Необхідні умови:
- покупка оформлена на компанію;
- очевидно потрібна для її діяльності, наприклад для створення нормальних умов праці.
Якщо у вашого директора саме такі покупки, то по ним не потрібно нараховувати ПДФО і страхові внески (ці витрати не є доходом директора).
попередь керівника
Якщо у вас немає наміру відшкодовувати компанії оплачені за її рахунок особисті витрати, не можна оформляти "покупні" документи на своє ім'я. Вони повинні бути виписані на компанію. Так можна уникнути сплати ПДФО і страхових внесків.
Звичайно, директор вірить в вас і переконаний, що ви завжди щось придумаєте. Але краще відразу покажіть шефу, що без ризиків витрачати гроші компанії на себе не вийде.
Якщо директор - одночасно і власник компанії, то, можливо, досить буде просто виплачувати йому дивіденди частіше. Закон дозволяє це робити не тільки по закінченні року, але і за підсумками проміжних звітних періодів: I кварталу, півріччя, 9 місяців (Пункт 1 ст. 28 Закону N 14-ФЗ; пп. 11 п. 1 ст. 48, п. 1 ст. 42 Закону N 208-ФЗ).
Такий спосіб дозволить директору заощадити на ПДФО (Пункти 1, 3, 4 ст. 224 НК РФ). А вам не доведеться нічого вигадувати, щоб врахувати його витрати.