Рекомендації по вибору сканера для систем електронного документообігу та систем потокового введення
Замовити демонстрацію Замовити
Активний розвиток електронних документів, цифрових підписів і рішень для організації електронного документообігу не рятує нас від необхідності сканувати папір.
Перейти на електронний документообіг складно, тому що установка програмного забезпечення та придбання техніки ще не гарантують повної відмови від паперових документів. Протягом століть люди ставилися до паперового документу як до основного носія інформації. Крім того, більшість процесів не представляються можливими без паперових документів - підписання договорів, оформлення листків непрацездатності, передача товарно-транспортних накладних.
Саме тому на будь-якій стадії впровадження та використання електронного документообігу залишається необхідність сканувати папір. Оцифровка паперових документів ще довгі роки буде необхідна в багатьох організаціях: для перенесення даних в облікову систему, надійного зберігання фінансово значимою документації, швидкого пошуку необхідних даних, відстеження історії використання документів і т.д.
Найчастіше, при впровадженні систем електронного документообігу (СЕД) та систем потокового введення документів (СПВД) Замовників цікавить:
- Які сканери сумісні або рекомендуються для використання з системою?
- Як забезпечити якісне сканування документів?
- Як вибрати сканер?
Саме на цих питаннях ми і зупинимося.
Щоб вибрати кращий сканер відповідно до потреб організації необхідно знати кілька речей про документах:
- Скільки сторінок містять документи, які скануються щодня.
- Якого розміру документи (наприклад, від А8 (водійське посвідчення) до А3 (креслення).
- Які форми документів необхідно сканувати (паспорт, товарна накладна, рахунок-фактура, чек, анкета, листок непрацездатності, договір).
- Інформація друкується на одному боці аркуша або на обох.
- Швидкість сканування.
- Допустиме навантаження.
- Допустимий розмір паперу.
- Механізм подачі паперу.
Щоб порівняти сканери різних виробників, необхідно розглядати одні й ті ж параметри.
швидкість сканування
допустиме навантаження
Кількість сторінок, яке сканер здатний оцифрувати за день також є важливим фактором у його роботі. Швидкий сканер з низьким навантаженням говорить про те, що він недостатньо потужний для сканування великих обсягів документів.
Допустимий розмір паперу
Якщо в ваших документах зустрічаються чеки, листи, договори, які відрізняються за розміром і товщині паперу, то необхідно підбирати сканер, здатний обробляти документи різних форматів. Великі розміри документів (наприклад, від А3) вимагають використання спеціалізованого сканера, призначеного для сканування креслень і карт.
Механізм подачі паперу
На відміну від планшетних сканерів, які мають тільки ручну подачу паперу, потокові сканери оснащені автоподатчиками. Можливість подачі великого обсягу документів є ключовою відмінністю між сканерами.
Сучасні потокові сканери оснащені ультразвуковим датчиком визначення подвійного захоплення листів, який включає три способи визначення подвійного захоплення: по товщині документа, по довжині документа і поєднанням цих двох методів. При виявленні подвійного захоплення сканер автоматично зупиняє свою роботу, таким чином, жодна сторінка документа не буде «втрачена» при скануванні.
Що стосується ємності лотка подачі - важливо, щоб в лоток вміщалися всі сторінки документів. Наприклад, якщо документ містить до 100 сторінок, а лоток розрахований тільки на 50, то сканування такого документа буде кілька проблематичним. Тут більш підійде сканер об'ємом до 200 сторінок.
Оцінка якості документів і проблеми при пакетному скануванні
Оцінка якості показує, чи вирішені наступні завдання:
- Всі сторінки успішно відскановані.
- Прийнятну якість зображення.
- Зображення знаходяться в правильному порядку.
Однак при скануванні великих обсягів документів даний підхід не є ефективним, тому що переглядати зображення зі швидкістю 100 сторінок на хвилину неможливо. А в разі необхідності пересканіровать сторінку потрібно зупиняти сканер.
Найчастіше, документи, які подаються для сканування, можуть бути як хорошого, так і низької якості - зім'яті, факсокопії, з поганим відтиском печатки і т.д. Сторінки можуть не бути відскановані, коли автоподатчик захоплює більше однієї сторінки. Зображення може бути низької якості (занадто світле чи темне).
Тому виробники сканерів стали включати в своє устаткування спеціальне програмне забезпечення, що дозволяє виправити дефекти зображень. Таким чином, результат сканування подібних документів професійним сканером набагато вище, на відміну від стандартної техніки.
Розглянемо результати відсканованих зображень на прикладі двох сканерів - непрофесійному планшетному в складі МФУ і професійному потоковому. Для тестування ми використовували 2 форми документів - Рахунок-фактуру і Листок непрацездатності.
Сканер в складі МФУ
Малюнок 1 - М'ята рахунок-фактура, планшетний сканер
Малюнок 2 - М'ята рахунок-фактура, потоковий сканер
Малюнок 3 - Перекіс рахунок-фактури, планшетний сканер
Малюнок 4 - Перекіс рахунок-фактури, потоковий сканер
Бувають випадки, коли документ потрапляє в сканер з перекосом. Професійна техніка дозволяє автоматично виправити даний дефект зображення - Малюнок 4. При роботі з планшетним сканером - Малюнок 3 - необхідно вручну вирівнювати документ і заново сканувати його.
Малюнок 5 - Листок непрацездатності, планшетний сканер
Малюнок 6 - Листок непрацездатності, потоковий сканер
Часто при скануванні документів (наприклад, Листків непрацездатності) фон отриманого зображення стає «брудним» - Малюнок 5. Це ускладнює подальшу роботу з текстом. Функція очищення фону дозволяє отримати більш чітке, якісне зображення - Малюнок 6. Ця функція найчастіше включена в програмних продуктах потокових сканерів.
Таблиця 1 - Порівняння результатів сканування документів непрофесійним планшетним сканером в складі МФУ і професійним потоковим сканером.
Також, звертаємо увагу на те, що потоковий сканер включає додаткові функції для роботи з документами:
- Дуплексне сканування - можливість одночасного сканування обох сторін за один прохід листа в сканері, що особливо актуально при скануванні договорів.
- Конвертація в .PDF - корисно при роботі з багатосторінковими документами. Наприклад, якщо планшетний сканер дозволяє зберігати скан-образи окремо один від одного в форматах малюнків (.JPEG або .TIFF), то програмне забезпечення потокових сканерів розширює можливості до об'єднання декількох графічних файлів в єдиний .PDF-документ.
Як ви можете помітити, існує ряд питань, які необхідно враховувати при організації процесу сканування. Відповідно, необхідно розбиратися не тільки в роботі сканера, а й в процесах, які в ньому відбуваються.
Перед тим, як купувати сканер, оцініть приблизну кількість наявних у вас документів. Наприклад, стопка паперу товщиною
в 2,5 см включає приблизно 155 сторінок, а в папці «Корона» зазвичай підшивається близько 300 сторінок.
Оцініть, які документи дійсно вимагають сканування. Тут можна орієнтуватися на терміни зберігання документів - чи варто сканувати документи, терміни зберігання яких закінчуються через пів року. Основні часові та фінансові витрати повинні бути спрямовані на документи, до яких в організації звертаються найчастіше і які мають довгий термін зберігання. Решта документів вийдуть з обігу самі собою.
Належна увага до можливостей сканера і відповідність його вашим вимогам буде запорукою успіху організованої системи.
Дотримуючись цих простих вказівок, можна істотно підвищити ефективність інвестицій в сканування.
У своїй практиці проектної діяльності ми експериментували з різним обладнанням. На наш погляд, найбільш оптимальними серед професійного обладнання є швидкісні документні сканери компаній Panasonic і Fujitsu.