Професія - секретар робота і кар'єра - жіноча соціальна мережа
Реєстрація на myJulia.ru дасть вам безліч переваг.
- ви знайдете нових подруг і зможете обговорювати з ними найбільш хвилюючі вас теми;
- зможете завести свій фотоальбом, щоденник або навіть - групу за інтересами;
- зможете розміщувати свої статті, знайти вдячних Новомосковсктелей, сформувати своє портфоліо;
- взяти участь в безлічі постійних конкурсів з цінними призами.
Рубрики статей:
В даний час представників цієї професії називають по-різному: офіс-менеджер, референт, помічник генерального директора, але особисто мені здається, що така велика кількість найменувань не змінює початкового значення слова, яке, якщо заглянути в словник, буде говорити:
1) Працівник, який відає ділової листуванням, поточними справами окремої особи або установи (особистий секретар, секретар-друкарка);
Тому тепер я завжди перераховую в своєму резюме список виконуваних в той час обов'язків наступним чином:
1) координування роботи офісу;
3) ведення діловодства (підготовка проектів наказів по основній діяльності Товариства, в тому числі і з кадрових питань; підготовка ділових різних листів;
4) ведення протоколів щотижневих нарад;
5) робота з вхідною та вихідною документацією;
6) реєстрація договорів з господарської діяльності;
7) формування справ;
8) підготовка відряджень керівника;
9) забезпечення офісу необхідними канцелярським приладдям.
Іноді додатково на секретаря можуть бути покладені обов'язки з підготовки корпоративних заходів, написання статей для корпоративної газети і т.п. Більш того, додатково (і іноді за окрему плату) секретарю може буде доручена робота в порядку суміщення посад. Наприклад, він може також виконувати обов'язки бухгалтера і виписувати первинні документи; або виконувати обов'язки кадрового працівника і вести облік персоналу; або виконувати обов'язки юриста і складати договори та інші документи юридичного характеру. Список можна продовжувати до нескінченності, тому що зараз фантазія Роботодавця (в прагненні отримати економічну вигоду) не знає кордонів.
Все вищесказане, на мою думку, хіба що за винятком суміщення декількох посад в одній, як не можна до речі, відображає суть професії секретаря, яку, на жаль, не всі зараз розуміють правильно.
Багато хто продовжує думати, що секретар - це "дівчинка на побігеньках", що поєднує в собі функції кавоварки, разносчіци страв і кур'єра, крім того, також виконує величезну кількість додаткових обов'язків, які просто більше ніхто не хоче робити. Крім цього вона ще повинна бути особою Компанії, а тому і виглядати зобов'язана на всі 100%.
Так було і зі мною, коли я поступила на роботу в велику виробничу Компанію нашого міста. Посада моя називалася - офіс-менеджер - і передбачала виконання купи обов'язків, крім того включають в себе функції з ведення кадрового обліку. Через недосвідченість (треба сказати, що до цього секретарем мені працювати не доводилося) я звалила на себе так багато, що скоро, зігнувшись під вагою цієї ноші, вже не могла навіть дихати. Тоді я і зрозуміла, що зробила помилку і почала шукати спосіб, щоб спробувати виправити ситуацію, що склалася. І треба сказати, що мені це вдалося.
Які кроки необхідно зробити, щоб зробити це?
В принципі, все дуже просто. Потрібно лише, враховуючи специфіку діяльності Компанії, відрегулювати свою роботу і вибудувати її правильно.
Закріплення обов'язків в посадовій інструкції
Раз вже мені довелося займатися в тому числі і кадровим обліком, я була одним з ініціаторів запуску процесу зі складання посадових інструкцій і подбала про те, щоб моя інструкція була схвалена і введена в дію, як можна раніше.
З власного досвіду можу сказати, що за допомогою цього дуже корисного документа можна легко відрегулювати обов'язки і перестати робити те, чого в інструкції не викладено.
Але хочу попередити, що "скидати" з себе зайві обов'язки потрібно все одно поступово і дуже обережно, при цьому заручившись підтримкою безпосереднього керівника, тому що утворилися "діри" все одно доведеться кимось заповнювати, а ніхто не любить звалювати на себе більше, ніж він до цього робив.
Крім того, завжди можуть знайтися бажаючі оскаржити первинну версію документа, який, як і будь-який інший може бути змінений з цілком об'єктивних причин, потрібно лише довести це.
Забезпечення заміни на час відсутності (наприклад, на час лікарняний або відпустку)
У моєму розумінні цей пункт є дуже важливим, тому що у великій організації за час вимушеної відсутності секретаря може зібратися дуже велика кількість документів. Крім того, його відсутність може вплинути також і на якісну роботу фірми в цілому. Тому потрібно забезпечити взаємозамінність цього співробітника. Цей момент також краще врахувати при складанні посадової інструкції.
Потрібно відзначити, що ніхто особливо не буде горіти бажанням виконувати функції секретаря, а тому краще оформити всі наказом по Товариству, при цьому було б непогано вибити якусь надбавку до зарплати особі, тимчасово виконуючому обов'язки. Якщо ж цього зробити не вийде, необхідно спробувати знайти інший спосіб вирішення проблеми, що склалася. У нас (на перших порах) була прийнята система відгулів за раніше відпрацьований час.
Графік постійних справ
Тоді мені довелося, попередньо обгрунтувавши необхідність нововведень керівництву і заручившись його підтримкою, довести до відома співробітників накази:
- про щотижневої відправці і отриманні пошти по певних днях.
В наслідок мною також була налагоджена безготівкова оплата поштових послуг (по авансової книжці), що дозволило уникнути черг при відправленні кореспонденції.
- про закупівлю канцтоварів щомісяця (за заявками відділів).
Треба відзначити, що мені навіть вдалося (нехай і зі скрипом) привчити їх ці заявки в зазначені терміни подавати. Мені залишалося лише сформувати спільну заявку і, провівши моніторинг цін, замовити канцтовари в фірму, що надає такого роду послуги.
Треба сказати, що ці заходи дозволили мені вивільнити велику кількість часу, який раніше витрачати даремно.
Список постійних справ може бути у кожного секретаря свій і буде залежати, наприклад, від обсягу документообігу або ж від якихось інших факторів.
Список справ на день
Мені також довелося привчити себе складати список справ на день: щоранку я писала його, викреслюючи виконані вчора пункти і додаючи нові, поєднуючи при цьому приємне з корисним, тобто поглинаючи свою ранкову порцію кофеїну.
Можна, звичайно, сподіватися на свою пам'ять, що я і робила спочатку, але рано чи пізно неминуче настає такий момент, коли пам'ять відмовляється приймати таку велику кількість інформації, а тут якраз на допомогу приходить старий друг - папір, хоча робити це можна і будь-якими іншими доступними способами, наприклад, формувати файл в комп'ютері у форматі excel, що дозволяє копіювати рядки, або ж писати замітки в спеціальній програмі і "вивішувати" їх на екран монітора.
Ранжування справ за ступенем важливості
Необхідно навчиться ранжувати справи за пріоритетами і спочатку виконувати найбільш важливі з них. Таким же чином, можна виконувати надходять від інших співробітників разові доручення, уточнюючи попередньо кінцевий термін виконання. Потрібно розуміти, що неможливо зробити все і відразу. Крім того, необхідно навчитися в м'якій формі пояснювати це іншим співробітникам, щоб у них не виникло відчуття того, що Ви просто ухиляються від виконання своїх прямих обов'язків.
У висновку хотілося б сказати, що все це лише частина того, що можна сказати про професію секретаря. Особисто я можу ділитися досвідом в цій сфері нескінченно, тому що вона дуже багатогранна.
Особисто я впевнена, що позиція секретаря дуже відповідальна, і якщо Ви вважаєте, що знайшли в цій професії своє покликання, я бажаю Вам удачі на шляху до самовдосконалення і росту, тому що, можете мені повірити, секретарі теж бувають різними. Знову ж все залежить від ставлення, головним чином до себе.
Для себе ж я давно вирішила, що цю сторінку своєї книги життя перегорнула назавжди, просто тому що це не моє покликання.
Починаючи писати цикл історій про себе через призму освоєних професій я переслідую наступні цілі:
По-перше, ближче познайомитися з Вами, дорогі Джуліанкі, і розповісти про себе,
сподіваючись, що комусь моя персона може бути цікава.
По-друге, мені хотілося б спробувати поділитися своїм досвідом з таким же початківцям професіоналом, яким колись була я сама. Можливо, вони будуть йому корисні.
часто натикаюся на вакансії секретаря в Інтернеті, оо, список їх обов'язків такий великий і вимагає стільки сил і відповідальності, а також умінь і вправності, що часом здається, що їх начальники працюють в два рази менше
В цілому ж якщо говорити про секретаря, то зараз багато хто все ще прагнуть поєднати два в одному, а то й більше професій. І секретар може бути ще і кадровиком, або бухгалтером, або юристом, при цьому (при істотній економії роботодавцем на зарплату) отримувати зовсім не багато. Але плюс в даному випадку - досвід, якого можна набратися, спробувати для себе і інші професії і піти далі. Так було і зі мною.
Спасибі і Вам за відгук. А ким зараз працюєте. І знадобився той досвід? Особисто я думаю, що робота секретарем - це гарне тренування пам'яті, плюс перевірка на стресостійкість. Все інше - витрати професії, які можна вирішити в кращу сторону, якщо є підтримка з боку керівництва, якщо ж ні, то треба просто йти, тому що нічого не зміниться.
А ще. я тоді багато Новомосковскла в інтернеті про роботу секретаря, а ще мені виписували геніальне з моєї точки зору видання - "довідник секретаря та офіс-менеджера". Дуже корисна чтиво. Там тобі і діловодство, і психологія, і імідж, і багато чого ще.
Зараз вдома сиджу, не працюю. Досвід не знадобився. Якщо буду потім працювати, може, стане в нагоді. Хоча, навряд чи я піду в секретарі.
коли я поступила на роботу в велику виробничу Компанію нашого міста. Посада моя називалася - офіс-менеджер - і передбачала виконання купи обов'язків, крім того включають в себе функції з ведення кадрового обліку.
Чому у великій компанії немає окремого кадровика?
Потрібно відзначити, що ніхто особливо не буде горіти бажанням виконувати функції секретаря, а тому краще оформити всі наказом по Товариству, при цьому було б непогано вибити якусь надбавку до зарплати особі, тимчасово виконуючому обов'язки.
А навіщо вибивати, коли є ст. 151 ТК РФ. при виконанні обов'язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від роботи, визначеної трудовим договором, працівнику провадиться доплата.
Чому у великій компанії немає окремого кадровика?
З метою економії. Навіщо платити дві зарплати, якщо можна давати тільки одну? Потім, однак, відбулася зміна керівництва, а з ним згодом і "моє поділ": сама я стала референтом генерального директора, через що і пішла. А функції кадровика передали в бухгалтерію і одна людина стала займатися і обліком кадрів, і нарахуванням зарплати.
є ст. 151 ТК РФ
Є щось вона, є, але в умовах сучасного життя не всі Роботодавці згодні дотримуватися ТК РФ. Однак, ми до цього в кінці кінців прийшли.
В принципі, можу сказати, що мені пощастило працювати там, тому що був контакт з генеральним директором і повне взаєморозуміння, я б і ще працювала там, якби не відібрали обов'язки. знову ж хотіли зробити як краще, тому що була я дуже перевантажена роботою. Але. забрали улюблену справу. Тому довелося піти, але було це помилкою. про яку в наступний раз. Буде цікаво, заходьте!
З метою економії.
Але скільки не економ, якщо чисельність персоналу більша, то який поєднує людина не впорається. Потрібна група кадровиків.
і одна людина стала займатися і обліком кадрів, і нарахуванням зарплати.
Ого.
не всі Роботодавці згодні дотримуватися ТК РФ.
І прокурорських перевірок не бояться?
Нескромне питання: а наскільки велика компанія за чисельністю персоналу була?
якщо чисельність персоналу більша, то який поєднує людина не впорається
Згодна. У нас чисельність була досить велика для однієї людини, щоб виконувати роботу у встановлені Законом терміни, а тому і було прийнято рішення про розділення посад, а з ним і обов'язків. Можу сказати, момент був складним, тому що всі були в розгубленості. Це все одно, що поділити мене навпіл. І ніхто не знав, де закінчується сфера мого впливу і починається інша. Але потім розібралися і з цього - ввели нову посадову для мене
прокурорських перевірок не бояться?
За чисельністю: напишу трохи пізніше в личку.
Я секретарем генерального майже два роки пропрацювала в одній великій нафтовій компанії, але, зізнаюся чесно, не зачепила мене ця робота. Я ж така людина - командний голос не виробила, а ображати в відповідь - це не моє. Тому в роботі секретаря не так багатофункціональність напружує, а ставлення колег. Вони вважають, що секретарю, в общем-то, робити нічого. А про те, що весь негатив через ресепшн проходить, навіть ніхто і не замислюється. Тому тепер я працюю юристом - у великій страховій компанії і, можу відверто говорити, мене це дуууже влаштовує.
Дякую за розгорнутий відгук!
Супер! Дякуємо! Тепер буду і професію "секретар" розглядати в своєму списку передбачуваних вакансій.