Процес делегування влади можливо, одна з найбільш важливих проблем, з якою стикається
Можливо, одна з найважливіших проблем, з якою стикається менеджер, полягає в постійній необхідності делегування влади вашим підлеглим і постійним делегуванням влади вам від вищої посадової особи. Делегування - це процес, за допомогою якого менеджер передає завдання і влада підлеглим, які приймають на себе відповідальність за ці види діяльності. Делегування важливо, по крайней мере, з чотирьох причин. По-перше, воно розширює можливості і компетентність менеджера. Шляхом делегування різних завдань ключовим службовцям менеджер спо Собене братися за більш амбітні проекти, краще планувати свою діяльність. По-друге, делегування повноважень забезпечує відмінні можливості для навчання і тестування потенційних менеджерів. Коли вищестояще особа делегує деякі управлінські обов'язки, підлеглі отримують можливість більше дізнатися про дії виробничих одиниць і розвивати своє управлінську майстерність. По-третє, делегування дозволяє використовувати унікальний досвід і знання підлеглих у будь-якої особливої області. По-четверте, делегування дозволяє впровадити спеціалізацію в роботу менеджера. Або, іншими словами, воно дозволяє розподіляти обов'язки менеджера і призначати їх кільком підлеглим менеджерам, грунтуючись на їх спеціальних знаннях. Делегування повноважень від менеджера до підлеглого включає три істотних елементи: 1. наказано обов'язки (завдання) безпосереднім підлеглим. 2. Надати влада підлеглим, необхідну для виконання цих обов'язків. 3. Встановити зобов'язання (відповідальність частині підлеглих) виконувати свої обов'язки успішно. Припис обов'язків - це перший елемент процесу делегування. Обов'язок - це доручення, завдання, дія або рішення, які менеджер або інший член організації повинен здійснювати. Важливо розуміти, що менеджер не може фактично відмовитися від обов'язку, запропонованої підлеглому. Навіть якщо менеджер домагається, що підлеглий приймає на себе обов'язок, він все одно залишається відповідальним за вироблені приписи. Влада, як ми вже відзначали, є право командувати, виконувати, приймати рішення і витрачати ресурси. Другий крок у делегуванні полягає в тому, що менеджер надає влада підлеглому, який бере на себе делеговану відповідальність. Підлеглий повинен мати владу, щоб приймати рішення і витрачати ресурси, необхідні для здійснення нової обов'язки. Баланс між владою і обов'язком є головним для ефективного делегування повноважень. Цей баланс часто називають принципом паритету, який стверджує, що обов'язок і влада повинні бути рівними. Відповідальність, третій елемент делегування, - чітка поінформованість підлеглого про те, що результат делегованих завдань або дій буде наказаний його зусиллям.
Необхідно пам'ятати про два моменти, щоб розуміти, що таке відповідальність. Перше - переконайтеся, що ваш підлеглий розуміє і погоджується, що він несе відповідальність за успішне виконання запропонованої обов'язки. Це почуття прийнятого зобов'язання допомагає забезпечувати увагу підлеглих до обов'язки, заохочує їх задавати питання, які проясняють «темні місця», а також дозволяє менеджеру вимірювати їх рівень впевненості або контролю. Друге - менеджери не можуть делегувати відповідальність. Менеджер може делегувати підлеглому обов'язок виконати завдання і дотримуватися того, що ця людина - відповідальний. Але менеджер не може відмовитися від відповідальності. Оскільки поділ праці проходить через ланцюг команд, менеджер залишається, в силу свого положення, відповідальним за виконання завдання, незалежно від того, чи виконує завдання він особисто або делегує його підлеглому. Незважаючи на те, що цінність делегування виглядає досить очевидно, існують різноманітні перешкоди, що заважають ефективно використовувати цей процес. Джерела цих перешкод полягають в: 1) супервізора, 2) підлеглому і в 3) організації. 1) Супервізори або менеджери створюють перешкоди для делегування, коли вони стають на одну або більше з таких позицій, які відображають їх неосвіченість: вони хочуть мати владу і не бажають віддавати ні крупиці влади підлеглим; вони розглядають делегування як ознака слабкості, що вказує, що вони не можуть впоратися зі своєю діяльністю; вони не відчувають безпеки в своїй діяльності і бояться, що підлеглий, який добре працює, «виділиться на їхньому тлі»; вони відчувають, що єдиний шлях зробити що-небудь правильно - зробити це самим; вони не хочуть витрачати час для навчання підлеглого того, як виконувати завдання. 2) Підлеглі можуть стати перешкодами для делегування, коли: вони відчувають брак впевненості у своїй можливості прийняти додатковий обов'язок; вони бояться провалу; вони розглядають додатковий обов'язок як екстрену роботу без додаткової винагороди; вони відчувають нестачу інформації або ресурсів, необхідних для виконання роботи; вони вважають, що простіше запитати свого супервізора, ніж намагатися вирішувати проблему самим. 3) Показники організації або її культура можуть блокувати ефективне делегування, коли: організація має малий розмір, або існує дуже мало видів діяльності, щоб їх делегувати; в організації немає традиції делегування, так само як і немає поведінкового прецеденту, яким могли б слідувати підлеглі. Розподіл делегування влади серед організаційних одиниць включає рішення того, наскільки централізованої або децентралізованої буде організація. Це питання досліджується в наступному підрозділі.