Практичні аспекти проведення ревізій цінностей в кредитних організаціях - методичний журнал -
(Наводиться фрагмент статті. Повну версію Новомосковскте в журналі)
Серед методів управління будь-якої організацією, холдингом, галуззю, незалежно від структури та напрямки діяльності, важливу роль відіграють питання контролю. Контроль (в будь-якому його вигляді) сприяє підвищенню ефективності діяльності організації, зниження витрат (у тому числі пов'язаних з розкраданнями або нецільовим використанням активів), зростання доходів організації.
Одним із способів проведення такого контролю є ревізія 1. У загальному випадку ревізія - це перевірка фінансово-господарської діяльності підприємств, організацій, установ, службових дій посадових осіб, документів, записів уповноваженими на це органами на предмет контролю за додержанням законів, правил, інструкцій, достовірності і об'єктивного відображення в документах справжнього стану, відсутності порушень, наявності документально зафіксованих товарно-матеріальних цінностей 2.
У цій статті ми спробуємо розглянути питання, пов'язані з одним з моментів контролю в кредитних організаціях, це - ревізія каси.
Фактором, що підвищує важливість правильної організації ревізійної роботи в кредитній організації, є осередок під відповідальністю невеликої кількості посадових осіб самого ліквідного і швидко реалізованих активи - готівки та інших цінностей, з якими здійснюються операції в касі.
Цілі і завдання проведення ревізії цінностей
Основною метою діяльності кредитної організації, як, втім, і будь-який інший комерційної організації, є отримання прибутку, що досягається в тому числі і діями, спрямованими на зниження витрат і мінімізацію ризиків. У зв'язку з цим мета ревізійної роботи в кредитній організації полягає насамперед у створенні умов, при яких імовірність фінансових втрат кредитної організації внаслідок розкрадань, втрат цінностей або претензій контролюючих органів була б мінімальною.
Для досягнення цієї мети можна виділити кілька стоять перед кредитною організацією завдань.
Першою і основною задачею є перевірка відповідності фактичної наявності цінностей в місці їх постійного зберігання даних облікових регістрів - книг обліку цінностей і бухгалтерського обліку.
Принципи проведення ревізій цінностей
Відповідно до чинних на даний момент нормативними актами БанкаУкаіни (п. 19.12 Положення № 318-П і п. 1.10 Інструкції № 2054-У) порядок і періодичність проведення ревізій банкнот і монети БанкаУкаіни і іноземних держав (групи держав) визначаються кредитною організацією. З огляду на, що в основних документах БанкаУкаіни по організації роботи касових підрозділів не передбачено будь-яких згадок і (або) обмежень, пов'язаних з роботою в сховищах банків з іншими цінностями, в цій статті ми будемо розглядати в комплексі процес ревізії всіх цінностей, які крім готівки грошей зберігаються кредитною організацією в сховище цінностей (сейфі внутрішнього структурного підрозділу).
Яких же основних принципів необхідно дотримуватися кредитної організації при визначенні порядку проведення ревізії цінностей?
Перший принцип - забезпечення неможливості приховування відповідальними особами нестач цінностей. Всі цінності з моменту початку ревізії беруться під контроль керівником ревізійної комісії.
Другий принцип - дотримання інтересів клієнтів кредитної організації, тобто проведення ревізії не повинно порушувати нормального процесу касового обслуговування клієнтів.
Третій принцип - наявність і документування всіх основних етапів проведення ревізії:
- підготовка розпорядчого документа, що визначає склад ревізійної комісії, дату, час проведення ревізії, осіб, на яких покладається відповідальність за збереження цінностей, розмір контрольного перерахунку;
- підготовка облікових регістрів, перерахунок цінностей (у тому числі контрольний полістний, поштучний);
- звірка результатів перерахунку з даними облікових регістрів;
- оформлення результатів проведеної ревізії - актів;
- при необхідності проведення розслідування випадків виявлення недостач / надлишків і оформлення результатів цих розслідувань;
- розгляд результатів проведеної ревізії керівником кредитної організації (або іншим уповноваженим на це особою).
Регулює процес проведення ревізії
Як вже зазначалося раніше, БанкУкаіни в своїх нормативних документах визначив, що порядок і періодичність проведення ревізій банкнот і монети БанкаУкаіни і іноземних держав (групи держав) визначаються кредитною організацією.
Таким чином, наглядовий орган прямо передбачив необхідність кредитних організацій самостійно своїми внутрішніми документами регулювати цей процес з урахуванням встановлених БанкомУкаіни вимог.
БанкУкаіни встановлює норми, спрямовані насамперед на забезпечення схоронності готівки та інших цінностей кредитних організацій і їх клієнтів, забезпечення прозорості проходять через касу грошових потоків, дотримання валютного законодавства та недопущення зловживань з боку всіх учасників розрахунків. В рамках цих вимог, а також з урахуванням дотримання перерахованих вище принципів кредитної організації необхідно затвердити (і дуже бажано максимально докладно, крок за кроком описати) усі щаблі процесу проведення ревізії (в тому числі типові форми документації).
Покрокова регламентація процесу дозволить уникнути помилок при проведенні ревізії, наслідки яких можуть бути різні - від плутанини в документах до приховування відповідальними особами нестач цінностей. Крім того, це дозволить безпосереднім виконавцям на місцях не винаходити велосипед, а, виконуючи затверджені процедури, максимально ефективно використовувати свій робочий час.
Далі ми розглянемо можливі шляхи організації основних етапів процесу проведення ревізії.
Періодичність і терміни проведення ревізії цінностей
Відповідно до пункту 19.12 Положення № 318-П ревізія проводиться не рідше одного разу на рік, при зміні посадових осіб, відповідальних за схоронність цінностей, а також на вимогу керівника або членів робочої групи установи БанкаУкаіни, які здійснюють перевірку діяльності кредитної організації.
Крім того, встановлено право кредитної організації визначати необхідність проведення ревізії при тимчасовій зміні посадових осіб, відповідальних за схоронність цінностей, у разі організації роботи каси в позмінному режимі.
Таким чином, кредитна організація в розпорядчому документі (внутрішньому регламенті) має право визначати терміни і приводи проведення ревізії.
планові ревізії
Другий випадок, коли доцільно проводити планову ревізію (не для виконання вимог БанкаУкаіни, але в рамках виконання перерахованих раніше завдань), - якщо в підрозділі організований позмінний режим роботи каси. Для каси, що працює в подовженому режимі, без перерв, встановлення графіка змінності - єдиний для кредитної організації шлях дотримати трудове законодавство. При великих обсягах зберігання готівки в касі передача готівки від зміни до зміни фізично не може здійснюватись повністю полістний і поштучним перерахунком, оскільки тимчасові витрати на це можуть скласти до кількох годин. Природно, передача грошей проводиться з написів на верхніх накладках пачок банкнот, ярликів до мішків з монетою, до упаковок з цінностями і вибірково полістний, поштучним перерахунком. У цій ситуації періодична планова ревізія (в тому числі і раптова) може служити важливим засобом контролю як за збереженням готівки, так і за роботою касових працівників, що виконують функції завідувача касою згідно з графіком змінності.
позапланові ревізії
В першу чергу позапланова ревізія обов'язкове в разі, якщо відповідальна особа звільняється, переходить на іншу позицію в банку або просто прийнято рішення, що воно більше не буде відповідати за схоронність цінностей.
Другий випадок - тимчасова зміна відповідальних осіб у зв'язку з відпусткою, відрядженням чи хворобою, якщо посадові особи, відповідальні за збереження цінностей, працюють в режимі звичайної робочого тижня (НЕ позмінно).
Розпорядчі документи про проведення ревізії. види
Про доцільність затвердження типових форм цих документів, особливо для великої багатофіліальної кредитної організації, вже було сказано раніше, коли йшлося про затвердження внутрішніх регламентів банку з питань проведення ревізій.
Такий розпорядчий документ може / повинен включати в себе наступні положення:
- причина підготовки документа (відпустка, хвороба, відрядження відповідальних за схоронність цінностей осіб, внутрішня або зовнішня перевірка, наступ терміну проведення планової ревізії і т.д.);
- вказівка на покладання відповідальності за збереження цінностей на певних посадових осіб кредитної організації (філії, додаткового офісу і т.д.) і надання їм права підпису документів, пов'язаних з виконанням цих функцій (якщо проводиться ревізія, пов'язана з передачею відповідальності за збереження цінностей) ;
- перелік посадових осіб кредитної організації, що входять до складу ревізійної комісії, із зазначенням голови / керівника комісії і членів комісії;
- вказівка на необхідність складання акта ревізії, в залежності від особливостей документообігу - вказівка на кількість примірників акта, строки подання акта на розгляд, посадова особа кредитної організації, яких направлено на розгляд акт;
- вказівка на розмір контрольного полистного і поштучного перерахунку цінностей, контрольного зважування дорогоцінних металів або надання керівнику ревізійної комісії права визначати цей розмір і здійснювати безпосередній відбір цінностей для контрольної перевірки (у випадках звільнення посадової особи кредитної організації від відповідальності за збереження цінностей, що називається, « назавжди »(звільнення, перехід на іншу посаду) дуже бажано, щоб уникнути фінансових втрат банку проводити суцільний п олістний / поштучний перерахунок цінностей (у тому числі контрольне зважування дорогоцінних металів));
- вказівка на посадову особу кредитної організації, на яку покладається контроль виконання даного розпорядчого документа.
Залежно від особливостей роботи кредитної організації і конкретної ситуації в розпорядчий документ можуть включатися або не включатися ті чи інші положення з числа перерахованих вище. Зрозуміло, що, якщо передачі відповідальності за схоронність цінностей не відбувається, вказувати, на кого покладається відповідальність за збереження цінностей (якщо ця відповідальність вже покладено раніше), особливого сенсу немає.
Звичайно, при підготовці типових форм документів не можна передбачити всі можливі ситуації навіть в рамках одного банку, не кажучи вже про банківську систему в цілому. Проте можна виділити кілька найбільш часто зустрічаються ситуацій і передбачити для них типові форми документів.
1. Розпорядчий документ про покладання відповідальності за збереження цінностей без проведення ревізії. Актуальний для випадку, коли діючий підрозділ банку починає здійснювати касові операції, наприклад приміщення для здійснення операцій з цінностями були обладнані в підрозділі вже після його фактичного відкриття. Якщо ж в момент відкриття підрозділу касові приміщення повністю обладнані, договори на охорону укладені, то норму про покладання відповідальності за збереження цінностей з метою зменшення кількості документів допустимо включати в розпорядчий документ про відкриття / початку операційної діяльності підрозділу.
2. Розпорядчий документ про покладання відповідальності за збереження цінностей з проведенням ревізії (включає пункт про створення ревізійної комісії із зазначенням голови і членів ревізійної комісії). Актуальний для всіх випадків передачі відповідальності за схоронність цінностей (як тимчасової, так і остаточної).
3. Розпорядчий документ про проведення ревізії цінностей без передачі відповідальності за схоронність цінностей (включає пункт про створення ревізійної комісії із зазначенням голови і членів ревізійної комісії). Актуальний для випадків проведення планових ревізій, а також в разі проведення ревізій в присутності зовнішніх або внутрішніх перевіряючих (в цьому випадку окремим пунктом обмовляється можливість присутності на ревізії перевіряючого).
4. Розпорядчий документ (наказ) про проведення планової ревізії в цілому по кредитній організації (наприклад, щорічної).
У цьому випадку на місцях (у філіях, внутрішніх структурних підрозділах філій) видаються окремі розпорядчі документи про створення комісій для проведення планових ревізій в рамках виконання цього наказу.
1 - Revisio - перегляд (лат.).
А.А. Білоцвіт, незалежний експерт