Основні види управлінських документів
До основних видів управлінських документів відносяться: організаційні (статут, правила внутрішнього розпорядку, штатний розклад, положення, інструкції, регламенти тощо); розпорядчі (накази, розпорядження, вказівки, постанови рішення) і інформаційно-довідкові (ділові листи, записки, протоколи, акти, довідки). Ці види документів відповідають типам розробляються управлінських рішень.
Організаційні документи містять, як правило, рішення стратегічного, довгострокового характеру, тому вони є бакшишниками і рідко змінюваними документами і включають основні правила функціонування організацій.
Розпорядчі документи служать для оформлення тактичних і оперативних рішень короткострокового характеру, тому завжди містять конкретні терміни виконання рішення, а також вносять зміни в організаційні документи.
Організаційні та розпорядчі документи рухаються зверху вниз по ієрархії управління, прямуючи від керівників до виконавців.
Коротко розглянемо суть і структуру основних видів управлінських документів, які, як правило, доводиться розробляти менеджерам для реалізації управлінських рішень.
Почнемо з положення. Як правило, зустрічаються положення двох видів: положення про структурний підрозділ і положення про область діяльності.
Положення про структурний підрозділ - локальний нормативний акт, прийнятий відповідно до чинного законодавства, що визначає область діяльності підрозділу, його функції або завдання, порядок управління, права і обов'язки працівників структурного підрозділу, відповідальність, взаємодія з іншими підрозділами, адміністративну і функціональну підпорядкованість.
Положення про область діяльності - локальний нормативний акт, прийнятий відповідно до чинного законодавства, що визначає принципи та основні правила виконання робіт в конкретній галузі діяльності, а також характеризує процеси, що входять до складу даної області. Наприклад, «Положення про атестацію працівників».
Етапи створення положення: створення проекту положення; обговорення проекту; узгодження проекту положення; затвердження положення; ознайомлення зі станом.
Положення повинно містити такі реквізити: найменування організації, гриф затвердження, найменування документа (ПОЛОЖЕННЯ), дату і номер реєстрації, заголовок до тексту (найменування структурного підрозділу (або області діяльності) в місцевому відмінку, наприклад, про управління кадрами, про атестацію), текст , підписи розробників, візи узгодження (якщо положення підлягає зовнішньому погодженням, то і гриф погодження).
Схожим на положення організаційним документом є інструкція - локальний акт, що видається з метою встановлення правил, що регулюють організаційні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності організації, посадових осіб і громадян. Інструкції видаються також з метою роз'яснення і визначення порядку застосування законодавчих актів і розпорядчих документів. Тема інструкції повинен чітко окреслювати коло питань, об'єктів та осіб, на яких поширюються її вимоги.
Текст інструкції носить вказівний характер, тому в ній рекомендуються чіткі формулювання з розпорядчими словами типу «повинен», «слід», «необхідно», «має право», «не допускається» і т.д. Текст інструкції викладається від третьої особи або в безособовій формі.
Інструкція узгоджується з керівниками структурних підрозділів, відповідальними за область діяльності, на яку поширюється дія інструкції, а також з юридичною службою організації. Інструкція затверджується наказом або грифом затвердження керівника організації або структурного підрозділу. При затвердженні інструкції наказом встановлюється термін введення в дію інструкції, перераховуються необхідні організаційні заходи, вказуються відповідальні виконавці. При затвердженні грифом терміном введення в дію є дата затвердження, якщо в тексті не встановлено інший порядок введення
Прикладом часто використовуваної різновидом інструкції є посадова інструкція.
Основними видами розпорядчих документів є наказ і розпорядження.
Наказ - це розпорядчий документ, що видається керівником організації, що діють на основі одноосібного прийняття рішень. Правом видавати накази по окремим аспектам діяльності організації можуть бути наділені інші посадові особи організації на основі делегування.
За змістом і способам оформлення накази діляться на накази з основної діяльності та накази по особовому складу. Накази можуть формуватися в справи з різних видів діяльності і структурним підрозділам, при цьому кожному виду наказу буде відповідати свій унікальний індекс. Накази нумеруються порядковою нумерацією в межах календарного року.
Проекти наказів по основній діяльності готують і вносять підрозділи на підставі доручень керівництва або в ініціативному порядку. Забезпечення якісної підготовки проектів наказів по основній діяльності і їх узгодження з зацікавленими сторонами покладається на керівників підрозділів, які готують і вносять проект. Контроль за правильністю оформлення проектів наказів здійснює служба ДОУ.
Проекти наказів і додатки до них погоджуються виконавцем з керівниками підрозділів, яким в проекті даються доручення. Якщо в процесі узгодження в проект наказу вносяться зміни принципового характеру, то він підлягає переоформленню і повторному погодженню. Проекти наказів, що подаються керівнику на підпис, як правило, візуються причетними до доручень в наказі посадовими особами.
Проекти наказів друкуються на бланках встановленої форми і представляються на підпис при необхідності з документами, що послужили підставою для їх видання. Датою наказу є дата його підписання.
Наказ оформляється на загальному бланку або з використанням уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати. Наказ, що оформляється на загальному бланку, має такі реквізити: назва структурного підрозділу - наказ; дата і номер наказу; заголовок (Про затвердження. Про створення ..), текст, підпис, візи узгодження (на зворотному боці аркуша або такі, що додаються до документа), відмітка про виконавця.
Текст наказу з основної діяльності може складатися з двох частин: констатуючій і розпорядчої.
Розпорядча частина повинна містити доручення (завдання) із зазначенням виконавця (виконавців) і термінів виконання. Розпорядча частина може ділитися на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Дії однорідного характеру можуть бути перераховані в одному пункті. Як виконавці вказуються структурні підрозділи або конкретні посадові особи. Останній пункт розпорядчої частини може містити відомості про посадову особу, на яку покладається контроль за виконанням наказу.
Якщо наказ змінює, скасовує або доповнює раніше виданий документ або якісь його положення, то один із пунктів розпорядчої частини тексту повинен містити посилання на скасовується документ (пункт документа) із зазначенням його дати, номера і заголовка. Текст пункту повинен починатися словами «Визнати таким, що втратив силу. »Або« Скасувати дію наказу № ... ». В наказ не слід включати пункт «Наказ довести до відома. ». Підрозділи (посадові особи), до відома яких доводиться наказ, перераховуються в покажчику розсилки, який виконавець готує разом з проектом наказу.
Наказ набирає чинності з моменту його підписання, якщо інше не зазначено в тексті наказу. У разі організаційної необхідності робиться виписка з наказу.
Розпорядження - це розпорядчий документ з питань інформаційно-методичного характеру, а також з питань, зв'язковим з організацією виконання наказів, положень та інших актів даного чи вищого органу управління, а також по виробничим, господарських та адміністративних питань. Порядок оформлення і реєстрації розпоряджень той же, що і для переказів.
Проміжною формою між організаційно-розпорядчими та інформаційно-довідковими документами є протокол, який, з одного боку, може встановлювати рішення для виконання нижчестоящими особами, а, з іншого боку, включає різні відомості інформаційного характеру про хід розробки даних рішень.
Протокол - це документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах, засіданнях колегіальних органів управління. Він складається на підставі записів, зроблених під час засідання (наради), представлених тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень та інших матеріалів.
Датою протоколу є дата засідання. Номером (індексом) протоколу є порядковий номер засідання. Текст протоколу включає вступну та основну частини. У вступній частині протоколу після заголовка наводяться прізвища та ініціали голови та секретаря засідання. З нового рядка після слова «Були присутні» перераховують прізвища, ініціали постійних членів колегіального органу (в алфавітному порядку), прізвища, ініціали, посади запрошених на засідання.
Порядок денний включається у вступну частину протоколу. Вона складається з перерахування питань, які обговорюються на засіданні, і закріплює послідовність їх обговорення і прізвища виступаючих (доповідачів). Кожне питання порядку денного нумерується арабською цифрою, його найменування відповідає на питання «про що?». По кожній із них вказується доповідач. Питання порядку денного формулюються з приводом «О» ( «Про»), друкуються від межі лівого поля і нумеруються арабськими цифрами.
Текст основної частини протоколу складається відповідно до послідовності питань, встановлених порядком денним. Розділи основної частини протоколу нумеруються відповідно до порядку дня. Кожен розділ складається з трьох частин: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ» ( «ВИРІШИЛИ»), які друкуються від лівого поля прописними літерами, для того щоб виділити в тексті протоколу запису мови основного доповідача, учасників обговорення питання і резолютивній частині , що формулює рішення зборів.
Протокол оформляє секретар засідання, підписують голова і секретар. Протокол вважається остаточно оформленим після підписання та оформлення всіх додатків до даного протоколу.
Прийняті на засіданні рішення доводяться до виконавців у вигляді виписки з протоколу. Виписка відтворює всі реквізити бланка, вступну частину тексту, питання порядку денного, по якому готується виписка, і текст, відображав обговорення питання і прийняте рішення. Виписка з протоколу завіряється.
Особливою важливою різновидом управлінських документів є акт-документ, що складається групою осіб і підтверджує встановлені ними факти або події. В організаціях складаються акти роботи різних комісій, акти про прийом-передачу справ, акти про відмову від підпису, про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню і т.д.
Текст акту зазвичай ділиться на три частини: вступ, констатуюча частина, висновки. Введення містить підставу для складання акта (вказівка на подію, посилання на документ і т.д.) і список прізвищ із зазначенням посад осіб, що склали акт. Реєстрація розірвання включає терміни проведення роботи комісії, її цілі і завдання, сутність встановлених фактів або результати перевірки. У разі необхідності акт може також містити висновки і пропозиції комісії.
Акт оформляється на загальному бланку і містить такі реквізити:
· Назва виду документа (АКТ);
· Дату і місце складання (повинні відповідати даті актіруемого події і місця його складання);
· Заголовок до тексту (формулюється в родовому відмінку: Акт (чого?) «Роботи комісії з перевірки гуртожитку». Може формулюватися за допомогою отглагольного іменника: «Про прийом-передачу справ»);
· Підписи (розташовуються в тій же послідовності, як і у вступній частині, але без вказівки посади).
Для обміну офіційною інформацією в організації служать записки. Залежно від мети надання інформації розрізняють такі різновиди записок: доповідну, службову, пояснювальну.
Службова записка - застосовуваний на одному рівні управління (між структурними підрозділами або посадовими особами непрямого підпорядкування) документ. У тексті записки викладаються факт або подію, що послужили приводом для її написання, а також висновки і пропозиції про конкретні дії, які, на думку упорядника, необхідно зробити у зв'язку з викладеними фактами.
Листи служать для обміну інформацією зі сторонніми організаціями та особами, в загальному вигляді, службовий лист - це узагальнена назва різних за змістом документів, що виділяються у зв'язку з особливим способом передачі тексту - пересиланням поштою (традиційною або електронною). Листи складаються на бланку листа.
Текст листа повинен бути логічним, послідовним, переконливим і коректним по формі. Факти і події повинні викладатися об'єктивно, лаконічно, ясно. Текст листа не повинен допускати різного тлумачення.
Для спрощення операцій по обробці листів і прискорення їх виконання не рекомендується в одному листі розглядати два питання і більш, лист повинен бути однопредметной за змістом. Обсяг листа повинен бути невеликим, відповідаючи принципом лаконічності офіційного тексту.
Лист повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання «Про що?»: «Про надання науково-технічної допомоги», «Про порушення договірних зобов'язань»
Якщо лист є відповіддю, то в бланку листа вказується номер і дата листа, на який дається відповідь: «На № ________________ від _______________».
Листи візуються упорядником, керівником структурного підрозділу. Листи підписуються керівником організації або його заступниками в межах наданих їм повноважень.
Лист повинен мати позначку про виконавця, яка проставляється в нижній частині листа, під підписом керівника.
Вносити будь-які виправлення або додавання в підписані листи не дозволяється. Датою листа є дата його реєстрації.