Оформлення телеграм, телефонограм, факсів - велика ленінградська бібліотека
Інформаційно довідкові документи
Процес прийняття управлінських рішень заснований на зборі та обробці об'єктивної і достовірної інформації. Інформація про фактичний стан справ в системі управління міститься в різних джерелах, але найважливіше місце серед них займають довідково-інформаційні документи:
4. доповідні записки
6. листування та ін.
Документи цієї системи відіграють службову роль по відношенню до організаційно-правових та розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи не містять доручень, не зобов'язують діяти строго певним чином, як розпорядчі документи, але подають відомості, які спонукають приймати певні рішення, інакше кажучи, ініціюють управлінські рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу.
Особливістю цих документів є те, що вони йдуть від низу до верху по системі управління: від працівника до керівника підрозділу, від керівника підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації до вищої.
Цього літа святкували день народження телеграми. Перше повідомлення було відправлено за допомогою телеграфу 25 юля 1837 року Чарльзом Вітстоуном (Charles Wheatstone) з залізничної станції Еустон (Euston). Отримав це послання Вільям Фосергіл Кук (William Fothergill Cooke), що знаходився в лондонському районі Камден.
З тих пір пройшло майже 170 довгих років. Революційна на ті часи технологія, яка дає можливість пересилати повідомлення на величезні відстані, стрімко розвивалася протягом XIX століття, ставши одним з найпопулярніших способів зв'язку. Телеграф також значно вплинув на інші засоби комунікації, включаючи електронну пошту та Інтернет.
Можливо, якби в 1846 році Вільям Кук не відкрив фірму Electric Telegraph Company-одну з перших компаній, які представляли комунікаційні послуги, сьогодні ми б з вами жили зовсім в іншому світі. Вже в 1874 році у Великобританії послугами телеграфу можна було скористатися в 20 тисячах міст і сіл. Країна також мала зв'язок з США і з багатьма своїми колоніями. Коли телеграфу виповнилося 50 років, його величезне значення визнала навіть Королева Вікторія (Queen Victoria).
Вид документа, який визначається способом передачі інформації по каналах телеграфного зв'язку. Своєчасність передачі і отримання інформації багато в чому визначають своєчасність і правильність прийняття рішення. Тому, щоб забезпечити термінове отримання інформації, вона передається по телеграфу.
Телеграми у випадках, коли відправка документів поштою не забезпечує своєчасного вирішення питань.
1. проста або звичайна (максимальний термін проходження між пунктами, що мають телеграфний зв'язок - не більше 10 годин)
2. телеграма-лист (не більше 24 годин)
3. термінова (максимальний термін проходження не більше 5 годин)
1. проста (звичайна)
- з доставкою на художньому бланку (з відміткою "ЛЮКС", "ЛЮКС / М", музична)
- з доставкою в термін, зазначений відправником (з відміткою "вручити", "дата")
- з доставкою в населений пункт, який не має телеграфного зв'язку (з відміткою "поштою замовлене")
- повідомлення телеграфом
- повідомлення телеграфом термінове
- з доставкою на художньому бланку з нагоди трауру (з відміткою "делюкс")
- з доставкою на художньому бланку (з відміткою "люкс")
- завірена
- з доставкою в термін, зазначений відправником (з відміткою "вручити", "дата")
- з доставкою на художньому бланку з нагоди жалоби
- з доставкою в населений пункт, який не має телеграфного зв'язку (з відміткою "поштою замовлене")
1. завірена Естонія, Литва;
2. термінова: Грузія, Латвія, Таджикистан, Узбекистан, Литва;
3. художній бланк: Грузія, Таджикистан, Узбекистан, Литва.
Телеграма містить такі реквізити:
· Відмітка про вид телеграми;
· Реєстраційний діловодний номер;
Слова в телеграмах для підрахунку діляться на:
Дійсні слова необхідні для контролю правильності передачі і прийому телеграм, а телеграфних апаратах. За кількістю тарифних слів проводиться оплата телеграм.
У відповідь телеграмах перед текстом обов'язково вказується номер і дата документа, на який дається відповідь.
Всі цифрові дані в тексті пишуться словами. Поєднання з цифр і букв допускається тільки в заводських і торговельних знаках і марках, в нумерації будинків, індексах документів. Знаки "N", "+", "-" та інші слід писати словами: номер або НР, мінус, плюс і т.д. Кінець тексту телеграми закінчується крапкою (КРП). Текст телеграми не повинен закінчуватися цифрою. Після тексту перед підписом ставлять реєстраційний номер телеграми (див. Додаток 1).
У телеграмах не використовуються складні, багатослівні пропозиції, характерні для ділових листів, вибір робиться на користь більш коротких слів;
Перевага віддається нейтральною і конкретної ділової лексики, вживання якої не викликає тлумачень;
Не рекомендується використовувати надлишкову лексику, що не несе нової інформації, а лише повторює вже сказане.
Текст телеграм повинен містити тільки конкретну інформацію, яка відображатиме істота ситуації.
Текст телеграми друкується на лицьовій стороні бланка без переносу слів, абзаців, виправлень і не повинен перевищувати двох машинописних сторінок.
Телеграми від організацій і установ, підписані посадовими особами повинні бути завірені печаткою відповідної організації або печаткою "Для телеграм" У телеграмах, підписаних посадовими особами декількох організацій чи установ, кожен підпис засвідчується печаткою відповідної організації або установи.
Подається відправником телеграма повинна бути чітко і розбірливо написана або надрукована на лицьовій стороні телеграфного бланка або на світлій папері. Виправлення, підчищення, викреслювання і вставки, внесені в телеграму відправником або на прохання оператором зв'язку, повинні бути завірені підписом відправника.
Телеграма не повинна містити більше 300 слів. Якщо телеграма складається з більшої кількості слів, вона повинна бути розділена оператором зв'язку на кілька частин по 300 слів кожна, переданих як окремі телеграми.
· Реквізит "від кого" і "кому" із зазначенням посади, прізвища, та по батькові посадових осіб;
· Текст і підпис.
Факсограма (телефакс, факс)
Отримана на паперовому носії копія документа (письмового, графічного, образотворчого), переданого по каналах факсімальних зв'язку (за допомогою факсімальних апаратури).
Факсограма не може вважатися окремим видом документа, так як по факсу можна передати будь-який документ на паперовому носії формату А4 - наказ, розпорядження, договори, протоколи та ін. Але найчастіше факс використовується для передачі службових листів і різного роду інформаційних повідомлень.
Факсограма при дотриманні встановлених процедур має юридичну силу, в цьому її основна відмінність від ксерокопії, яка потребує спеціальному посвідченні.
Не існує будь-яких спеціальних вимог оформлення документів, що пред'являються до відповідного виду документа: друкуватися чітким, контрастним шрифтом.
Не допускається хвилястість або деформація матеріального носія відправляється документа. На лицьовій стороні оригіналу не повинно бути зморшок, плям, вигинів і рельєфів від написів на зворотному боці (див. Пріложеніе3).
Приклад оформлення телеграми