Недостача як правильно врахувати вартість втрат - бухгалтерія онлайн
Дуже часто компаніям доводиться стикатися з таким являения, як недостача. Звичайно, іноді недостачу можна компенсувати за рахунок винної особи. Але не завжди його вдається виявити. Чи можна в такому випадку списати збитки на зменшення оподатковуваного прибутку? Чи треба відновлювати ПДВ з суми недостач? Відповіді на ці та інші питання представлені в цій статті.
Недостача за результатами інвентаризації
Найчастіше недостача виявляється в результаті інвентаризації. Терміни проведення даної процедури визначає керівник компанії. Але в деяких випадках інвентаризація має бути проведена в обов'язковому порядку (наприклад, при зміні матеріально відповідальних осіб).
Отже, головне питання, яке хвилює платників податків: чи можна врахувати при оподаткуванні прибутку недостачу, виявлену в ході інвентаризації? Відповідь на це питання залежить від того, чи вдасться знайти осіб, винних у нестачі. При наявності винних осіб включити недостачу в витрати ні в якому разі не можна. Це випливає з підпункту 5 пункту 2 статті 265 НК РФ. У ньому сказано, що до позареалізаційних витрат можна відносити недостачу матеріальних цінностей у виробництві і на складах, на підприємствах торгівлі у разі відсутності винних осіб, а також збитки від розкрадань, винуватці яких не встановлені. Відповідно, якщо винуватець виявлений, то саме він повинен компенсувати недостачу. І навіть якщо компанія вирішить пробачити йому недостачу, то все одно понесені витрати вона не має право віднести на зменшення прибутку.
Тоді виникає інше питання: кого вважати винною особою, якщо недостача була виявлена, наприклад, при інвентаризації складу торгової організації? У цій ситуації винним буде вважатися особа, з яким було укладено договір про повну матеріальну відповідальність (наприклад, завідувач складом), якщо, звичайно, ця людина не доведе відсутність своєї провини. Справа в тому, що за загальним правилом, обов'язок щодо доказування вини працівника покладено на роботодавця, але в разі укладення з працівником договору про повну матеріальну відповідальність це правило не діє. Вважається, що матеріально-відповідальний працівник зобов'язаний довести відсутність своєї вини в заподіянні шкоди компанії. Такий висновок міститься в пункті 4 постанови пленуму Верховного суду України від 16.11.06 № 52.
Отриману від працівника суму відшкодування збитку організація повинна буде включити у позареалізаційні доходи на підставі пункту 3 статті 250 НК РФ. Ця сума не буде обкладатися ПДВ. оскільки вона не є платою за реалізоване майно.
Відсутність винуватців потрібно довести
Повторимося: при наявності винних осіб включити недостачу в витрати не можна. Якщо ж винні особи відсутні, то суму недостачі можна врахувати при оподаткуванні прибутку. Але важливо пам'ятати, що факт відсутності винних осіб повинен бути документально підтверджений уповноваженим органом державної влади. Така вимога міститься в підпункті 5 пункту 2 статті 265 НК РФ. Наприклад, в супермаркеті була виявлена недостача товарів, яка виникла внаслідок крадіжки покупцями товару з прилавків. Чи можна тільки на підставі даного обставини врахувати вартість втрат у витратах? Ні, не можна. Необхідно документальне підтвердження факту відсутності винного в крадіжці особи (лист МінфінаУкаіни від 08.11.10 № 03-03-06 / 1/695).
Що це за документ і хто його повинен видати? МінфінУкаіни вже неодноразово доводив відповідні роз'яснення до платників податків. Згідно з цими роз'ясненнями, підтверджуючим документом є копія постанови слідчого органів внутрішніх справ України про призупинення попереднього слідства у зв'язку з невстановленням особи, що підлягає залученню в якості обвинувачуваного (листи від 27.08.10 № 03-03-06 / 4/81, від 27.12.07 № 03-03-06 / 1/894). Виходить, що за фактом розкрадання компанія повинна спочатку звернутися в міліцію. І тільки після того, як у компанії на руках буде позначене постанову, вона зможе врахувати недостачу в цілях оподаткування прибутку. Отже, якщо за фактом розкрадання товарів з магазину компанія не зверталася до міліції, віднести нестачу товарів на податкові витрати не вийде.
Наступне питання: в який момент суму недостачі від крадіжки можна включити до витрат? Мінфін роз'яснював, що датою визнання даного витрати є дата винесення слідчим названого вище постанови (див. Наприклад, лист від 27.08.10 № 03-03-06 / 4/81). Однак компанія може дізнатися про призупинення слідства в більш пізньому податковому періоді. Наприклад, як бути в такій ситуації: організація дізналася про призупинення слідства в поточному році, а постанову слідчого датоване минулим роком? У цьому випадку, щоб уникнути проблем з податковою інспекцією краще подати уточнену декларацію за період, в якому було винесено постанову про зупинення досудового слідства. Право на облік недостачі в більш пізньому періоді, швидше за все, доведеться відстоювати в суді (постанова ФАС Московського округу від 23.03.10 № КА-А40 / 1943-10).
Податківці вимагають відновити ПДВ
Крім проблем з урахуванням сум недостачі у витратах, можуть виникнути складності з вирахуванням з ПДВ. Податківці на місцях перевіряють, чи був у відношенні товару, списаного в результаті недостачі, застосований відрахування «вхідного» ПДВ. І якщо відрахування застосовувався, то контролери можуть зажадати відновити податок. Основний аргумент такий: однією з умов для застосування вирахування є використання товару в операціях, що обкладаються ПДВ. Якщо ж товар був викрадений або зіпсований, то відносно нього не виконується ця умова, а значить, ПДВ необхідно відновити.
Недостача при прийманні вантажу
Розглянемо наступну ситуацію, коли можливе виявлення недостачі. Це приймання вантажу, який прибув зі складу продавця. Нерідко покупці виявляють невідповідність між кількістю фактично отриманого товару і кількістю товару, зафіксованому в супровідних документах. У таких ситуаціях покупцеві при оприбуткуванні товару слід керуватися фактичними даними, а не показниками документів. Тобто він повинен прийняти до обліку реально отримане кількість товару. При цьому складається акт за формою № ТОРГ-2. який є юридичною підставою для пред'явлення претензії продавцю.
Як в цьому випадку бути з оформленням рахунки-фактури? Чи повинен постачальник скласти новий документ або необхідно внести виправлення в раніше виданий рахунок-фактуру?
А в постанові ФАС Московського округу від 03.03.10 № КА-А41 / 1647-10 прямо сказано, що наявність пункту 29 Правил не виключає право продавця внести виправлення, замінивши рахунки-фактури, складені з помилками. Суд вказує, що якщо помилки (помарки) були виявлені після отримання рахунків-фактур покупцем, продавець може внести виправлення шляхом виписки правильно оформлених рахунків-фактур на заміну раніше виставлених.
Недостача в межах норм природних втрат
Що стосується окремих видів вагових товарів затверджені показники допустимої величини недостач при перевезенні або зберіганні. Це норми природного убутку. Так, наприклад, під час перевезення вантажною машиною огірків в тарі норма природного убутку становить 0,5 відсотків від маси вантажу, якщо відстань перевезення не перевищує 10 км. При збільшенні відстані норматив збільшуються.
Втрати і недостачі в межах норм природних втрат, затверджених відповідними міністерствами і відомствами, дозволено враховувати при оподаткуванні прибутку в складі матеріальних витрат (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). Відповідно, недостача, що перевищує норму природного убутку, не повинні зменшувати оподатковуваний прибуток. Або, як уже було сказано, враховується в складі позареалізаційних витрат (за умови відсутності винних осіб і при наявності відповідної постанови про призупинення слідства).
Що стосується «вхідного» ПДВ, який припадає на недостачу в межах норм природних втрат, то його відновлювати не треба. У МінфінеУкаіни роз'яснюють це наступним чином: по нормованих в цілях оподаткування витрат ПДВ приймається до відрахування також в межах норм (лист від 24.04.08 № 03-07-11 / 161). Таким чином, у контролерів не повинно бути претензій з приводу обгрунтованості вирахування щодо недостачі, що припадає на природне зменшення.
* Правила ведення журналів обліку отриманих і виставлених рахунків-фактур, книг покупок і книг продажів при розрахунках з податку на додану вартість.