Методика формування управлінського балансу
У даній статті ми розглянемо методику формування управлінського балансу в системі управлінського обліку ESYSI. Ми розглянемо типові схеми настройки управлінського балансу, але це не означає, що не існує інших варіантів настройки і інших методик формування балансу. У даній статті ми не будемо розглядати способи і методику настройки введення початкових залишків - цього питання ми присвятимо окрему статтю.
Відмінною особливістю у формуванні управлінського балансу в системі ESYSI є можливість обліку операцій (транзакцій) не застосовуючи принцип подвійного запису (дебіт / кредит). Невикористання принципу подвійного запису дає ряд істотних переваг:
- ми можемо при необхідності спростити облік і виключити зайві проводки (наприклад, у разі врахування частини витрат касовим методом),
- нам не потрібно в кінці місяця робити "закривають" проводки,
- ми можемо формувати управлінський баланс за будь-які навіть незавершені періоди часу і баланс не буде "плисти".
- зменшувати одну статтю активу і збільшувати іншу статтю активу,
- зменшувати одну статтю пасиву і збільшувати іншу статтю пасиву,
- зменшувати статтю активу і зменшувати статтю пасиву,
- збільшувати статтю активу і збільшувати статтю пасиву.
Також необхідно відзначити, що дані, що відображаються в управлінському балансі повинні відповідати даним інших звітів, отриманих за цей же період:
Керуючись цими принципами, розглянемо варіанти настройки основних статей балансу.
Необоротні активи
Розглянемо кілька варіантів відображення операцій з обліку основних засоби і нематеріальних активів (НМА) в балансі.
1 варіант: Облік Основних кошти і НМА касовим методом (скріншот під спойлером)
Операції за статтею "Придбання ОЗ" збільшують статтю Активу "Основні засоби" та зменшують статтю Активу "Грошові кошти". Тут і в наступних випадках формування статті балансу "НМА" повністю повторює настройки статті "Основні засоби", тому ми будемо розглядати тільки приклад обліку Основних засобів.
Крім відображення в балансі, операції з купівлі та продажу ОС повинні відображатися в звіті про рух грошових коштів.
2 варіант: Облік Основних кошти і НМА з амортизаційними відрахуваннями (скріншот під спойлером)
Як і в 1-м варіанті операції за статтею "Придбання ОЗ" збільшують статтю Активу "Основні засоби" та зменшують статтю Активу "Грошові кошти". Крім операцій з купівлі та продажу ОС в системі повинна бути створена операція "Амортизація ОС", яка буде нараховується.
Нарахування амортизації ОС має зменшувати статтю активу балансу "Основні засоби" і також зменшувати статтю пасиву балансу "Нерозподілений прибуток".
Як розраховувати амортизацію за різними групами ОС визначається прийнятою на підприємстві методикою обліку. Має сенс створити в системі декілька груп основних засобів для присвоєння їм різних норм амотрізаціонних відрахувань.
Крім відображення в балансі, операція з амортизації ОЗ повинна відображатися в звіті про прибутки та збитки.
Оборотні активи
У оборотних активах ми розглянемо такі статті: Запаси, Позики видані, Дебіторська заборгованість, Грошові кошти.
Облік запасів (скріншот під спойлером)
Облік запасів в балансі краще вести за укрупненими групами товарів. Для цього в довіднику Товарів повинні бути створені відповідні групи. На збільшення Запасів впливає операція "Поставка товару" (від Постачальника), а на зменшення - операція списання (Собівартість реалізації (списання).
У цьому прикладі ми розглядаємо спрощений облік запасів торгового підприємства і без розподілу комерційних витрат на собівартість продукції. Опис обліку запасів на виробничому підприємстві краще розглядати в окремій статті.
Операція Поставка (надходження товару від постачальника) збільшує статтю Активу "Запаси" і чи зменшує статтю Активу "Дебіторська Заборгованість по постачальникам", або збільшує статтю пасиву "Кредиторська заборгованість по постачальникам" за допомогою Переднастроєні алгоритму "ДЗ / КЗ".
Операція "Собівартість реалізації (списання)" зменшує статтю активу "Запаси" і зменшує статтю пасиву "Нерозподілений прибуток".
Розрахунок статті балансу "Запаси" може бути при доповнений операціями "Повернення товару постачальнику" і "Повернення товару від клієнта". При цьому необхідно, щоб дані статті брали участь в розрахунку дебіторської та кредиторської заборгованості, інакше пройзойдет "розрив" балансу.
Крім відображення в балансі, операція "Поставки товару від постачальника" відображається у звіті про "Заборгованості по постачальникам". Операція "Собівартість реалізації (списання)" потраплятиме крім баланс і до звіту про прибутки та збитки.
позики видані
Позики видані (скріншот під спойлером)
Позики видані розраховуються як різниця між "Поверненням виданих позик" і "Видачею позик". Відповідно, операції за статтею "Видача позик" збільшують статтю Активу "Позики видані" і зменшують статтю Активу "Грошові кошти". Операції за статтею "Повернення виданих позик" зменшують статтю Активу "Видані позики" і збільшують статтю Активу "Грошові кошти".
Дебіторська заборгованість по групі контрагентів (клієнтам)
Дебіторська заборгованість по групі контрагентів на прикладі клієнтів (скріншот під спойлером)
Алгоритм розрахунок статті ДЗ по клієнтам наступний: Фільтруються тільки операції з контрагентами входять в групу "Клієнти" і за допомогою Переднастроєні алгоритму ДЗ / КЗ розраховується заборгованість. Операції Витрата Кеш і Відвантаження Товару (тобто коли ми щось віддаємо контрагенту) збільшують значення алгоритму, операції Прихід Кеш і Постулпеніе Товару (коли ми щось отримуємо від контрагента) - зменшують значення алгоритму. Цей алгоритм формує значення по кожному Клієнту, потім все позитивні значення (коли сума за видатками кеш і відвантаження товару більше суми по Приходу кеш і надходження товарів) по кожному клієнту підсумовуються і потрапляють в рядок звіту Дебіторська заборгованість по клієнтах. Також підсумовуються всі негативні значення, які перемножуються на "-1" і потрапляють в рядок звіту Кредиторська заборгованість по клієнтах.
У алогорітме розрахунку дебіторської / кредиторської заборгованості по клієнтах можуть брати участь і операції з типами Прихід (нарахування) та Витрата (нарахування). Як правило ці операції могуть використовуватися при взаємозаліки і в разі надання додаткових послуг (наприклад, оренда приміщень для клієнта).
Дебіторська заборгованість за статтею
Дебіторська заборгованість за статтею (скріншот під спойлером)
Розрахунок дебіторської (або кредиторської) заборгованості за статтею (в даному випадку за статтею "оренда") реалізується в такий спосіб. Операції з оплати оренди збільшує статтю Активу "Дебіторська заборгованість по оренді" і зменшує статтю Активу "Грошові кошти", а операція з нарахування оренди - зменшує статтю активу "Дебіторська заборгованість по оренді" і зменшує статтю пасиву "Нерозподілений прибуток.
Дебіторську заборгованість за статтею оренда має сенс створювати тоді, коли оплата оренди носить не регулярних характер (місяць в місяць) і коли оплата оренди в рамках одного місяця може перевищувати суму нарахувань за цією статтею. Якщо оплата завжди йде з затримкою, то має сенс створювати тільки статтю балансу "Кредиторська заборгованість по оренді". Якщо ж можуть бути випадки коли в одному місяці оплата більше нарахування, а в іншому нарахування більше оплати, то має сенс створити і статтю ДЗ по оренді і статтю КЗ по оренді. Обов'язково в такому випадку необхідно поставити опцію "Підсумувати тільки позитивні" і "Підсумувати тільки негативні" для розрахунку, відповідно, кожної статті.
Операція по оплаті оренди також відбивається в звіт про Рух грошових коштів, а операція про нарахування оренди - в звіті про прибутки та збитки.
Грошові кошти
Розрахунок статті грошових кошти досить простий. Приплив грошових коштів буде збільшувати значення за статтею, відтік грошових коштів - зменшувати. Залишки коштів в балансі повинні збігатися з розрахунковими залишками звіту про Рух грошових коштів як на початок періоду, так і на кінець.
У розділі балансу Капітал ми розглянемо настройку статей "Статутний Капітал" і "Нерозподілений прибуток".
Статутний Капітал, так як залишається неімзенним може бути прив'язаний тільки до однієї операції - Введення залишків по Статутного Капіталу.
Нерозподілений прибуток повинна повністю повторювати розрахунок звіту про прибутки та збитки. При цьому необов'язково використовувати всю деталізацію статей як в Пиу.
довгострокові пасиви
Як Довгострокових активів ми розглянемо статті балансу кредити і позики. Ці дві статті для простоти будемо враховувати тільки як довгострокові пасиви.
Відмінність в розрахунку полягає в тому, що Отримання кредиту - збільшує заборгованість, а Погашення Кредиту - зменшує заборгованість.
Короткострокові пасиви
Як короткострокових пасивів ми будемо розглядати тільки статті балансу "Кредиторська заборгованість".
Підбиття підсумків
Будемо вдячні Вам за будь-які зауваження та пропозиції щодо викладу методичних рекомендація у вигляді окремих статей.