Метод Ейзенхауера планування справ і розстановка пріоритетів
Принцип Ейзенхауера дозволяє комбінувати тільки два критерії - «важливо» і «терміново»; так виходить чотири класи пріоритетів. Для успішного планування вам необхідно проаналізувати і класифікувати всі, хто стоїть перед вами завдання. Тоді у вас вишикується ієрархічної список, завдяки якому ви будете знати що, коли і як потрібно робити для досягнення своїх цілей.
Саме слово «пріоритет» містить в собі латинську приставку «prio». яка означає «перед, перш». Розстановка пріоритетів - це коли ви щодня вирішуєте, що потрібно зробити в першу чергу для того, щоб досягти своїх цілей.
Принцип Ейзенхауера допоможе вам приступати до своїх завдань і роботі по порядку, відповідно до розставлених пріоритетів. Для цього перш за все запитайте себе: чи є дані справи важливими або терміновими?
Відповідно до принципу Парето, 20% наших завдань будуть по всіх параметрах важливими. Забавно, але більшість з них також є терміновими. Виконання важливих справ наближає вас до наміченої мети. Термінові ж справи перемикають на себе вашу увагу, не надаючи при цьому великого впливу на вашу мету. Найбільш важливі справи і завдання, що ведуть до успіху та досягнення цілей, ні в якому разі не повинні відсуватися назад під тиском справ неважливих, але термінових.
Однак, на жаль, всі ми маємо тенденцію починати з другорядних, несуттєвих справ, так би мовити, «розмінюватися на дрібниці». Що лежать на робочому столі друковані бланки здаються нам набагато привабливіше, ніж ось уже протягом кількох днів відкладався нами важливий проект. Тому звертайте в першу чергу увагу на ті завдання, які найбільше можуть вплинути на ваш успіх. У цьому вам допоможуть пріоритети.
Щоб досягти найкращих результатів, ви повинні витратити більшу частину свого часу на дійсно важливі справи і завдання.
Невеликий тест: важливо чи терміново?
Відзначте правильний варіант (тільки один).
1. Ви зважилися працювати над досягненням своєї «річний» мети. Однак все це ще лежить «відкладеним в довгий ящик».
____ важливо чи ____ терміново?
2. Вам тільки що принесли газету. Прочитати газету зараз - це
____ важливо чи ____ терміново?
ЩЕ ДИВІТЬСЯ: 11 універсальних стратегій для знаходження рішень будь-яких проблем
3. Ви вирішили, що будете раз на рік відвідувати зубного лікаря. Рік уже пройшов, а Ви так і не побували в стоматології.
____ важливо чи ____ терміново?
питання 1 - важливо; питання 2 - терміново; питання 3 - важливо.
Принцип Ейзенхауера дозволяє комбінувати тільки два критерії - важливо і терміново, таким чином, виходить чотири класи пріоритетів. Для успішного планування вам необхідно проаналізувати і класифікувати всі, хто стоїть перед вами завдання. І тоді у вас вишикується ієрархічної список, завдяки якому ви будете знати що, коли і як потрібно робити.
Ієрархічної список Ейзенхауера
А-пріоритет: це справи, які необхідно зробити сьогодні, оскільки вони є терміновими і необхідними.
По-пріоритет: важливі справи, які не обов'язково робити сьогодні. Просто регулярно виділяйте собі час на виконання справ В і знайдіть їм місце в своєму розкладі. Виконання завдань з цієї групи забезпечить успіх і наблизить вас до наміченої мети.
Дуже часто справи У просто відкладаються в довгий ящик, оскільки вони не є терміновими. І все-таки їх своєчасне виконання дозволить уникнути багатьох проблем.
Приклад завдання В. Вам потрібно підготувати доповідь до засідання правління, цілком можливо, що він навіть принесе вам підвищення по службі. У вас в запасі є цілий місяць, проте, якщо Ви будете судорожно складати доповідь в останні два дні перед засіданням, то це може привести вас до кризи.
Для всіх, хто змушений складати численні документи, завданням В безумовно є придбання навички десятипальцевого методу набору. Навіть якщо на це буде потрібно тридцять годин вашого часу - не страшно, в майбутньому, вміючи швидко друкувати, можна заощадити масу часу, більше того, чим раніше почати навчання, тим краще.
Подібне значення має і так званий опитування покупців, що проводиться для поліпшення продукту, завдяки чому значно підвищиться такий показник, як задоволення покупця.
У приватному житті завданням В можна назвати регулярне профілактичне обстеження у лікаря, яке дозволить виявити особливі загрози вашому організму і запобігти серйозним захворюванням і, як наслідок, наступні довгі тижні непрацездатності.
ЩЕ ДИВІТЬСЯ: Як визначити рівень домагань особистості у себе та інших
З-пріоритет: навички, оволодіння, якими здається нам терміновим справою, але не є важливим. Сюди відносяться: вміння зберігати спокій, передоручати свої обов'язки (так би мовити, «вміння відправляти делегації») або говорити «ні». За допомогою цього ви виграєте час для вирішення важливих завдань з групи В.
D-пріоритет: сюди відносяться справи, які не є ні важливими, ні терміновими. Ви можете спокійно відкласти їх в ящик для паперів або ж, якщо мова йде про терміни або деяких завданнях, відмовитися від них або ж просто передоручити зробити це комусь ще. Свідомо захистите себе на час від виконання справ D, які дозволяють відпочити і розважитися в дні найбільшого стресу.
Розстановка пріоритетів по методу Ейзенхауера: зробіть це правильно
- Розстановка пріоритетів у роботі за принципом Ейзенхауера
Розподіліть всі ваші завдання і обов'язки по вищевказаних груп А, В, С і D. Таким чином ви відокремте «потрібне» від «непотрібного».
Пам'ятайте: «важливе» корінним чином відрізняється від «термінового». «Важливе» наближає намічену вами мета, але при цьому воно не обов'язково є «терміновим». «Термінове» ж, навпаки, вимагає вашої безпосередньої уваги.
Зверніть увагу на так зване «правило переваги»: «важливе» стоїть перед «терміновим». Не обов'язково виконувати все те, що вимагає поспіху. Постарайтеся не підкорятися більше диктатурі термінових справ, оскільки в ній таїться наступна небезпека: ми починаємо відволікатися на те, що є терміновим, але абсолютно неважливим і не обов'язковим.
Для розумного планування вашого часу дана порада буде вельми корисний: завжди починайте роботу з завдання, що стоїть під номером 1 в групі А, а не з того, що стоїть під номером 3 або 4, як би привабливі і цікаві вони не були. Якщо до кінця робочого дня ви не встигли впоратися з усіма завданнями і справами з групи А, то продовжуйте роботу з ними і на наступний день. Не робіть інших завдань, поки не закінчите з першими.
Кожен день працюйте над який-небудь завданням з групи В, що вимагає великих затрат часу. Поряд зі своїми повсякденними справами ви повинні також думати про своїх «стратегічних» важливих завдання та цілі. Тільки так ви зможете вже сьогодні забезпечити собі «завтрашній» успіх.
ЩЕ ДИВІТЬСЯ: Система управління за цілями (результатами)
Усвідомте собі раз і назавжди, що у вас ніколи не вистачить часу на все те, що вам хотілося б зробити, і на те, чого хочуть від вас інші. Подбайте про те, щоб використовувати свій час лише на дійсно важливі для вас речі, які можуть наблизити поставлену вами перед собою мету. А час ви можете виграти лише в тому випадку, якщо навчитеся говорити «ні» і відмовлятися виконувати необов'язкові справи.
Тест принципу Ейзенхауера: чи правильно ви розставляєте пріоритети?
Тепер ви можете проаналізувати своє вміння розставляти пріоритети. Зверніть увагу: тільки завдання, що постають справді важливими для вас, можуть входити в групи пріоритетів А і В!
1. Скільки відсотків від загального часу ви проводите в кожному з чотирьох квадратів А, В, С, D? (Див. Рисунок)
А __________%
B__________%
З __________%
D__________%
2. До якої групи ви віднесли справи, якими займетеся завтра?
1 .____________________ = _________ - пріоритет
2, ____________________ = _________ - пріоритет
3 .____________________ = _________ - пріоритет
4 .____________________ = _________ - пріоритет
3. Тепер запишіть, на що або на кого ви б хотіли витрачати більше часу, ніж зазвичай, а на що хотіли б скоротити час.
Я б скоротив (а): __________________________
Замість цього: __________________________
Вивчіть інші методи і прийоми організації часу, управління особистою кар'єрою, раціоналізації праці, переконання і підвищення працездатності в курсі «Самоменеджмент: управління кар'єрою»:
