Як вплинути на рішення начальника, фактор росту
Як переконати інших у своїй правоті і зробити так, щоб ваша ідея чи пропозиція були прийняті керівництвом або партнерами по бізнесу? Може бути, існують методи, оволодіння якими здатне допомогти стати більш переконливим? Ряд спеціальних експериментів дозволив ученим виділити ті основні фактори, які впливають на вибір нами позиції в тій чи іншій ситуації.
Уявіть: ви ретельно розробляєте всебічно обґрунтовані пропозиції про поліпшення роботи вашого бізнесу, відділу або підрозділу фірми, ви докладаєте чимало зусиль, щоб ваша аргументація не залишала сумнівів у необхідності реалізації проекту, ви підготували свої пропозиції у вигляді доповіді, де наводяться факти, які говорять самі за себе, передали доповідь свого керівника на схвалення ... і через тиждень отримали відповідь, що ваші пропозиції не прийняті. В чому справа? Чому так сталося? Адже ви так старалися.
Ви впевнені, що ваші пропозиції реалістичні і оптимальні. Тому єдину причину бачите в тому, що начальство має застарілі погляди і відстало від життя. На самій-то справі, біда в тому, що такий реалістичний підхід частенько не спрацьовує, оскільки не береться до уваги специфіка людського сприйняття.
Ви були зосереджені на одній проблемі, тоді як насправді їх дві: як правильно вирішити поставлене завдання і яким чином переконати інших у своїй правоті.
Чарівної таблетки переконання, звичайно ж, не сущест, однак, є основні чинники, які впливають на наш вибір позиції в тій чи іншій ситуації.
Фактор №2. Спосіб подання пропозиції
Психологи виявили, що переконливість інформації у величезній мірі залежить від способу її передачі. Чим більше органів чуття беруть участь в процесі сприйняття і обробки інформації, тим успішніше цей процес.
Можливі дві форми подання інформації: усна і письмова.
В усному, особистому повідомленні працюють зір і слух.
Письмовий доповідь сприймається тільки візуально. З цієї точки зору він менш ефективний. Але у письмової доповіді є й свої переваги, які неможливо заперечувати. Така доповідь дає можливість вірніше сформулювати свою позицію. Він дозволяє керівництву вивчити запропоноване в деталях, допомагає краще запам'ятати ключові моменти, служить більш зручною основою для вироблення остаточного рішення.
Важливі не тільки вибір форми передачі інформації, але і те, яку з них вибрати першої. Вирішення цього питання залежить, по-перше, від вашого вміння викладати свої думки усно або письмово і, по-друге, від таких психологічних принципів сприйняття, як первинність і новизна.
Принцип первинності відображає ту обставину, що на формування вашої думки з того чи іншого питання в значно більшій мірі впливає саме ту інформацію, яка була отримана вами першої.
Принцип новизни полягає в тому, що ми краще запам'ятовуємо, навпаки, ту інформацію, яку ми отримали останньої.
Тому на першому етапі доцільно використовувати особисте спілкування як найбільш дієвий метод передачі інформації.
Якщо ви почнете з подання письмової доповіді, то заперечення, які можуть виникнути у вашого керівника, в результаті ефекту первинності спростувати потім буде важче, ніж якщо б вони виникли в ході усного повідомлення. В останньому випадку вистачило б одного питання і відповіді на нього, щоб не дати сумнівам вкоренитися.
Постарайтеся залучити керівника в обговорення ваших пропозицій ще на першій стадії їх розробки. Це хороший засіб забезпечити його підтримку.
Дуже рідко вдається відбити в письмовій доповіді все ті моменти, які можуть зацікавити вашого керівника. У той же час усна доповідь дозволить негайно налагодити «зворотний зв'язок», точніше визначити, під яким кутом треба вести подальший виклад ваших пропозицій.
Така «зворотний зв'язок» дає можливість усвідомити вам не тільки оцінку шефом ваших логічних доказів, а й виявити його емоційну реакцію на підготовлене вами пропозицію.
В ході особистої доповіді можна вловити, які моменти у вашому реченні викликають у керівника негативну реакцію. І при підготовці письмової доповіді додатково в цих моментах посилити аргументацію. Тому постарайтеся викласти свої пропозиції в перший раз в усній розмові.
Письмовий ж доповідь уявіть пізніше, коли будете досить чітко уявляти собі основні заперечення вашого керівника і зможете зосередити увагу на їх подоланні.
Фактор №3. рівень залучення
Як показує практика, чим більшу участь керівник приймає в підготовці вашої пропозиції, тим більше він схильний її прийняти. Не потрібно, звичайно, часто бігати до нього зі своїми сумнівами, але всі ключові питання проекту необхідно обговорити з ним ще на підготовчій стадії.
Навіть якщо ви вважаєте за краще працювати поодинці, все одно потрібно постійно пам'ятати про те, що абсолютно об'єктивна оцінка шефом вашої доповіді просто неможлива. Він обов'язково буде розглядати ваші пропозиції через призму свого досвіду, переконань і упереджень, симпатій і антипатій.
Фактор №4. об'єктивність викладу
Іноді емоційний фактор здатний надати великий вплив на сприйняття. Якщо нова ідея хоча б побічно відповідає поглядам, якими ви керуєтеся в своїй діяльності, то ви схильні її вважати куди ближчою до вашої власної позиції, ніж це є насправді. Цей ефект називають «уподібненням».
Отже, щоб ваш проект був більш переконливим для інших, його необхідно представити об'єктивно. Звичайно, свій проект завжди здається розумним, а вказати на можливі негативні наслідки його реалізації зовні виглядає просто нерозумно. Насправді це не так.
Не можна обмежуватися розповіддю лише про сильні сторони проекту, обов'язково потрібно вказати його недоліки.
Якщо ваш керівник цілком компетентний в тій області, до якої належить проект, то вказати деякі негативні наслідки втілення в життя вашого проекту (нехай навіть вони малоймовірні) зовсім не така вже дурна ідея, як здається. Шеф відразу ж задумається над негативними наслідками, і сам же визнає їх несуттєвими.
Спеціальні експерименти показали, що якщо об'єктивно викладати в доповіді як гідності, так і можливі негативні наслідки вашого проекту, то переконати досить компетентну аудиторію куди легше.
Важливо також те, що при такому викладі довше зберігається позитивне враження і змінити його виявляється значно важче. Це означає, що об'єктивність у викладі допоможе вам зберегти підтримку керівництва при розгляді інших, конкурентних проектів.
Тому зробіть свою доповідь об'єктивним. Краще вказати негативні сторони самому, ніж чекати, поки це зроблять інші, це підвищує переконливість і прийнятність ваших ідей. Крім того, ваш шеф буде підготовлений до можливих заперечень інших членів керівництва, і його лояльність буде гарантована.
Фактор №5. Ефект групового думки
Як правило, доля вашого проекту вирішується не тільки вашим керівником, а спільно групою інших фахівців різного рангу. Загальна позиція групи має великий вплив на формування індивідуальних думок її членів. Часом ми більше віримо тому, що говорять інші члени нашої групи, ніж власним вухам і очам.
Тому, прагнучи зробити ваші пропозиції більш переконливими для керівництва, необхідно нейтралізувати можливий негативний вплив на шефа інших членів керівної групи.
З цією метою необхідно з'ясувати можливі позиції тих управлінців, які можуть взяти участь у обговоренні проекту. Потім треба докласти всіх зусиль, щоб переконати в своїй правоті хоча б одного з цих керівних співробітників, використавши його думку надалі для впливу на групу в цілому. Природно, все це повинно здійснюватися з відома вашого безпосереднього керівника.
Тому, з огляду на можливий вплив на позицію вашого керівника колективної думки групи фахівців, які будуть приймати рішення про ваш проект, обов'язково постарайтеся «завербувати» в свої прихильники одного або двох фахівців. Якщо під час обговорення ваш керівник отримає підтримку хоча б одного з членів керівництва, то він буде відстоювати ваш проект з куди більшим ентузіазмом, ніж якби йому довелося боротися поодинці.
Звичайно, все це не гарантія автоматичного прийняття ваших пропозицій. Але використання цих принципів дозволить вам, по крайней мере, повністю використовувати свої шанси.