Як відновити наказ по особовому складу
Працівником відділу кадрів втрачено наказ по особовому складу. Чи можливе відновлення даного документа і ЯКИМ ЧИНОМ, якщо посадова особа, яка його підписував більше не працює в організації? Яка відповідальність працівника відділу кадрів за втрату документа?
- Відповідь: Як організувати документообіг в кадровій службі
Порядок роботи з документами Порядок роботи з документами в організації закріпіть на локальному рівні. Основи документообігу. як правило, закладаються в положеннях про відділи. Більш детально схему документообігу опишіть в інструкції з діловодства організації. При цьому оборот документів в кадровій службі розглядається як складова загального документообігу організації. Порядок роботи з документами встановлено в розділі 3 ГСДОУ, затвердженої наказом Головархіву СРСР від 25 травня 1988 р № 33. Види кадрових документів На практиці документи, з якими працює кадрова служба, можна розділити на три групи:
Кадрова служба здійснює діловодство шляхом підготовки проектів, узгодження і видання організаційних, розпорядчих та інформаційно-довідкових документів, їх реєстрації, обліку і зберігання. Як інструмент для виконання цього завдання можна використовувати номенклатуру справ. Організаційні та розпорядчі документи є внутрішніми документами організації. Організаційні документи До організаційних документів, зокрема, відносяться:
Розпорядчі документи До розпорядчих документів відносяться:
- накази і розпорядження, в яких відображаються питання роботи з кадрами;
- документи з особового складу, що відображають рух і облік кадрів (особові картки. особисті справи).
- вказівки вищестоящих організацій;
- звіти про виконання завдань, акти, листи, службові записки від підлеглих організацій;
- листи, договори, акти та інші документи від інших організацій;
- заявки, скарги, пропозиції громадян.
Другий - виходить інформаційно-довідкова документація:
- відповіді на вхідні запити;
- ініціативні та інформаційні документи організації (пропозиції, заявки, листи, довідки, огляди, договори і т. п.).
Третій - внутрішня інформаційно-довідкова документація:
- внутрішнє листування (доповідні, службові, пояснювальні записки);
- інші документи (протоколи, плани, акти, звіти і т. п.).
Облік інформаційно-довідкових документів Облік вхідної та вихідної інформаційно-довідкової документації в кадровій службі ведіть в журналах обліку вхідної та вихідної кореспонденції. Обробкою вхідної кореспонденції може займатися спеціально уповноважений співробітник кадрової служби (секретар, діловод). Документи можуть надійти в організацію поштою, факсом, електронною поштою, телеграфом, за допомогою кур'єрської доставки. Робота з вхідними документами будується за такою схемою:
- прийом;
- сортування;
- розгляд керівництвом;
- напрямок виконавцям.
Ніна Ковязіна
заступник директора департаменту освіти і кадрових ресурсів МінздраваУкаіни
Петиція від всіх кадровіковУкаіни
У Трудовому кодексі є прикрі прогалини, які ускладнюють роботу кадровикам, хоча нічого не варто їх усунути.
Анонси майбутніх номерів