Як створювати ефективні електронні листи, sbs7
Кожне наше письмо - це наша візитна картка і відображення ділової позиції. Хочете навчитися створювати ефективні електронні листи? Тоді не пропустіть сьогоднішню статтю!
Електронне листування
Ділове спілкування по електронній пошті є невід'ємною частиною життя будь-якої сучасної людини: ми пишемо колегам по роботі, керівництву, клієнтам, діловим партнерам, людям, які з нами знайомі, і тим, хто нас ще не знає.
Перевагами електронної пошти є:
- недорогий спосіб комунікації;
- можливість передачі, як простого тексту, так і форматованого;
- можливість передачі довільних файлів;
- досить висока надійність доставки повідомлення;
- простота використання людиною і програмами.
Недоліки електронної пошти:
Перед написанням листа потрібно відповісти на наступні питання:
- Яка мета написання листа?
- Хто одержувач?
- Чи необхідно писати лист?
Відповівши на ці питання, ви сформуєте свої очікування по результату, формі листа, і переконайтеся, чи правильно ви вибрали форму комунікації.
структура листа
Одне з основних правил електронних листів - «Максимум інформації - мінімум слів».
Викладайте свої думки чітко (конкретно), послідовно (логіка викладу дуже важлива!), Лаконічно і доступно для розуміння.
Вчіться писати короткими реченнями, за допомогою них простіше донести необхідну інформацію до Новомосковсктеля Вашого повідомлення.
Якщо лист містить кілька питань, тим або завдань, структуруйте їх і відокремлюйте один від одного. Суцільний потік думки складно сприймати - можна пропустити основне питання.
Дотримуйтесь основному правилу електронних листів - «порционность»: один лист - одна тема! Краще послати кілька окремих листів
(З однією темою в кожному), ніж одне велике лист з кількома не пов'язаними між собою ідеями.
Грамотно складений лист має складатися з 7 частин:
- Тема
- Привітання та звернення
- Мета написання листа
- основний блок
- Заклик до дії
- висновок
- підпис
Тема повинна привертати увагу, відображати суть листа і бути короткою.
Будь-які повідомлення завжди починайте з вітання і персонального звернення (по можливості).
Звертайтеся до співрозмовника по імені. Це прояв ввічливості.
Навіть при листуванні з найближчими колегами, з якими ви часто обмінюєтеся електронними повідомленнями, неодмінно використовуйте вітання, по крайней мере, в першому листі за день.
У наступній за зверненням частини, слід:
викладіть те, про що буде подальше спілкування
Після того, як ви коротко виклали про мету Вашого звернення, йде основний блок. Тут слід розкрити головну ідею, викласти факти, дати обґрунтування, або повідомити іншу інформацію.
Ось кілька порад щодо оформлення листа:
Якщо ви прикріплюєте до листа файли, слід написати кількість і назва файлів, що вкладаються.
В кінці кожного листа повинна бути підпис з вашими контактними даними. Одержувач повинен бачити контакти за якими можна з вами зв'язатися, і вибрати для себе найбільш зручний спосіб комунікації.
Повинно бути не більше 5 - 6 рядків.
Вона повинна включати в себе:
Ми розглянули тему етики ділового листування. Розібравши правила внутрішнього ведення листи, давайте також розглянемо важелі управління, що допомагають навести порядок у віртуальному поштовій скриньці.
Оптимізація роботи з email
Для полегшення роботи з потоком вхідних листів існує сервіс фільтрації.
Він дозволить вам автоматично переміщати листи в зазначені папки або кошик, грунтуючись на задані параметри.
Рекомендуємо скористатися фільтром повідомлень за такими ознаками:
- одержувач
- відправник
- Тема
- містить слова
- Не містить слова
- вкладення
Створюючи правило для фільтрації листів, ви перекладаєте на плечі машини непотрібну рутину. Фільтрація листів по папках полегшує пошук і роботу з вхідними листами.
У вас може виникнути необхідність відправки однакових повідомлень різним одержувачам. За допомогою шаблонів повідомлень, знижуйте витрати часу на відправку однакових листів.
Базові принципи створення шаблонів в різних сервісах практично однакові. Вам необхідно створити нове повідомлення і зберегти його як шаблон.
Деякі сервіси дозволяють створити шаблон готового до відправки повідомлення (зберігається тема, сам лист і вкладені файли).
У більшості сервісів порядок створення правил для фільтрації однаковий (існують невеликі відмінності в оформленні).
У таких сервісах, як: gmail.com, yandex.ru і mail.ru, правило можна створити, зайшовши в настройки. Вибираєте «фільтри», або «правила обробки листів», і заповнюєте відповідну форму. Скористайтеся критерієм відбору листів і дій, які необхідно вжити.