Як прошивати документи в 2019 році - ниткою, в 3 дірки, степлером, для податкової, на вимогу,
На будь-якому підприємстві прийнято видавати документи і містити величезну кількість паперів, які пов'язані з здійснюваної діяльністю. Всі ці документи потребують суворої систематизації, інакше всі документи переплутаються, і на підприємстві настане плутанина.
Зазвичай кадрові фахівці зшивають документи, щоб листи точно не втратили, і документ був єдиним цілим. Варіантів прошивки документів є багато, а також існує певний порядок прошивки, який обов'язково повинен знати кожен діловод.
Як прошивати документи правильно, що для цього буде потрібно і чим потрібно керуватися при цьому? Розглянемо ці питання нижче.
підлягають прошивці
Далеко не всі документи повинні підлягати прошивці, і з цієї причини дуже важливо зрозуміти, які саме з них підійдуть для такої процедури. Зрозуміло, що документ, який складається з одного аркуша, не підлягає прошивці.
В цілому, кадрові фахівці повинні займатися зшивкою наступних документів:
- Штатний розклад.
- Накази для загального складу.
- Накази для особового складу.
Що стосується бухгалтерських служб, то їх співробітники повинні зшивати:
- Накладні.
- Авансові звіти.
- Подорожні листи.
- Рахунки-фактури.
- Акти виконаних робіт.
- Касові книги.
- Відомості про зарплату.
- Оборотні відомості.
Також інформація про зшиванні нитками потрібно і в тих ситуаціях, коли співробітникам доводиться працювати з копіями документів, прийнятих від юридичних осіб.
Іншими словами, дана процедура стосуватиметься документів для майже всіх структурних підрозділів організацій, і при цьому різниця в проведенні даного процесу буде полягати тільки в способі його виконання.
Законодавство
Варто зазначити, що єдиного стандарту по зшивання документів на підприємствах на даний момент немає. Незважаючи на це, ряд регламентуючих документів все ж є, і саме їх положень варто дотримуватися при прошивці документів.
До них потрібно віднести:
Правила прошивки документів
На даний момент для уповноважених співробітників є кілька варіантів для прошивання документів. Кожен з них має на увазі схожу стратегію зшивання, але різні підходи. Розглянемо їх більш детально, визначимо ключові особливості прошивки документів.
Даний спосіб прошивання є найпростішим. Його можуть застосовувати зазвичай до тих документів, які не представляють особливої важливості для керівництва та підприємства в цілому. Але навіть в такій ситуації у деяких співробітників кадрової системи можуть з'явитися питання на тему його зшивання.
Варто дотримуватися такої схеми:
- Перед початком необхідно зробити діркопробивачем дві дірки. Варто пам'ятати, що документ також легко пробивається і звичайної голкою, однак, потрібно бути максимально акуратним, щоб не зіпсувати папір.
- Після цього потрібно взяти голку з ниткою, потім пропустити відразу в два отвори. Пропускати необхідно так, щоб кінці вийшли зі зворотного боку.
- Потім потрібно зв'язати кінці нитки, після чого наклеїти на них прямокутний маленький листок, який заздалегідь варто вирізати зі спеціального паперу. Цей листок повинен добре приховати сам вузол, але в цей же час не приховувати його повністю.
Важливо пам'ятати, що в ситуації, коли документ буде зберігатися більше 10 років, то прямокутник краще зробити з папірусу.
На цьому прямокутнику потрібно вказати, скільки листів міститься в документі, дані фахівця, який займався запевненням документа.
Важливо розуміти, що перед початком процедури зшивання, папір також необхідно проколоти, і тут потрібно просто розрахувати відстань для трьох дірок.
Після проколів потрібно всунути нитку в середню дірку. При цьому потрібно залишити шматок нитки з тильного боку довжиною не менше 7 см.
Після цього з лицьового боку паперу потрібно протикати верхній отвір і просовувати нитку з голкою знизу в прокол. Потім нитку знову потрібно направити в середину листа, щоб вона знову з'явилася з тильного боку.
Потім можна спокійно відрізати нитку, при цьому не забувши залишити 7 см, щоб зв'язати з наявним залишком.
Не варто забувати і про наклеюванні на вузлик прямокутника з необхідною інформацією.
Співробітникам кадрової служби буде корисно знати, що замість голки можна використовувати шило. Ідеальним засобом для прошивання будуть капронові нитки або шпагат.
Якщо кадровий фахівець знає, як прошивати в три дірки, то з таким способом у нього також не виникне проблем. Схема майже така ж. Тут відразу потрібно врахувати, що відстань між отворами ні в якому разі не буде перевищувати 1,5 см.
Процедура зшивання починається від другого отвори зверху, причому початок береться зі зворотного боку аркуша. Потім нитка повинна виводитися через саме верхнє отвір і знову потрібно пропустити її через другу дірку зверху.
За таким же алгоритмом нитка потім заводять в третє і останнє отвори (з тильних сторін).
По завершенні процедури голка повинна бути протягнута з лицьового боку в дірку № 3 і потім бути пов'язаною в вузлик. І на завершення процесу, зверху повинен бути наклеєний прямокутник.
Даний спосіб є найскладнішим і в той же час самим надійним. Зазвичай використовується працівниками бухгалтерських служб, оскільки саме в ній документи бувають самими важкими і об'ємними. Отвори розосереджуються по краю листа з кроком в 5 см.
Після проведення сортування листів, потрібно їх акуратно скласти в стопку і виконати отвори за допомогою дриля спеціального преса.
Після того, як отвори будуть зроблені, залишиться тільки прошити всю стопку.
Робити це потрібно відповідно до наступного алгоритму:
- Пропустити голку з ниткою в центральний отвір, залишивши хвіст довжиною 10 см.
- Протягнути голку у другий отвір зверху і вивести зі зворотного боку.
- Згідно типу «змійки» голку вивести через верхній отвір, щоб вона виявилася з лицьового боку, провести вниз в верхнє другий отвір.
- Потім потрібно, притримуючи нитку біля центрального отвору, просунути голку з боку тилу і вивести на лицьову, щоб просунути в друге отвір знизу.
- Знову по типу «змійки» просунути голку в крайнє знизу отвір із зворотного боку, і знову відправити в «тил» через другий отвір знизу.
- Утворені два хвостика нитки зв'язати вузлом.
Потім вийшов документ потрібно витягти з преса. Потім зазвичай намічають лінії загину, яка зможе закрити залишки ниток. Щоб загин тримався добре, його можна промазати клеєм. Наклейку на обкладинку можна прикріпити степлером.
Варто відзначити, що зразки для обкладинок можна знайти в будь-якому магазині канцтоварів.
як пронумерувати
Нумерувати листи необхідно арабськими цифрами.
Потрібно враховувати наступні нюанси:
- Ставиться номер в правому верхньому куті.
- Додатки варто нумерувати в загальному порядку.
- При наявності листів потрібно спочатку нумерувати конверт, після чого інші листи.
- Тома справи нумеруються окремо.
- При наявності склеювань потрібно нумерувати їх відповідно до загального порядку.
оформлення обкладинки
Дана частина документа видається в наступних форматах:
- Стандартними. 22,9х32,4 см розмір, потрібні для зшивання аркушів А4.
- Нестандартними. Розміри формуються відповідно до формату використовуваної для документів паперу.
- Для тривалого зберігання. Робляться в довільному форматі, виготовляються з картону з підвищеною твердістю.
На обкладинці повинна відображатися наступна інформація:
- Назва підприємства.
- Назва підрозділу.
- Індекс.
- Заголовок.
- Термін зберігання.
- Номер тому.
- Дата виготовлення прошивки.
- Кількість листків.
Вся інформація на вимогу вищих інстанцій, повинна бути і в опису.
Засвідчення зшитою документації
Даний етап є останнім перед тим, як перевірити документ, а також для здачі на зберігання. Якщо процедура виконується неправильно, у фахівця можуть з'явитися неприємні проблеми. Важливо розуміти, що процес засвідчення співробітник повинен знати відмінно. Тому, на підприємстві повинен бути уповноважений співробітник для цього.
Хто має право
Завіряти документи може керівник підприємства, а також строго уповноважений ним упорядник. Для цього даним особам потрібно ставити підпис, при цьому як на аркуші документа, так і на стікері.
Важливо розуміти, що при підписанні документа, управлінець бере відповідальність на себе за відомості, що містяться в ньому, або призначає відповідальність для співробітника, уповноваженого за ведення даної діяльності.
Для запевнення обов'язково варто підготувати спеціальний стікер - приблизно 5х6 см. Обов'язково повинна прописана на ньому інформація:
- Кількість листків.
- Особливості вкладених документів.
- ПІБ фахівця, що займається прошивкою.
Стікером фіксується вузол останнього листа, потім потрібно ставити печатку компанії.
Виправлення помилок
Найголовніша вимога, яке при діловодстві застосовується до всіх документів - збереження їх недоторканності. При допущенні будь-якого роду неточності, потрібно її моментально виправити. Наприклад, якщо в основному справі відсутній один лист від документа, то потрібно підшити його у вигляді окремого тому, або ж розбирати справу і зайнятися перепрошивкой.
Якщо були допущені помилки при нумерування аркушів, то можна використовувати літерну нумерацію. При допущенні більш серйозних помилок нумерації доведеться переробляти справу заново.