Як прийняти делегацію
Співпраця з зарубіжними партнерами вже стало нормою для українських підприємств. Тому обмін делегаціями, що є частиною робочого процесу, - теж досить буденне явище. Але якщо ви приймаєте на підприємстві своїх зарубіжних або українських партнерів вперше, слід врахувати кілька нюансів, щоб вони не перешкодили встановленню ділових контактів і не зіпсували враження від зустрічі.
Інструкція
Запрошення про зустріч слід послати якомога раніше, навіть якщо попередня домовленість про неї була досягнута. Це - знак того, що ви високо цінуєте час своїх партнерів і поважаєте їх зайнятість.
Коли підтвердження буде отримано, уточніть кількість членів прибуває до вас делегації. Краще, якщо вам передадуть список гостей із зазначенням посади та своїх підшефних напрямків. Склад своєї делегації підберіть відповідно до цього списком, за кількістю вона повинна бути приблизно такою ж, як і делегація гостей. Обговоріть з гостями, якою мовою вони вважають за краще спілкуватися і подбайте про перекладача для себе, навіть якщо гості збираються приїхати зі своїм перекладачем.
Дізнайтеся про зону відповідальності і компетенції кожного вашого гостя. Іноземні партнери, як правило, дуже строго дотримуються службову субординацію, тому вам необхідно мати чітке уявлення, які питання уповноважений обговорювати те чи інше гість.
Підготуйте і узгодьте список питань, які вам потрібно буде обговорити. Зберіть всі матеріали і документи, які можуть знадобитися. Необхідно вирішити, які документи будуть підписуватися за результатами переговорів, і обговоріть, в якому режимі вони будуть проводитися: тривалість, перерви.
Підберіть зручне приміщення з урахуванням кількості присутніх на зустрічі. У кожного з них має бути місце, де він може з комфортом розміститися, адже між перервами доведеться сидіти по кілька годин. Подбайте про те, щоб під час зустрічі подали чай, кава, печиво, а на столах стояли стакани і мінеральна вода. Якщо ніхто не буде проти, не забудьте поставити попільнички.
Не слід змушувати гостей шукати вас, коли вони під'їдуть на місце зустрічі. У вестибюлі будівлі їх обов'язково повинен хтось зустріти і проводити в приміщення, де будуть вестися переговори.