Як підібрати хорошого секретаря
Хороший секретар подвоює ефективність свого шефа.
Поганий секретар зменшує її наполовину.
Секретар (вірніше, секретарка), безумовно, є обличчям фірми. Ніхто не сперечається з тим, що жінка, яка займає цю посаду, повинна бути, принаймні, симпатичною, а краще - мати зовнішністю фотомоделі. Біда в тому, що керівники, більшість з яких - чоловіки, часто підбирають собі помічниць саме по «статевою» ознакою, оцінюючи в першу чергу довжину ніг і чистоту очей потенційних претенденток. Проблеми починаються після, коли настають трудові будні.
Для того щоб зрозуміти, чого слід побоюватися, наймаючи на посаду секретаря чергову миловидну дівчину, керівнику слід знати, з якими типажами він ризикує зіткнутися і чим небезпечний кожен з них.
«Секретарка-Дурочка»
Ви легко впізнаєте її по широко розкритим очам і наївному погляду. Вона надзвичайно мила і жіночна, її наївність і щирість підкуповують, а та безпосередність, з якою вона на першій же співбесіді повідомила вам, що «якщо вона не отримає цю роботу, то неодмінно впаде в депресію», просто обеззброює. Після десяти хвилин розмови з нею у вас виникне непереборне бажання чимось їй допомогти, втішити і обігріти цього милого дитини. Звичайно ж, питання про наймання на роботу буде вирішене негайно. Що ж буде далі? Незалежно від того, якими професійними якостями володіє «дурочка» (вона може мати вищу філологічну освіту і знати п'ять іноземних мов), будьте готові до того, що якщо не всю, то більшу частину її роботи будете робити ви самі, інші співробітники або робота просто залишиться невиконаним. У той час як ви будете в поті чола готуватися до зборів акціонерів і судорожно додруковувати звіт, ваша секретарка буде сидіти в сусідньому відділі і розповідати чергову жертву про тяготи свого життя. Не сумнівайтеся - вона подружиться не тільки з усією чоловічою частиною колективу, а й з жіночої. Для слабкої половини людства у неї запасені свої «прийоми»: вона як ніхто інший зможе підтримати їхню розмову про те, що «все мужики - сволочі» і що «в цьому шаленому світі все лягає на плечі бідних жінок». І навіть якщо на її власних плечах лежатиме вантаж вагою з пір'їнка, вона зуміє зробити так, що цього ніхто не помітить. І спробуйте потім її звільнити! Зарекомендуєте страшним егоїстом і безсердечним тираном.
«Секретарка-Друга мама»
Вас напевно вразять її грунтовність, освіченість і готовність з легкістю вирішити будь-яку організаційну проблему. З перших же днів роботи «друга мама» візьме на себе функції вашої годувальниці, костюмера і опікунки. Пройде зовсім небагато часу, і ви звикнете, що будь-які питання - від вибору підходящого краватки до вашої нової сорочці до підготовки детального меню до святкового банкету - вирішуються самі собою. І, звичайно ж, в цьому заслуга «другої мами».
Якщо при черговому зауваженні «другої мами», що «та дівчина, яку ви вчора підвозили до будинку, виглядає як дешева актріску», ви спробуєте збунтуватися, вас неминуче спіткає покарання. Коли в черговий раз, дотримуючись звичного укладу, ви попросите секретарку підібрати костюм для завтрашнього банкета, ви ризикуєте почути: «Це не входить в мої професійні обов'язки».
«Секретарка-Охотница»
З першої ж секунди її появи у вашому кабінеті ви не могли відвести від неї очей. Здавалося, вона тільки що зійшла з обкладинки модного журналу. Навіть якщо від природи «мисливиця» і не наділена формами Афродіти, вміло підібрані костюм, косметика і зачіска зроблять все, щоб жоден чоловік не зміг опиратися її чарам. Безумовно, з точки зору презентабельності і естетичної сторони справи, ваша фірма завжди буде «на рівні». Клієнти і партнери залишаться задоволені тим, що на reception їх зустрічає настільки приваблива молода особа з захоплюючим грайливим поглядом. Будете задоволені і ви - адже ваша секретарка втілює в собі всі якості ідеальної жінки: стежить за собою, завжди добре виглядає, підтягнута і бадьора. Здається, що у неї ніколи не буває ніяких проблем, зате вона в будь-який час готова вислухати ваші скарги на пробки на дорогах, погану погоду і головний біль. «Мисливець» ніколи не дозволить собі перечити начальнику, вона буде виконавча і слухняна, як дитина.
Однак тільки дуже наївний чоловік може повірити в те, що секретарка поводиться настільки «ідеальним» чином «не користі ради», а виключно «користі для». Найчастіше «мисливця» - жінки з великими амбіціями, але їх честолюбні плани поширюються зовсім не на кар'єру: справжнє своє призначення вони бачать в тому, щоб стати супутницею відбувся, багатого чоловіка. Заради досягнення цієї мети вони готові на все, в тому числі і на тривалі театралізовані вистави. Якщо зміни в сімейному положенні не входять у ваші плани, краще візьміть собі в секретарки заміжню жінку.
«Секретарка-Амазонка»
Ця дівчина підкорить вас своїм непересічним розумом, широтою поглядів і чіткістю мови. У неї є власна думка з будь-якого питання, вона готова аргументовано відстоювати свою точку зору, з нею можна спілкуватися абсолютно на рівних. Якщо ви шукаєте партнера для дискусій, то така особа ідеально вам підходить. Але як секретарки вона може виявитися дуже небезпечною. «Амазонка» досить розумна, щоб на перших порах не демонструвати, які цілі вона переслідує і як вона насправді ставиться до «цим тваринам-чоловікам». Вона буде старанна, стримана і акуратна. Поступово, коли їй вдасться приспати вашу увагу, коли ви звикнете довіряти її оцінками і прислухатися до її порад, вона виявить свою справжню сутність. Робота секретарем для неї - тільки перша сходинка на шляху до високих посад і великих справ. «Амазонка» спить і бачить себе в ролі лідера, керівника, так як вважає, що вона більш гідна цього, оскільки добилася всього своїми силами - на відміну від чоловіків, яким суспільство все підносить «на тарілочці» з самого народження. Не виключено, що їй вдасться налаштувати проти вас більшість жінок, що працюють під вашим керівництвом.
І навіть якщо їй не під силу серйозно зіпсувати вам репутацію, то на довгу та продуктивну співпрацю з такою секретаркою розраховувати не варто. Якщо незабаром їй не трапиться нагода піднятися на сходинку вище у вашій компанії, вона, не замислюючись, підшукає собі іншу «жертву».
Навіть цього короткого переліку небезпечних типажів досить, щоб оцінити, скільки підводних каменів очікує керівника в такому, здавалося б, простій справі, як вибір секретаря. Уникнути можливих помилок і при цьому істотно заощадити час допоможуть декілька нескладних рекомендацій.
Довірте першу частину бесіди з здобувачка вашому менеджеру з підбору персоналу. Краще, якщо це буде жінка: їй легше «розкусити» справжні наміри потенційної секретарки. В результаті у вас буде, принаймні, дві точки зору на одну людину. Те, що можете пропустити ви, помітить ваш менеджер.
Питання, які ви збираєтеся поставити претендентки в ході інтерв'ю, повинні бути нестандартними. Навряд чи вам вдасться зловити дівчину на звичайних питаннях. Швидше за все, у неї вже запасені готові красиві відповіді: про мистецтво проходження співбесіди зараз говорять і пишуть всюди. Поцікавтеся, яким квітам вона віддає перевагу, як вона ставиться до тварин, чи подобаються їй фільми Рязанова. Це дозволить вам дізнатися, наскільки розумна і кмітлива ваша потенційна секретарка. Крім того, деякі дрібні подробиці часом характеризують людину краще, ніж наявність у нього вищої освіти, рекомендаційних листів і т.д.
Спробуйте підібрати секретаря через кадрове агентство або школу секретарів. Цей спосіб, мабуть, самий надійний і розумний. Серйозні агентства здатні виконати замовлення дуже швидко і якісно: їх бази даних набагато більше і краще тієї, яку ви зможете скласти самостійно, витративши при цьому масу зусиль на обробку надісланих в офіс резюме. У кадровому агентстві потенційний кандидат неодмінно зустрічається з психологом, який в ході невимушеної бесіди з'ясовує достеменні наміри здобувача. Дівчата, яких направлять до вас менеджери кадрового агентства, напевно вже будуть володіти певним набором професійних і особистих якостей, необхідних для роботи на посаді секретаря. До того ж «початкові» вимоги до здобувачкам можуть бути якими завгодно, аж до самих екзотичних. Наприклад, ваша фірма займається продажем турів в країни Африки. Ви впевнені в тому, що, якщо вашій секретаркою буде чарівна мулатка, від бажаючих купити путівку просто не буде відбою? Підібрати дослідну, освічену, грамотну і порядну секретарку з настільки екзотичної зовнішністю самостійно - завдання не одного тижня. Набагато легше вирішити її, звернувшись за допомогою в кадрове агентство. До подібного вимогу там поставляться просто як до одного з додаткових умов: у досвідчених менеджерів рішення цього завдання особливих труднощів не викличе.
Секретаря можна підібрати і в одній зі спеціальних шкіл, що пропонують коротко- і середньострокові курси. Правда, їх випускниці - в основному молоді дівчата з невеликим досвідом роботи. Перш ніж приступити до вибору підходящої кандидатури, поцікавтеся, які терміни і програма навчання в різних школах. Деякі з них роблять ставку на вивчення іноземних мов, інші - на комп'ютерну грамотність, а треті найбільше уваги приділяють навчанню майбутніх секретарів хорошим манерам.