Freshdoc ах, шкода дуелі заборонили! Як правильно відповісти на претензію

Пройшли ті славні часи, коли чимось незадоволений чоловік міг просто вдарити винуватця невдоволення дубиною по голові або викликати на дуель. Зараз такі радикальні заходи не в пошані - в сучасному світі прийнято вирішувати проблеми за допомогою спілкування, дипломатії і судів. При цьому будь-які домовленості бажано документувати, щоб потім не виникли проблеми з доказовою базою. І вже якщо ви закопали сокиру війни, відклали дубину і порахували до десяти, можна подумати про складання претензії - сучасного, гуманного і законного інструменту для висловлення невдоволення. Але що робити, якщо претензія спрямована саме вам? Експерти Конструктора документів FreshDoc.ru розкажуть, що робити, якщо прийшло заповітне лист, а дубина зарита занадто глибоко.

Претензії можуть похвалитися таким же розмаїттям, як і сімейство комах - їх дуже багато. Але все ж претензії об'єднує те, що це листи, в яких висловлено невдоволення контрагентів з приводу будь-яких невиконаних зобов'язань. Або виконаних, але далеко не так, як замишлялося (або як люблять говорити юристи, неналежним чином).

Власне, всі претензії націлені на виправлення існуючої ситуації та отримання того результату, який спочатку очікувався від іншої сторони. Проте, в претензійному листі можна вимагати вибачення або навіть грошову компенсацію.

Що робити, якщо отримав претензію ...

У обґрунтованої претензії вам вказують на недоліки і помилки, які допущені в роботі чи послузі, яку ви надали. У відповіді на таку претензію необхідно визнати свої помилки, принести вибачення і показати, що з вами можна співпрацювати далі. Загалом, максимально позначити свою адекватність і зацікавленість у виправленні недоліків.

Отже, відповідь на обґрунтовану претензію повинен містити:

Згода з описаної в претензії проблемою.

Оцінку ситуації, в якій ви готові встати на сторону потерпілої сторони.

Припущення про причини виникнення проблеми.

Варіанти вирішення конфлікту. Бажано кілька. Якщо щось не вдасться виправити протягом зазначеного в претензії терміну (ну насправді, звідки взяти нове золоте руно за тиждень?), То запропонувати свій термін, вказавши причину, по якій неможливо дотримуватися позначених в претензії термінів.

Позначення наміри залишитися в партнерських відносинах.

Ваші жалю, що ситуація не задовольняє іншу сторону.

Вашу позицію, аргументи, статистику, документи.

Ваше бажання продовжувати співпрацю. Якщо це можливо, то подякуйте за повідомлення про нестачі, несправності, пообіцяйте надалі надавати чіткішу інформацію про ціну, як і т. П.

Запропонуйте варіант виходу із ситуації. Ваша пропозиція має містити компроміс, деякі поступки, (навіть якщо ви не готові визнати свою провину). Це дозволить уникнути конфлікту.

Якщо попало отримати досудову претензію, то не зайвим буде попросити додатковий час. До речі, відповідь на таку претензію потрібно обов'язково відправити в термін. Адже якщо укладач претензії не отримає відповідь у визначений ним строк, то він має право звернутися до суду, а там обмежитися вибаченням буде набагато складніше.

Претензії також бувають і неконструктивними, відверто агресивними. Якщо ви впевнені у своїй правоті не тільки з життєвої точки зору, але з юридичної, то у відповіді на таку претензію можна навіть не вибачатися. Але якщо збереження відносин з незадоволеним клієнтом важливі, то не слід наполягати на незаконності вимог. Розумніше буде запропонувати компроміс. Тактовно зверніть увагу, що побажання клієнта виходять за рамки ваших можливостей, але в усьому іншому ви готові продовжити співпрацювати.

Також дуже бажано домогтися від клієнта визнання того, що конфлікт вичерпаний. Наприклад, в кінці відповіді на претензію попросити письмово відповісти, що ваше гарантійний лист про оплату будівництва Зірки смерті з невеликим запізненням прийнято стороною.

Пам'ятайте, ввічливість не тільки міста бере, а й допомагає зберегти прекрасні партнерські відносини. А Конструктор документів FreshDoc.ru завжди готовий допомогти з грамотним оформленням документів.