Екологічний підхід в бізнесі
Журнал про системах електронного документообігу (СЕД)
Цей матеріал підготовлений на основі даних компанії PFU Fujitsu.
Будь-яка компанія - незалежно від її розміру - може зробити свій внесок у вирішення світових екологічних проблем. Все, що для цього потрібно, - це грамотні і відповідальні бізнес-рішення! Відмова від паперових носіїв - це відмінна можливість заощадити і допомогти захистити навколишнє середовище.
Це не так складно, як здається!
«Безпаперові» бізнес-процеси - це можливість заощадити, прискорити ведення бізнесу і забезпечити відповідність нормативним вимогам. Іншими словами, скорочення використання паперу - це як одне з тих мудрих бізнес-рішень, яких світ чекає від бізнесу сьогодні.
Папір завжди відігравала важливу роль у нашому повсякденному житті. Не дивно, що і бізнес до останнього часу не міг обійтися без неї. Архівні записи, картотеки, юридична та нормативна документація, - всі ці документи традиційно зберігалися в паперовому вигляді. Багато ключових бізнес-процеси «запускаються» паперовими документами і призводять до створення все нових і нових кип паперів. Для багатьох компаній концепція «офісу без паперу» до сих пір залишається, так би мовити, на папері.
Споживання паперу - коротка статистика
# 9632; Кожен офісний працівник використовує в середньому до 10 000 аркушів паперу в рік (Xerox)
# 9632; 45% документів відправляються в кошик протягом 24 годин після створення (Xerox)
# 9632; Основними споживачами папери в розрахунку на одну людину є США і країни
Західної Європи (Environmental Paper Network)
# 9632; Найбільше зростання споживання паперу спостерігається в Китаї; в інших регіонах світу
# 9632; У 62% організацій споживання паперу залишається на колишньому рівні або зростає (AHM
Для того щоб краще усвідомити значення відмови від паперових носіїв, необхідно
зрозуміти рівень витрат на папір в компаніях.
# 9632; В середньому один документ копіюється 19 разів, включаючи фотокопії і роздруківки (AIIM /
Coopers Lybrand)
# 9632; На те, щоб заповнити стандартне сховище для документів з чотирма відділеннями, потрібно близько 20 000 €; витрати на підтримку архіву становить 1600 € на рік (futurelawoffce.com)
# 9632; Вартість відправки паперового документа становить 16 €
# 9632; Витрати на пошук неправильно відправленого документа складають 98 €
# 9632; Витрати на повторне створення загубленого документа складають 204 € (Inc. Magazine)
# 9632; До 20% документів у компаніях друкуються неправильно (ARMA International)
Факти про папері
Чи знаєте ви, що…
# 9632; З одного дерева виходить 12 500 аркушів паперу. Таким чином, зменшення споживання паперу на 12 500 аркушів, дозволяє врятувати одне дерево (AIIM / Techsoup).
# 9632; Для виробництва щорічного світового обсягу паперової продукції потрібно 768 млн дерев (conservatree.com).
# 9632; Середньостатистичний офіс створює 350 фунтів / 160 кг паперових відходів на кожного співробітника в рік (Natural Defense Council).
# 9632; Персональний сканер, який використовується в ділових цілях, сканує від 12 500 до 62 500 сторінок на рік (50-250 сторінок в день протягом приблизно 250 робочих днів) - це паперові документи, що не фотокопір, а переводяться в цифровий формат.
Хоча повний перехід до безпаперового документообігу для багатьох компаній може бути недосяжною метою, будь-яка організація може зробити два простих кроки в цьому напрямку. По-перше, уникайте друкувати інформацію, яка спочатку була створена в цифровому вигляді, в тому числі вміст веб-сторінок, електронні листи і документи.
За даними Cap Venture, «80% інформації як і раніше знаходиться на папері, хоча 80% документів, з якими ми працюємо, вже є на комп'ютерах».
Другий крок - скорочення обсягів паперу, використовуваної в електронних процесах. Document Imaging, ключовий компонент Enterprise Content Management (ECM), перетворює паперові документи в цифрові, забезпечуючи зберігання, управління і поширення тільки однієї копії без друку, копіювання і фізичної доставки одержувачу. Document Imaging - це сукупність апаратних і програмних засобів, що дозволяють трансформувати паперові документи в повністю готовий до використання контент.
Технології сканування в зображення і сканування в процес допомагають підтримати бізнес-операції, що вимагають надійного документування. Вони пропонують масу переваг з точки зору захисту навколишнього середовища і економічності. Ці заходи - зменшення обсягів надлишкової друку і економія паперу в рамках бізнес-процесів - здатні допомогти компаніям в конкурентній боротьбі.
Зменшення потреби в папері може принести користь і бізнесу, і навколишньому середовищу. Організації отримують серйозні економічні переваги завдяки зниженню витрат, зростанню продуктивності, оптимізації бізнес-процесів, підвищення ефективності спільної роботи і комунікацій. Більш доступний і безпечний контент, зменшення необхідності в зберіганні паперів, скорочення витрат на кур'єрські послуги, відповідність нормативним вимогам і високий моральний дух співробітників, - ось далеко не повний перелік переваг, які може дати проста відмова від паперу.
окупність інвестицій
# 9632; Витрати на друк - обладнання, технічна підтримка та витратні матеріали
(Приблизно 14 € на 1000 аркушів)
# 9632; Поширення - конверти, поштові та кур'єрські послуги (примітка: рішення Document Imaging часто окупають себе самі завдяки скороченню витрат на кур'єрську службу, а також допомагають скоротити викиди вуглекислого газу при транспортуванні)
• В офісі - офісний простір, електроенергія для освітлення та контролю температури, шафи, ящики для зберігання та витратні матеріали
• Поза офісу - офісний простір, електроенергія, витратні матеріали та транспортування в офіс і з нього
# 9632; Утилізація - подрібнення паперу і її вивезення
Довідкові матеріали та інтернет-ресурси
При проведенні дослідження і створення цього документа використовувалися наступні матеріали і веб-сайти:
# 9632; Деніел Сітарс: Greening Your Business
# 9632; Natural Defense Council