Документообіг коса риска перед підписом
У діловому документообігу поширена практика, коли над підписом ставиться риса. Це буває в тих випадках, коли документ підписувати не уповноважений на це за установчими документами, або дані якого вказані в реквізитах.
У цих випадках перед підписом ставиться коса риска. Ця риса вказує на те, що підпис поставлена, наприклад, заступник. Чи достатньо цієї «косою риси» для того, щоб документ мав юридичну силу? І як взагалі правильно оформляти документи, коли їх підписує заступник.
З історії питання.
Така традиція з косою рисою перед підписом існує вже давно і знаходиться, як би, поза рамками правового регулювання. У 1988 році Головархівом СРСР з цього питання було визначено, що якщо посадова особа відсутня, а потрібно його підпис на документ, то ці зобов'язання може на себе взяти заступник. При цьому повинна бути вказана фактична посада особи, яка ставить підпис. Повинна в обов'язковому порядку бути присутнім розшифровка Прізвища, Імені та Вітчизни підписує цей документ. Виправлення можливо вносити чорнилом або машинописним набором тексту з розшифровкою або уточненням займаної посади: «в.о. зам ». Виключені варіанти з використанням прийменника «за» або з проставленням косої риски перед найменуванням посади підписує (наказ від 25.05.88 № 33).
Тому відповідно до діючих правил діловодства заступнику необхідно поставити свій підпис і зробити її розшифровку, якщо він візує документ замість генерального директора.
Але як бути, якщо в бухгалтерію надійде договір, який з боку контрагента підписаний з косою рисою?
Як же бути, якщо вона вже є в документі?
Сама по собі коса риска не позбавить договір сили. Але якщо не будуть вказані прізвище та посаду особи, який його підписав, суд може вирішити, що це невстановлена особа (постанова Федерального арбітражного суду Московського округу від 15.07.02 № КГ-А40 / 4377-02). Контрагенти можуть відмовитися виконувати зобов'язання за такою угодою, її можуть не визнати і податківці. Це особливо неприємно якщо мова йде про договір, за яким компанія збирається врахувати витрати для цілей оподаткування прибутку і застосувати відрахування по ПДВ.
Якщо ви отримали договір з «косою рисою» від контрагентів, то необхідно попросити партнерів підтвердити повноваження особи, яка поставила візу. В якості підтвердження підійде довіреність або, наприклад, розпорядчий документ про призначення особи виконуючим обов'язки керівника. Доцільно запропонувати партнерам все ж оформити операцію з діючими правилами. А саме: вписати в договір прізвище і посада особи, яка підписала договір, і посилання на реквізити документа, яким особа вважається уповноваженою на здійснення угоди. Найкраще, якщо до договору буде додана копія такого документа.
Те ж питання в рахунках-фактурах.
І ще один з найбільш порушених питань з оформлення документів - це підпис керівника на рахунку-фактурі (п.6 ст.169 НК РФ).
Як же бути, якщо до Вас надходить рахунок-фактура, в якій згаданим в самому початку способом стоїть підпис керівника з косою рисою перед підписом? У відділі непрямих податків департаменту податкової і митно-тарифної політікіУкаіни вважають, така коса риска не зможе бути перешкодою і призведе до відмови у видачі ПДВ.
Так само необхідно перевірити на відповідність вимогам податкового законодавства інших умов, які відносяться до оформлення підпису. П.6 статті 186 Податкового Кодексу Укаїни йдеться, що підписувати рахунок-фактуру має право будь-яка уповноважена особа. Тому взагалі не має сенсу ставити підпис з використанням горезвісної косою рисою. Досить повноваження передати наказом по організації або за допомогою довіреності від імені організації.
Стандартами реквізитів самого бланка передбачено, що підпис на ньому може ставити керівник. Однак, Мініфін роз'яснив, що в разі, якщо підпис ставить не керівник, то вказувати його посада не обов'язково. Досить того факту, що був наказ по організації і в ньому зафіксована передача даних повноважень. Але розшифровка підпису в цьому випадку, як Ви розумієте, необхідна (лист МінфінаУкаіни від 16.06.04 № 03-03-11 / 97). Але і якщо буде вказана посада підписує, так само не буде вважатися помилкою для документа (лист ФНСУкаіни від 20.05.05 № 03-1-03 / 838/8).