Документальне підтвердження представницьких витрат

Попередня ◈ Наступна

Податковий кодекс України не встановлює конкретного переліку документів, що підтверджують здійснення витрат на представницькі заходи. Однак вимоги до складу та змісту таких документів можна знайти в роз'ясненнях контролюючих органів.

Пакет документів

Пакет повинен складатися з документів, які умовно можна розділити на два види:

  • попередні документи;
  • підсумкові документи.

попередні документи

Оформлення попередніх документів передує проведенню представницького заходу. Такими документами є організаційно-розпорядчі документи, затверджені першим керівником організації або іншим уповноваженим ним особою. До них відносяться накази і розпорядження про проведення кожного конкретного представницького заходу, що містять:

  • мета проведення заходу;
  • план заходу з зазначенням місця і термінів його проведення;
  • бюджет заходу;
  • деталізовану кошторис витрат;
  • список офіційних осіб організації, які беруть участь в представницькому заході;
  • список запрошених осіб;
  • порядок видачі грошових коштів на представницькі витрати під звіт;
  • перелік і терміни подання до бухгалтерії підтверджуючих документів;
  • посадових осіб, відповідальних за проведення заходу, збір і надання документів.

підсумкові документи

Підсумкові документи підтверджують факт проведення представницького заходу. Такими документами можуть бути:

  • протокол переговорів із зазначенням обговорених питань та досягнутих домовленостей;
  • звіт про проведення заходу з зазначенням дати і місця його проведення, програмою заходів, склад учасників запрошеної і приймаючої сторони.
  • акт про здійснення представницьких витрат із зазначенням як загальної суми, так і більш конкретної інформації про витрачені грошові кошти, з додатком документів, що підтверджують факт витрати;

Документи, що підтверджують фактичні витрати

Власне представницькі витрати можуть бути підтверджені авансовим звітом з додатком наступних документів:

  • рахунками організацій громадського харчування;
  • чеками ККМ;
  • договорами на надання транспортних послуг і (або) надання послуг перекладача, актами виконаних робіт, рахунками-фактурами і платіжними документами, складеними в рамках договорів;
  • товарними чеками, накладними;
  • іншими документами.

Вимоги до оформлення первинних облікових документів

З метою виключення можливих суперечок з податковою інспекцією на предмет обґрунтованості представницьких витрат платника податків потрібно мати як попередні, так і підсумкові документи. При цьому особливу увагу слід приділити порядку оформлення первинних облікових документів.

Слід не забувати, що первинні облікові документи повинні бути складені за формою, затвердженою керівником, з урахуванням положень ст. 9 Федерального закону N 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік».

Вирішення спорів в суді

Але якщо первинні документи оформлені належним чином, то факт відсутності інших документів суди, як правило, не беруть до уваги і вирішують спір на користь платника податків.

Є випадки, коли податкові органи вважають представницькі витрати необгрунтованими, якщо переговори не дали зафіксованого позитивного результату (наприклад, за їх підсумками не було укладено договорів). Однак в суперечках з цього питання арбітражні суди, як правило, стають на бік платника податків.

  • на транспортне обслуговування учасників переговорів - 3000 руб .;
  • на ділові сніданки, обіди, вечері для учасників переговорів - 5500 руб .;
  • на послуги перекладачів, які не перебувають в штаті організації - 3000 руб. в тому числі: 1 перекладач для керівника. - 1 500 руб. і 1 перекладач для інших учасників - 1500 руб.

Необхідно визначити, якими документами організація повинна підтвердити представницькі витрати на переговори крім документів первинного обліку.

У зв'язку з цим дії організації можуть бути наступними:

1. Видається наказ про проведення офіційної зустрічі і переговорів, із зазначенням:

  • мети, програми проведення переговорів, кількості запрошених осіб, дати, місця і термінів проведення заходу;
  • списку учасників з боку організації;
  • особи, відповідальної за підготовку кошторису витрат, організацію офіційної зустрічі і переговорів, подання звітності за підсумками заходу;
  • іншої інформації.

Наказ підписується керівником організації. При цьому програма офіційного прийому і переговорів може бути підготовлена ​​окремим документом і не відбиватися в наказі, але повинна бути затверджена генеральним директором ТОВ «Сіріус».

2. Складається кошторис представницьких витрат.

Кошторис становить співробітник, призначений наказом керівника відповідальним за її підготовку. У ній вказуються плановані представницькі заходи та розмір витрат, необхідних для їх забезпечення. Кошторис візується головним бухгалтером і затверджується керівником організації.

Після затвердження кошторису витрат відповідального співробітника видаються грошові під звіт.

3. За підсумками офіційної зустрічі і переговорів складається звіт.

Співробітник, відповідальний за його підготовку, відображає в звіті наступну інформацію про проведений захід:

  • дату, час і місце його проведення;
  • проведені заходи;
  • склад учасників, як співробітників організації, так і запрошених осіб;
  • результати переговорів;
  • величину зроблених витрат;

Звіт про проведення офіційної зустрічі і переговорів узгоджується з головним бухгалтером і затверджується керівником організації.

Попередня ◈ Наступна