Договірні відносини між туристичними фірмами і, готелями - технологія формування
Обсяг продажів номерного фонду в готелях бізнес - класу через турфірми становить в середньому 30 - 40%, а для готелів туристичного класу цей показник знаходиться на рівні 70 - 80%. Однак саме висококласні готелі пропонують турфірмам найбільш гнучкі системи знижок. Груповий тариф, який встановлюється в даний час в готелях, обчислюється від групи в кількості 7 - 10 чоловік для готелів туристичного класу або від кількості номерів (наприклад, 10 номерів) для готелів бізнес - класу. Разніцамежду ціною «rack rates» і груповими тарифами в середньому становить 20%. При заїзді значною за чисельністю групи туристів готелями практикуються чартерні ціни, які на 8 - 10% нижче групового тарифу. [11. С. 59]
Застосування сезонних тарифів, як правило, практикується готелями рівня 4 - 5 зірок. У меншій мірі розрізняються ціни на розміщення в високий і низький сезони в готелях туристичного класу. Висококласні московські готелі, орієнтовані на бізнес-туристів, особливо виділяють тарифи вихідного дня, що діють з п'ятниці по неділю.
Крім того, на отримання пільгових тарифів при розміщенні туристів турфірма також може розраховувати в наступних випадках (якщо така домовленість з готелем досягнута):
- готель надає знижки турфірмі в залежності від прибутку, одержуваної від продажу номерів (наприклад, від 20 000 дол. США - 2% базової ціни, від 40 000 дол. США - 4% і т.д.);
- готель надає турфірмі знижку в залежності від розміру прибуває групи (наприклад, від 12 осіб - 4% базової ціни, від 24 осіб - 6%, від 48 осіб - 8%);
- готель надає турфірмі знижку для розміщення транзитних туристичних груп для короткострокового відпочинку (наприклад, з 0 год до 12 год і з 12 год до 24 год - знижка може становити 50%). [14. С. 97]
Взаємовідносини турфірм з готельними організаціями визначаються в основному трьома документами.
Угода про квоту місць з гарантією заповнення 30 - 80%. По ньому турфірма одержує від готелю певну кількість місць, які вона зобов'язана протягом періоду, обумовленого в контракті, заповнити туристами. При цьому вона гарантує оплату 30 - 80% виділеної квоти місць, навіть якщо вони не будуть використані. Іншу частину квоти фірма має право анулювати у встановлені терміни. За цим договором ціни для турфірми на готельні місця значно нижчі, ніж звичайні тарифи. [12. С. 162]
Угода про квоту місць без гарантії заповнення. Згідно з ним турфірма не бере на себе ніякої гарантії заповнення виділеної їй квоти місць. Тому в разі невикористання місць у встановлені терміни місця анулюються. Турфірма розраховується з готелем в даному випадку за звичайними тарифами.
Угода про поточний бронюванні. Це найбільш типове угоду для турфірм. За договором фірма не отримує від готелю ніякої квоти місць. При зверненні клієнта вона направляє готелю заявку на бронювання і тільки після одержання від неї підтвердження проводить продаж готельних місць. При такому договорі діють звичайні тарифи на готельні місця.
У будь-якому випадку незалежно від використовуваного виду перерахованих вище угод турфірмі слід домовлятися з готелем наступні умови:
- вартість номерів і бронювання;
- тип номерів і їх необхідну кількість;
- графіки заїздів туристів;
- терміни і тривалість разового обслуговування;
- набір входять послуг;
- кількість (пансіон) і форму організації харчування;
- час надання харчування для туристів;
- спеціальні або додаткові умови обслуговування туристів;
- мови, на яких необхідно говорити персоналу;
- терміни підтвердження заїздів туристів (бронювання);
- терміни зняття заїздів без пред'явлення штрафних санкцій;
- штрафні санкції за величиною і термінами відмови;
- знижки на великий заїзд або на постійне завантаження;
- матеріальну відповідальність за недозаезд (кількісний), зрив заїзду, відмова в розміщенні гостей і ін .;
- специфічні питання обслуговування. [15. С. 80]
Готелі та фірми в основному співпрацюють на основі договорів (Додаток 1). Однак в деяких готелях існує практика роботи з турфірмами за листами без укладення договору. У такому листі вказуються реквізити турфірми, список приїжджаючих туристів, дати приїзду і від'їзду, необхідні додаткові послуги, а також обмовляється розмір знижок і комісійних. Рішення про надання знижки в цьому випадку приймає генеральний менеджер готелю, який повідомляє про своє рішення на турфірму.
Договору з турфірмами готелі укладають трьох видів: агентські, комісійні та корпоративні. Предметом агентського та комісійної договорів є надання клієнтам фірми готельного обслуговування відповідно до діючих генеральними тарифами готелю, які є невід'ємною частиною такого договору. З урахуванням планованого обсягу послуг, що замовляються турфірмі надається знижка від базової ціни. У разі невиконання або перевиконання фірмою обумовленого річного обсягу вартості проживання готель збільшує або зменшує розмір знижки за підсумками 11 місяців дії договору, відповідно до системи знижок з цін генеральних тарифів. [16. С. 195]
Готель встановлює різний рівень знижок для турфірм в залежності від того, чи є вона турагентом або туроператором, розміру фірми, її фінансового становища, маркетингової політики, торгової марки і т.д.
Визначаючи ціни для туроператорів, готелі повинні враховувати наступне:
- на противагу турагенту туроператор сам утворює кінцеві продажні ціни як на окремі послуги, так і на турпакс-ти, і тому відносно туроператора готель використовує так звані чисті (net) ціни - ціни, утворені від максимальних цін зі знижкою (без закладеної в них комісії );
- ціна послуг для туроператора (фактично - розмір знижки від максимальної ціни) повинна припускати можливість туроператору утворити для своїх турагентств ціну з відомою агентської комісією;
- ціна послуг для туроператора має дозволяти йому покривати свої витрати на обробку і пересилку бронювань, а також направляти частину коштів на маркетинг і просування турпродукту на ринку;
- кінцева продажна ціна, яка формується туроператором від ціни послуг, що надаються готелем, не повинна бути вище, ніж відповідна продажна ціна, встановлювана самим готелем для роздрібних, корпоративних клієнтів і турагентств. [5. С. 73]
Відповідно до агентського договору готельні послуги оплачуються турфірмою, а обслуговування туристів здійснюється згідно ваучерами. Всі додаткові послуги оплачуються клієнтом через касу і не входять в запланований річний обсяг вартості проживання. Можливий варіант агентського договору між готелем і турфірмою наведено в Додатку 2 (зазначені там ціни носять орієнтовний характер і довідковим матеріалом бути не можуть).
Згідно комісійним договором, готель щомісяця, котрі дають знижку, виплачує турфірмі комісійну винагороду. Розмір комісії відповідає розміру знижки, зазначеної в договорі. Сума комісійної винагороди визначається на підставі актів вивірення, щомісяця надаються фірмою, і після отримання від фірми рахунки перераховується їй протягом обумовленого терміну, при цьому днем платежу вважається дата зарахування сум на рахунок турфірми. В забезпечення свого права продажу ваучерів на індивідуальне готельне обслуговування фірма щомісяця перераховує аванси на рахунок готелю в розмірі місячної квоти, причому перший переклад повинен бути здійснений в обумовлений термін після дати підписання договору. Аванс за наступний місяць фірма перераховує в обумовлений термін з урахуванням залишку коштів фірми на рахунках від попереднього місяця або їх нестачі.
Авансові платежі за розміщення груп, делегацій, учасників різних заходів здійснюються відповідно до умов генеральних тарифів з обов'язковим посиланням на номер договору. Платежі за безготівковою формою оплати виробляються фірмою на розрахунковий рахунок готелю в банку, зазначений в договорі, при цьому датою платежу вважається дата платіжного доручення банку. У разі виникнення розбіжностей у питанні проведеної оплати турфірма надає копії банківських платіжних доручень.
Турфірма несе перед готелем відповідальність за забезпечення позитивного сальдо в розмірі місячної квоти до настання кожного наступного місяця. У разі ненадходження авансів на розрахунковий рахунок готелю в терміни, зафіксовані в договорі, готель має право не приймати ваучери на обслуговування, видані турфірмою. При цьому оплата за проживання здійснюється клієнтом готівкою без знижки, зазначеної в договорі, через касу готелю без подальшої виплати турфірмі комісійної винагороди.
Готель залишає за собою право в окремих випадках, в силу об'єктивних обставин (відсутність вільних номерів), відмовити клієнтам турфірми в розміщенні. Поточна вивірка взаємних розрахунків проводиться сторонами в робочому порядку в міру необхідності. Офіційна двостороння вивірка розрахунків здійснюється один раз на місяць. [8. С. 108]
Корпоративний договір має більш сприятливі для турфірм умови і укладається після тривалої співпраці з готелем за умови перспективного і вигідного для обох сторін співпраці. Предметом такого договору є надання номерів в готелі для розміщення клієнтів фірми за корпоративними цінами і додаткового обслуговування, що надається готелем, за умови забезпечення фірмою гарантованого числа ночей (наприклад, не менше 100 номеро- ночей в рік). У вартість номера може бути включений сніданок, піднесення багажу в готелі після прибуття і відбуття, користування сейфом, послуги спорткомплексу і т.д.
Корпоративні договори укладаються готелем як з турфірмами, так і з компаніями, представники яких постійно користуються послугами даного готелю і забезпечують їй постійний потік туристів. Корпоративні договори є економічно вигідними для готельної організації, так як:
- вони забезпечують готелям гарантоване завантаження туристами, які приїхали з діловими цілями в запланованому відрізку часу в період ділової активності;
- корпоративні клієнти зазвичай користуються більш комфортабельними умовами розміщення і додатковими послугами;
- корпоративні клієнти представляють додатковий потенційний інтерес для готелів - великі міжнародні компанії час від часу проводять конференції або семінари та інші заходи, обслуговування яких приносить готелі істотний прибуток.
При укладанні корпоративних договорів турфірми нерідко виступають посередниками між корпорацією і готелем. Ціни для корпоративних туристів повинні бути як мінімум на 10% нижче базових цін і залежать від кількості гарантованих ночей. Мінімальна корпоративна ціна надається для залучення транснаціональних корпорацій і заохочення фірм, що забезпечують постійний потік клієнтів, Рівень корпоративної ціни має дорівнювати або нижче рівня цін для агентських фірм. [6. С. 148]
Хоча в світі існує практика, що турфірма оплачує проживання своїх туристів протягом 15 днів після їх виїзду з готелю, вУкаіни це правило не працює. У більшості випадків українські готелі встановлюють 100% -ний авансовий платіж за підтверджене резервування. Авансовий платіж за розміщення менше 10 клієнтів фірми повинен бути здійснений за 7 днів до заїзду туристів в розмірі 100% вартості замовленого обслуговування, за винятком випадків оплати клієнтом послуг готелю самостійно, за цінами, вказаними в договорі. Авансовий платіж за розміщення груп (понад 10 туристів) турфірма повинна перевести не пізніше ніж за 15 днів до заїзду групи.
Залишок коштів турфірми оформляється актом в установленому порядку, узгоджується двома сторонами і враховується при подальшому готельному обслуговуванні клієнтів даної турфірми.
Турфірма зобов'язана нести фінансову відповідальність за відмову свого клієнта від оплати рахунків за послуги, надані готелем. У разі несплати клієнтом турфірми додаткових послуг готель списує суму неоплачених послуг з залишку авансу турфірми, сповіщає про це фірму і направляє їй рахунки клієнта, які підлягають оплаті.
Туристичні агенції та туроператори, будучи оптовими постачальниками клієнтів в готелі, повинні інформуватися останніми про ціни, з яких вони отримують комісію (commissionable basis) у випадках, коли клієнт розплачується готівкою в готелі, і про рівень некоміссіонной ціни, як стандартної (non-commissionable netrates) , так і обумовленої для спеціальних випадків (KNRs - key negotiated rates ').
Самі пільгові умови обслуговування готелю надають тим турфірмам, які зарекомендували себе сумлінними партнерами, що забезпечують великий потік клієнтів і своєчасно виконують фінансові зобов'язання.