Ділове листування по електронній пошті
Коли ми пишемо лист другові або родичеві, то можемо дозволити собі практично будь-які вільності. Можна не звертати уваги на помилки і розділові знаки, як завгодно скорочувати слова, використовувати сленг - головне, щоб було зрозуміло, про що мова.
А ось якщо ми пишемо незнайомому або малознайомої людини і хочемо отримати від нього відповідь, то слід враховувати деякі правила.
Правила спілкування
1. Завжди вказуйте тему листа.
Поле «Тема» не може залишатися порожнім в будь-якому випадку і дуже бажано, щоб воно відповідало змісту повідомлення.
2. При відповіді на лист зберігайте історію листування.
Коли Ви отримуєте від кого-то лист, то на нього можна відповісти трьома способами:
При діловому листуванні відповідати слід третім способом, тобто натиснути на кнопку «Відповісти».
Відкриється нове лист, що повторює те, що Ви отримали. Тема така ж, тільки з приставкою «Re:», початковий текст повністю процитовано.
Це загальноприйнята форма відповіді і Ви в ній нічого не повинні міняти. Тобто тему залишаєте таку, як вказана (з Re :), процитований текст не видаляєте. Прибрати його можна тільки в тому випадку, якщо повне цитування недоречно.
За правилами спілкування свою відповідь потрібно друкувати перед процитованих текстом.
При подальшій кореспонденції дієте таким же чином. Це потрібно, щоб кожен учасник бесіди в будь-який момент зміг згадати, про що йшла мова.
3. Завжди вітайтеся і звертайтеся до співрозмовника на «Ви»
Будь-яке повідомлення слід починати з вітання. І краще, якщо воно буде індивідуальним. Якщо доречно, називайте співрозмовника по імені, в іншому випадку - на ім'я та по батькові. Якщо Ви пишете одній людині, звертайтеся до нього на «Ви» з великої літери.
Закінчувати лист бажано конструкцією: З повагою, ... (ім'я прізвище або ім'я по батькові).
Наприклад: Доброго дня, Олексій Петрович. Надішліть, будь ласка, договір Івану Михайловичу. Буду Вам дуже вдячний. З повагою, Ілля Кривошеєв
4. Відповідайте якомога швидше
Чим раніше Ви відповісте на повідомлення, тим краще. Ідеально - протягом декількох годин. Але припустимо і протягом декількох діб. Чим довше тягніть з відповіддю, тим гірше це позначається на Вашій репутації.
Що стосується тексту повідомлення, то при його написанні теж слід керуватися деякими правилами:
Пишіть конкретно, але детально
Не змушуйте співрозмовника здогадуватися, що саме Ви мали на увазі. Якщо проблема неочевидна, опишіть її якомога докладніше: як Ви отримали той результат, який маєте, чого саме хочете досягти і що потрібно від співрозмовника.
Але це зовсім не означає, що потрібно вказувати всі деталі в найдрібніших подробицях. Опустіть все зайве - цінуєте час іншої людини.
Намагайтеся писати коротко і по справі
Не потрібно, наприклад, розповідати про те, як поживає Ваша дружина, теща і інші родичі.
Що стосується розміру, то в ідеалі - один «екран» (без прокрутки). Максимум - розмір тексту, що уміщається на аркуші формату А4.
Керуйтеся здоровим глуздом і правилами пристойності
Будьте ввічливі, уважні, дякуйте за листи і приділений час.
Зловживати знаками пунктуації
Цілком достатньо одного оклику або знаку питання. Не слід їх дублювати. Також не слід зловживати трьома крапками.
Особисто я, коли отримую подібні листи, починаю сумніватися в психічному здоров'ї їх відправника.
Приклад «поганого» листи:
Використовувати різні шрифти, розмір і колір букв
Сучасні поштові сайти і програми дозволяють змінювати ці параметри. Можна вибрати який-небудь незвичайний шрифт, збільшити або зменшити літери, розфарбувати текст в різні кольори. Але в діловому листуванні це недоречно!
Краще взагалі нічого не міняти і залишити все так, як воно зазначено за замовчуванням. Єдине, що припустимо, це виділити деякі слова напівжирним або курсивним шрифтом. Але тільки якщо це вкрай необхідно!
Приклад «поганого» листи:
Приклад «поганого» листи:
Друкувати текст великими літерами
За великі літери відповідає клавіша клавіатури Caps Lock. Тобто, якщо у Вас все букви набираються великими, потрібно просто натиснути на неї один раз і відпустити.
Друк окремих слів і всього тексту великими літерами сприймається як крик. А крик - це агресія, що виходить за рамки культурної листування.
Тим більше не друкуйте великими літерами «Тему» листи - це верх неповаги!
Звичайно, Ви можете набирати деякі слова в тексті великими, але тоді співрозмовник сприйме це як натяк, що він «тупий». приклад:
Якщо Вам дуже треба щось виділити в тексті, вже краще зробіть це за допомогою напівжирного або курсивного накреслення.
І ще дуже бажано уникати в темі листа слів «Терміново», «Важливо» і інших, що виражають нетерпіння.
грамотність
Хвора тема в Інтернеті. Кожне друге лист, яке я отримую на свою пошту, містить грубі граматичні помилки. А про пунктуації взагалі говорити немає сенсу - добре, якщо хоч якісь знаки пунктуації присутні.
Проблема навіть не в тому, що народ у нас малограмотний. Просто одні не є носіями мови, інші ж погано вміють друк на клавіатурі і допускають помилки тільки тому. Багато, до речі, через не дуже гарного зору.
Не слід ставитися до цього занадто строго, але в своїх листах намагайтеся писати грамотно. Кілька простих порад:
- Кожна пропозиція має починатися з великої літери. Щоб її набрати, утримуйте Shift.
- В кінці кожного речення повинна стояти крапка. У російській розкладці клавіатури вона знаходиться в нижньому ряду праворуч (перед Shift).
- Для друку коми утримуйте Shift і натисніть клавішу з точкою.
- Не ставте пробіл перед комою або крапкою. Пропуск повинен бути після них.
Готовий текст скопіюйте і вставте в поле для тексту листа. Але, перш ніж вставити слід відключити форматування, щоб він додався без оформлення з програми Word (Writer).
У пошті mail.ru для цього потрібно натиснути на напис «Прибрати оформлення» вгорі.
У Яндекс.Пошті - кнопку «Відключити оформлення» праворуч.
Після вставки оформлення можна знову включити.