Бензин по паливній карті як звітувати водіям, економіка і життя
Водії нашої організації заправляються за паливними картками. Яким чином вони повинні звітувати перед бухгалтерією по заправкам?
При заправці по паливній картці всі грошові розрахунки здійснюються між організацією і паливною компанією. Водії в цих розрахунках не беруть участь. Все паливо, яким можна заправитися по карті, вже проплачено в безготівковому порядку організацією. При заправці по карті водій просто забирає на АЗС потрібну кількість цього палива.
Тому при видачі паливної карти на руки водієві використовувати рахунок 71 «Розрахунки з підзвітними особами» не потрібно. Адже цей рахунок призначений для узагальнення інформації про розрахунки з працівниками за сумами, виданими їм під звіт на адміністративно-господарські та інші витрати, а з видачею картки працівник не отримує на руки ніяких коштів.
Оскільки ніяких грошових розрахунків водій не виробляє, він не повинен складати авансовий звіт. Але це не означає, що водій ніяк не повинен звітувати по залитому в бак бензину.
На заправці водій отримує на руки чек, в якому зазначаються дата і кількість залитого в бак палива. Потрібно зобов'язати водіїв прикладати ці чеки до здає в бухгалтерію подорожнього листа. Це необхідно, по-перше, для документального підтвердження списання витрат на паливо, а по-друге, для звірки взаєморозрахунків з паливною компанією. Адже в разі виникнення розбіжностей завжди можна звірити дані про заправках за звітом паливної компанії і чеками, виданими на заправці.
Крім того, чеки дозволять контролювати водіїв. Наприклад, коли кількість залитого бензину за чеками перевищує обсяг бензину, необхідного для здійснення поїздок, перерахованих в дорожньому листі, у організації є підстави запідозрити водія у витрачанні бензину в особистих цілях. І якщо за результатами проведеної перевірки ці підозри справдяться, організація має право стягнути вартість спожитого в особистих цілях палива з водія.